în ultimii opt ani și jumătate am văzut o mulțime de diferite tipuri de cereri de propuneri (RFP) pentru proiecte mari și mici. Deși nu toate proiectele noastre de la Upstatement încep ca RFP, un număr bun dintre ei o fac. M-am gândit că ar fi util pentru comunitatea de clienti acolo pentru a scrie gândurile noastre pe ceea ce face un RFP de succes, și unele dintre capcanele pentru a evita în gestionarea procesului de propunere. Disclaimer: Acest lucru se aplică în cea mai mare parte RFP pentru design digital și inginerie. Dacă sunteți în căutarea pentru indicii pe crafting că RFP pentru achiziționarea viitoare de 10.000.000 pixuri, acest lucru, probabil, nu este pentru tine.

RFP standuri pentru” cerere de propunere ” și este de rigeur pentru organizațiile care caută furnizori, consultanți sau produse. Este utilizat în toate tipurile de industrii și pentru toate tipurile de bunuri și servicii. Din acest motiv, este destul de standardizat în formatul și utilizarea sa, iar Internetul este plin de exemple. Este moneda comună a unei companii care caută oferte pentru un proiect și o modalitate bună de a răspândi vestea că doriți să angajați o firmă. Dar poate fi, de asemenea, utilizat în mod abuziv și abuzat într-o serie de moduri care pot fi dăunătoare pentru proiectul dvs., pot duce la o închiriere proastă sau pot înstrăina potențialii parteneri.

un proiect de succes se bazează pe o potrivire excelentă client-antreprenor și o definiție bună a proiectului, iar pentru multe proiecte totul începe cu o cerere de propunere. Voi trece prin ceea ce face un RFP de succes, de la cum să-l scriu la cum să vorbesc despre asta cu agențiile și ce să caut într-un partener. Până la sfârșitul acestui lucru, ar trebui să aveți o idee bună despre rolul RFP în acest proces, să puteți scrie unul pentru proiectul dvs. și să știți ce să căutați atunci când începeți să primiți răspunsuri.

mai avem nevoie de RFP-uri?

a devenit la modă în industria de design pentru a poo-poo RFPs, cere WTF și vorbesc despre ” uciderea RFP.”Acest lucru nu este fără un motiv bun, există o mulțime de RFP rău acolo.

de fapt, cred că RFP este bine — atâta timp cât nu te îndrăgostești de ea. Dacă vă gândiți la locul de muncă al RFP ca explicând proiectul potențialilor contractori și servind ca un punct de plecare clar și concis pentru o conversație cu un furnizor, acesta poate funcționa destul de bine. O mulțime de ire îndreptate la RFP la oameni de afaceri noi are de a face cu atunci când RFP merge prea departe și începe prescrierea soluții sau procesul precis pentru a ajunge acolo. Ca oameni de design și dezvoltare, vrem să știm care sunt obiectivele dvs., cum este organizația dvs., motivațiile, echipa și bugetele dvs. Dar dacă îi spuneți partenerului dvs. creativ cum ar trebui să vă rezolve problema, este posibil să le scurtcircuitați creativitatea și să vă compromiteți proiectul înainte de a începe chiar.

care sunt unele alternative la RFP?

nici măcar nu ai nevoie de un RFP. Există o mulțime de modalități de a angaja o agenție sau un freelancer fără a trece prin hoopla unui proces RFP. Iată câteva pe care le-am găsit de succes.

nu RFP deloc

în forma sa cea mai simplă, puteți descrie proiectul dvs. prin e-mail sau prin telefon, explicând ce doriți să faceți și de ce. Acest lucru funcționează bine pentru proiecte mici sau proiecte în care vorbiți cu una sau două firme sau freelanceri. Este casual și începe cu o conversație, ceea ce este minunat. Dar acest lucru nu scară, și după cum s-ar putea imagina, a zecea oară când Da pitch dvs. de proiect la o firmă s-ar putea fi de gândire „ar trebui să scrie doar acest lucru în jos.”Dacă mergeți pe calea cuvântului, conduceți cu câteva întrebări de testare pentru a determina potrivirea înainte de a susține discursul de formă lungă. Pune întrebări simple de calificare de-a lungul liniilor de:

  • „vei lucra cu ?”
  • ” ați lucrat vreodată cu un startup?”
  • ” ați lua un proiect cu acest buget?”
  • ” poți începe în patru săptămâni?”

acestea vă pot ajuta să vă calificați potențialii parteneri înainte de a vă scufunda timpul în explicarea proiectului.

un RFI

o altă abordare mai formală este RFI sau cererea de informații. Acest lucru pune relația pe primul loc, nu doar cerințele proiectului. Îmi place foarte mult această metodă și cred că ajută foarte mult munca. În industria serviciilor, un RFI se referă la stabilirea potrivirii și intervievarea unui potențial furnizor pentru capacitățile și abordarea proiectelor ca a ta. Pentru proiectele pe scară largă sau pe termen lung, sănătatea relației dintre vânzător și client va fi un factor major, în timp ce livrabilele și datele specifice vor veni și vor dispărea.

aș asemăna RFI la datare, în cazul în care sunteți în căutarea pentru cineva a cărui companie vă bucura și care vibes cu tine. RFP este ca și cum ai spune” Am nevoie de cineva să mănânce 6,8 oz de paste și sos roșu cu mine vineri, fără înlocuiri”, în timp ce RFI este despre a găsi pe cineva cu care să meargă la multe mese.

un proiect inițial de descoperire

Zach Chandler scriind pe blogul Stanford Web services plutește ideea unei faze de „schiță expozitivă”. Este practic un apel pentru a face o cercetare exploratorie și o fază de definire în loc să înceapă marele proiect definitiv. Este o idee grozavă și ceva ce construim în fiecare proiect aici la Upstatement. Uneori, aceasta face parte dintr-o fază separată și, uneori, ca prima parte a proiectului nostru mai mare împreună. Presupunerea este că majoritatea oamenilor nu știu cu adevărat ce trebuie să proiecteze sau să construiască și ar trebui să lucreze cu un partener de încredere pentru a-și da seama.

dacă începeți cu, și insistați pe, o spec greu la început, care este probabil cel mai bun veți obține. Fiind deschis la ideile altora și afirmând problema pe care doriți să o rezolvați, mai degrabă decât să-i spuneți vânzătorului cum să o rezolve pentru dvs., puteți descoperi că rezultatul poate fi mult mai bun decât v-ați imaginat.

— Zach Chandler

ideea cu toate acestea este de a lăsa în urmă ideea unei specificații dure și de a vă concentra pe obiectivele și conversațiile dvs. pentru a ilumina posibilele metode de realizare a acestora. Cu orice serviciu, vă bazați pe o relație pentru a produce o muncă care vă va satisface nevoile. Nu este la fel de tranzacțional ca RFP tradițional vrea să fie.

ce ar trebui să includ în RFP?

un RFP bun poate include tot felul de lucruri, iar cele mai bune pe care le-am văzut au multă personalitate. Vom ajunge la asta într-o secundă. Cel puțin ar trebui să includeți:

  • o descriere a companiei sau organizației dvs. cu declarația de misiune și istoricul
  • o descriere a proiectului sau a relației pe care o căutați
  • valoarea acelui proiect pentru compania dvs. și/sau utilizatorii dvs.
  • parametrii proiectului, de la tehnologie la cronologie și/sau geografie
  • echipa de proiect de partea dvs.
  • modelul de guvernanță a proiectului (aprobări, etc)
  • procesul de selecție și criteriile pentru alegerea unui furnizor
  • orice materiale suplimentare sau informații generale
  • bugetul*

descrierea proiectului

când descrieți proiectul, încercați să-l descrieți în termeni de ceea ce trebuie să facă sau obiectivele sale și nu doar caracteristicile sale. Prea multe RFP descriu câte pagini trebuie să aibă un site sau idei specifice despre ce instrumente de partajare ar trebui să fie prezente și unde. Dacă începeți prin a vorbi despre modul în care proiectul dvs. urmărește să beneficieze compania dvs. sau utilizatorii sau clienții dvs., definiți probleme în loc de soluții. Agențiile pe care le veți evalua sunt rezolvatori profesioniști de probleme care vă vor surprinde cu creativitatea și ingeniozitatea lor în rezolvarea problemei dvs. într-un mod unic.

parametri

dacă aveți parametri grei în jurul timpului sau tehnologiei, fiți cât mai în față cu aceștia. Dacă sunteți în căutarea unor recomandări, aceasta poate fi o șansă bună de a auzi de la potențialii parteneri de ce ar recomanda o anumită abordare. Asigurați-vă că aveți ambii ochi deschiși atunci când evaluați orice furnizori care împing tehnologia proprietară sau serviciile bazate pe abonament. Uneori, acest lucru poate funcționa bine, dar alteori forța de muncă este un lider de pierdere pentru a obține mai mulți clienți pe platforma lor. Suntem destul de agnostici în tehnologie, dar a trebuit să curățăm câteva proiecte pentru clienții care au intrat all-in pe o platformă tehnologică deținută de un furnizor anterior doar pentru a constata că caracteristicile sale lipseau și erau blocate.

Cronologia este, de asemenea, un parametru foarte important, iar dacă sunteți ca majoritatea clienților răspunsul dvs. la „Când doriți să fie livrat?”este probabil ieri. Există câteva date cheie de care aș fi conștient: data scadenței propunerii, fereastra de pornire anticipată (intervalele sunt bune) și fereastra de lansare anticipată. Gândiți-vă la repere și nu la date specifice. Orice lucru mai detaliat este probabil să fie suflat foarte repede, pentru nici un alt motiv decât este imposibil de prezis viitorul. Lăsați agențiile să știe despre datele cheie din lumea dvs., conferințele viitoare, anotimpurile de vânzare, lansările de produse noi etc. și dați-le libertate pentru a vă ajuta să aflați cum să valorificați aceste repere. Și amintiți — vă-nu este niciodată prea devreme să începeți să discutați cu o agenție despre proiectul dvs.

personalitate

am menționat și personalitatea. Acesta poate fi un factor imens în evaluarea potrivirii cu agențiile. În timp ce RFP ar trebui să ajungă în mare parte la afaceri și să comunice elementele de bază, poate, de asemenea, să comunice subtil cu ce veți fi ca să lucrați. Există o mulțime de factori care contribuie la un parteneriat de succes, iar potrivirea clientului/agenției este probabil cel mai mare predictor al succesului proiectului.

B-B-buget

*OK, hai să vorbim despre buget. Știu, te gândești „stai, ar trebui să includă bugetul meu?”Adesea, clienții pot fi foarte sensibili în ceea ce privește dezvăluirea bugetului lor și, în timp ce majoritatea clienților ne oferă o perspectivă asupra a ceea ce caută să cheltuiască, unii nu o fac niciodată. În opinia mea, aceasta este o greșeală, deoarece lasă un factor crucial în procesul de proiectare a proiectului.

când proiectez un proiect pentru un client, încerc să-mi dau seama cum să-i ating obiectivele în intervalul lor de timp și în bugetul lor. Dacă îmi spuneți că aveți 100.000 de dolari de alocat proiectului, voi face tot posibilul pentru a crea o propunere care să vă atingă obiectivele în cadrul acelui buget. Dacă nu am nici o orientare buget voi presupune doar doriți să faceți totul la maxim, și poate veni în mult dincolo de bugetul. În lumea designului și ingineriei personalizate, puteți cheltui o sumă aproape infinită adăugând caracteristici și rafinare. Guvernul o face tot timpul.

dar există o mulțime de modalități de a vă atinge obiectivele, unele mari și scumpe și unele foarte simple. Treaba noastră este să vă ajutăm să obțineți cea mai bună valoare pentru bugetul dvs. sau, dacă economia nu este corectă, să vă referiți la cineva care ar putea fi mai potrivit.

într-un fel sau altul, va trebui să vorbești cu agenția ta despre bani. Puteți face prima mișcare, semnalați transparența și cereți firmei dvs. să acționeze ca un partener în imaginind proiectul împreună. Nu cumpărați o cutie de șuruburi sau o flotă de remorci pentru tractoare sau chiar un site web sau un logo; cumpărați timp de la un grup de oameni talentați care au experiență în rezolvarea unor probleme precum ale dvs. Începerea relației prin solicitarea de ajutor pentru proiectarea proiectului poate fi o modalitate excelentă de a cunoaște agențiile și abordarea lor față de proiecte.

ar trebui să cer proiecte sau să lucrez în avans?

poți, dar nu fi surprins când nu înțelegi. Munca Spec este un cuvânt cu adevărat murdar în industrie, în primul rând pentru că cere profesioniștilor să facă muncă gratuită, dar și pentru că aproape nu există nicio modalitate prin care munca poate fi foarte bună. Cu excepția cazului în care cereți ceva incredibil de simplu, ceea ce obțineți de la o echipă de design este un proces de definire și rezolvare a problemelor pentru care nu există o scurtătură. Solicitarea unei echipe de design pentru un design sau o idee inițială sau fără căutare despre cum să vă rezolvați problema este obligată să ducă la o muncă superficială și fragilă. Nu vă va ajuta să evaluați adevăratele capacități ale unei firme și poate înstrăina unii potențiali parteneri.

clienții noștri iau decizia de a lucra cu noi pe baza muncii noastre anterioare pentru alți clienți și, în timp ce toți sunt în domenii diferite și au avut provocări diferite, explicăm cum le-am identificat problemele și am lucrat pentru a le rezolva. Nu este suficient să evaluați puterea lucrării vizuale, doriți evaluați procesul și dacă va funcționa cu grupul dvs.

Unde Trimit RFP-ul meu?

Către Upstatement! Serios, deși, ai putea trimite-l larg și departe și post-l la un canal public, sau ai putea trimite-l la un număr mic de firme precalificate. Am văzut RFP în ambele sensuri. Dacă cererea dvs. de propuneri conține informații sensibile sau necesită o discuție profundă cu un potențial partener pentru a înțelege, poate doriți să faceți unele cercetări și să invitați o mână de firme selectate să răspundă.

dar dacă doriți să aruncați o plasă largă și să vedeți ce primiți înapoi (și dacă aveți recunoașterea numelui pentru a conduce concurența pentru afacerea dvs.), puteți beneficia de un proces mai public. Unele RFP-uri pe care le-am văzut chiar cer destinatarilor să le transmită persoanelor care cred că vor fi interesate. Fii pregătit să fii copleșit de răspuns sau să petreci mult timp răspunzând la întrebări. Apelurile RFP mai mari au de obicei reguli stricte pentru întrebări și răspunsuri pentru a facilita clientul și a fi corecte pentru toți cei care depun propuneri.

takeaway

RFP nu sunt în mod inerent rău, ele pot fi foarte bune pentru a descrie succint proiectul dumneavoastră și plivitul agențiile care nu va fi o potrivire bună. Dar RFP-urile nu sunt bune pentru construirea relațiilor, care este fundamentul muncii bune. Căutați agenții și persoane pe care le respectați și aveți încredere și, dacă utilizați un RFP, utilizați-l ca instrument pentru a construi un parteneriat care va duce la o muncă excelentă.

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată.