under de senaste åtta och ett halvt åren har vi sett många olika typer av förfrågningar om förslag (RFP) för stora och små projekt. Även om inte alla våra projekt på Upstatement börjar som RFP, ett stort antal av dem gör. Jag tänkte att det skulle vara användbart för samhället av kunder där ute för att skriva upp våra tankar om vad som gör en framgångsrik RFP, och några av de fallgropar för att undvika att hantera förslaget processen. Disclaimer: detta gäller främst RFP: s för digital design och teknik. Om du letar efter tips om att skapa den RFP för ditt kommande köp av 10.000.000 kulspetspennor, är det förmodligen inte för dig.

RFP står för” begäran om förslag ” och det är de rigeur för organisationer som söker leverantörer, konsulter eller produkter. Den används i alla typer av branscher och för alla typer av varor och tjänster. Av denna anledning är det ganska standardiserat i sitt format och användning, och internet är fullt av exempel. Det är den gemensamma valutan för ett företag som söker bud för ett projekt, och ett bra sätt att sprida nyheten om att du vill anställa ett företag. Men det kan också missbrukas och missbrukas på ett antal sätt som kan vara skadligt för ditt projekt, resultera i en dålig hyra, eller alienera potentiella partners.

ett framgångsrikt projekt bygger på en bra klient-entreprenör passform och bra projektdefinition, och för många projekt börjar allt med en begäran om förslag. Jag ska gå igenom vad som gör en framgångsrik RFP, från hur man skriver det till hur man pratar om det med byråer och vad man ska leta efter i en partner. I slutet av detta bör du ha en god uppfattning om RFP: s roll i processen, kunna skriva en för ditt projekt och veta vad du ska leta efter när du börjar ta emot svar.

behöver vi fortfarande RFP?

det har blivit trendigt i designindustrin att poo-poo RFP, fråga WTF och prata om ”att döda RFP.”Det här är inte utan goda skäl, det finns många dåliga RFP där ute.

jag tycker faktiskt att RFP är bra — så länge du inte blir kär i det. Om du tänker på RFP: s jobb som att förklara projektet för potentiella entreprenörer och att fungera som en tydlig, kortfattad utgångspunkt för en konversation med en leverantör, kan det fungera ganska bra. Mycket av ire riktad mot RFP från nya affärsfolk har att göra med när RFP går för långt och börjar förskriva lösningar eller den exakta processen för att komma dit. Som design-och utvecklingsfolk vill vi veta vad dina mål är, hur din organisation är, dina motivationer, ditt team och dina budgetar. Men om du berättar för din kreativa partner hur de ska lösa ditt problem kan du kortsluta deras kreativitet och kompromissa med ditt projekt innan det ens har börjat.

Vad är några alternativ till RFP?

du behöver inte ens en RFP. Det finns många sätt att anställa en byrå eller en frilansare utan att gå igenom hoopla i en RFP-process. Här är några som vi har hittat framgångsrika.

ingen RFP alls

i sin enklaste form kan du bara beskriva ditt projekt via e-post eller via telefon, förklara vad du vill göra och varför. Detta fungerar bra för små projekt eller projekt där du pratar med en eller två företag eller frilansare. Det är avslappnat och börjar med en konversation, vilket är bra. Men detta inte skala, och som ni kan föreställa er, den tionde gången du ger ditt projekt pitch till ett företag du kanske tänker ”jag ska bara skriva ner detta.”Om du går word-of-mouth-vägen, LED med några testfrågor för att bestämma passformen innan du ger det långa talet. Ställ enkla kvalificerade frågor i linje med:

  • ”kommer du att arbeta med ?”
  • ” har du någonsin arbetat med en start?”
  • ” skulle du ta ett projekt med denna budget?”
  • ” kan du komma igång om fyra veckor?”

dessa kan hjälpa dig att kvalificera potentiella partners innan du sjunker tid till att förklara projektet.

en RFI

ett annat, mer formellt tillvägagångssätt är RFI eller begäran om Information. Detta sätter förhållandet först, inte bara projektkraven. Jag gillar verkligen den här metoden, och tycker att det hjälper arbetet oerhört. I servicebranschen handlar en RFI om att etablera passform och intervjua en potentiell leverantör för deras kapacitet och tillvägagångssätt för projekt som din. För storskaliga eller långsiktiga projekt kommer hälsan hos förhållandet mellan säljaren och kunden att vara en viktig faktor, medan de specifika leveranserna och datumen kommer och går.

jag skulle likna RFI till dating, där du letar efter någon vars kamratskap du tycker om och som vibbar med dig. RFP är som att säga” Jag behöver någon att äta 6,8 oz pasta och röd sås med mig på fredag, inga ersättningar ” medan RFI handlar om att hitta någon att gå till många middagar med.

ett första Upptäcktsprojekt

Zach Chandler skriver på Stanford Web services-bloggen flyter tanken på en ”Expository Sketch” – fas. Det är i grunden ett samtal att göra en undersökande forsknings-och definitionsfas istället för att sparka igång det stora definitiva projektet. Det är en bra ide, och något vi bygger in i varje projekt här på Upstatement. Ibland är detta en del av en separat fas, och ibland som den första delen av vårt större projekt tillsammans. Antagandet är att de flesta inte riktigt vet vad de behöver för att designa eller bygga, och bör arbeta med en betrodd partner för att räkna ut det.

om du börjar med, och insisterar på, en hård spec i början, det är sannolikt det bästa du kommer att få. Genom att vara öppen för andras tankar och ange det problem du vill lösa snarare än att berätta för säljaren hur man löser det för dig kan du upptäcka att resultatet kan bli mycket bättre än du föreställde dig.

— Zach Chandler

tanken med alla dessa är att lämna tanken på en hård specifikation bakom och fokusera på dina mål och konversationer för att belysa möjliga metoder för att uppnå dem. Med vilken tjänst som helst, du litar på en relation för att producera arbete som uppfyller dina behov. Det är inte så transaktionellt som den traditionella RFP vill att den ska vara.

Vad ska jag inkludera i min RFP?

en bra RFP kan innehålla alla möjliga saker, och de bästa jag har sett har mycket personlighet. Vi kommer till det om en sekund. Åtminstone bör du inkludera:

  • en beskrivning av ditt företag eller organisation med uppdragsbeskrivning och historik
  • en beskrivning av projektet eller förhållandet du söker
  • värdet av det projektet till ditt företag och/eller dina användare
  • parametrarna för projektet, från teknik till tidslinje och/eller geografi
  • projektgruppen på din sida
  • projektstyrningsmodellen (godkännanden, etc)
  • urvalsprocessen och kriterierna för att välja en leverantör
  • eventuellt kompletterande material eller bakgrundsinformation
  • budgeten*

Projektbeskrivning

när du beskriver ditt projekt, försök att beskriva det i termer av vad det behöver göra eller dess mål och inte bara dess funktioner. För många RFP: er beskriver hur många sidor en webbplats behöver ha, eller specifika tankar om vilka delningsverktyg som ska finnas och var. Om du börjar med att prata om hur ditt projekt syftar till att gynna ditt företag eller dina användare eller kunder, definierar du problem istället för lösningar. De byråer du kommer att utvärdera är professionella problemlösare som kommer att överraska dig med sin kreativitet och uppfinningsrikedom för att lösa ditt problem på ett unikt sätt.

parametrar

om du har några hårda parametrar runt tid eller teknik, vara så up front med dessa som möjligt. Om du letar efter rekommendationer, detta kan vara en bra chans att höra från potentiella partners varför de skulle rekommendera en viss strategi. Var noga med att ha båda ögonen öppna när du utvärderar leverantörer som driver proprietär teknik eller prenumerationsbaserade tjänster. Ibland kan det fungera bra, men andra gånger är arbetet en förlustledare för att få fler kunder på sin plattform. Vi är ganska teknik agnostiker, men har varit tvungna att städa upp några projekt för kunder som gick all-in på en teknisk plattform som ägs av en tidigare leverantör bara för att finna att dess funktioner saknades och de var inlåsta.

tidslinje är också en mycket viktig parameter, och om du är som de flesta kunder ditt svar på ”när Vill du detta levereras?”är förmodligen igår. Det finns ett par viktiga datum jag skulle vara medveten om: förslagets förfallodatum, det förväntade startfönstret (intervall är bra) och det förväntade lanseringsfönstret. Tänk milstolpar och inte specifika datum. Något mer detaljerat kommer sannolikt att blåsas mycket snabbt, för ingen annan anledning än det är omöjligt att förutsäga framtiden. Låt byråer veta om viktiga datum i din värld, kommande konferenser, säljande säsonger, nya produktlanseringar, etc och ge dem utrymme för att hjälpa till att räkna ut hur man kan dra nytta av dessa milstolpar. Och kom ihåg-det är aldrig för tidigt att börja prata med en byrå om ditt projekt.

personlighet

jag nämnde också personlighet. Detta kan vara en stor faktor för att utvärdera passform med byråer. Medan RFP för det mesta ska komma igång och kommunicera grunderna, kan det också subtilt kommunicera vad du kommer att vilja arbeta med. Det finns många faktorer som bidrar till ett framgångsrikt partnerskap, och client/agency fit är förmodligen den största prediktorn för projektframgång.

B-B-budget

*OK, låt oss prata om budget. Jag vet, du tänker ” Vänta, jag borde inkludera min budget?”Ofta kan kunder vara mycket känsliga för att avslöja sin budget, och medan de flesta kunder ger oss en ballpark av vad de vill spendera, gör vissa aldrig. Enligt min mening är detta ett misstag eftersom det lämnar en avgörande faktor i projektdesignprocessen.

när jag utformar ett projekt för en klient försöker jag ta reda på hur man uppnår sina mål inom sin tidsram och inom sin budget. Om du säger att du har $100,000 att fördela till projektet, kommer jag att göra mitt bästa för att skapa ett förslag som uppnår dina mål inom den budgeten. Om jag inte har någon budgetvägledning antar jag bara att du vill göra allt till max och kan komma långt bortom din budget. I en värld av anpassad design och teknik, kan du spendera en nästan oändlig mängd lägga till funktioner och raffinering. Regeringen gör det hela tiden.

men det finns många sätt att uppnå dina mål, några stora och dyra och några mycket enkla. Vårt jobb är att hjälpa dig att få det bästa värdet för din budget, eller om ekonomin inte är rätt att hänvisa dig till någon som kan passa bättre.

på ett eller annat sätt måste du prata med din byrå om pengar. Du kan göra det första steget, signal öppenhet och be ditt företag att fungera som en partner för att räkna ut projektet tillsammans. Du köper inte en låda med bultar eller en flotta traktorvagnar, eller till och med en webbplats eller logotyp; du köper tid från en grupp begåvade människor som har erfarenhet av att lösa problem som din. Att starta relationen genom att be om hjälp med att utforma projektet kan vara ett bra sätt att lära känna byråer och deras inställning till projekt.

ska jag be om design eller arbeta i förväg?

du kan, men bli inte förvånad när du inte får det. Spec-arbete är ett riktigt smutsigt ord i branschen, främst för att det ber yrkesverksamma att göra Gratis arbete, men också för att det nästan inte finns något sätt att arbetet kan vara mycket bra. Om du inte ber om något som är otroligt enkelt, är det du får från ett designteam en process för att definiera och lösa problem som det inte finns någon genväg för. Att be ett designteam om en initial eller obesökt design eller uppfattning om hur man löser ditt problem kommer säkert att resultera i ytligt och spetsigt arbete. Det kommer inte att hjälpa dig att utvärdera den verkliga kapaciteten hos ett företag, och kan stöta bort vissa potentiella partners.

våra kunder fattar beslutet att arbeta med oss baserat på vårt tidigare arbete för andra kunder, och medan de alla är inom olika områden och hade olika utmaningar, förklarar vi hur vi identifierade deras problem och arbetade för att lösa dem. Det räcker inte att utvärdera styrkan i det visuella arbetet, du vill utvärdera processen och om det kommer att fungera med din grupp.

vart skickar jag min RFP?

Till Upstatement! Allvarligt kan du dock skicka det brett och långt och skicka det till en offentlig kanal, eller du kan skicka det till ett litet antal förkvalificerade företag. Vi har sett RFP i båda riktningarna. Om din inbjudan att lämna förslag har känslig information i det eller kräver en djup diskussion med en potentiell partner för att förstå, kanske du vill göra en del efterforskningar och bjuda in en utvald handfull företag att svara.

men om du vill kasta ett brett nät och se vad du får tillbaka (och om du har namnigenkänning för att driva konkurrens för ditt företag) kan du dra nytta av en mer offentlig process. Vissa RFP jag har sett även be mottagarna att vidarebefordra till människor som de tror kommer att vara intresserade. Var beredd att bli överväldigad med svar, eller att spendera mycket tid på att svara på frågor. De större RFP-samtalen har vanligtvis strikta regler för frågor och svar för att göra det lättare för kunden och rättvist för alla som lämnar in förslag.

takeaway

RFP: er är inte i sig dåliga, de kan vara bra för att kortfattat beskriva ditt projekt och rensa ut byråer som inte passar bra. Men RFP är inte bra för att bygga relationer, vilket är grunden för bra arbete. Leta efter byråer och individer du respekterar och litar på, och om du använder en RFP, använd den som ett verktyg för att bygga ett partnerskap som kommer att resultera i stort arbete.

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras.