nos últimos oito anos e meio, vimos muitos tipos diferentes de solicitações de propostas (RFPs) para projetos grandes e pequenos. Embora nem todos os nossos projetos no Upstatement comecem como RFPs, um bom número deles faz. Achei que seria útil para a comunidade de clientes por aí escrever nossos pensamentos sobre o que faz um RFP bem-sucedido e algumas das armadilhas a serem evitadas no gerenciamento do processo de proposta. Isenção de responsabilidade: isso se aplica principalmente a RFP’s para design e engenharia digital. Se você está procurando dicas sobre como criar esse RFP para sua próxima compra de 10.000.000 canetas esferográficas, isso provavelmente não é para você.

RFP significa “Pedido de Proposta” e é de rigueur para as organizações que buscam fornecedores, consultores ou produtos. É usado em todos os tipos de indústrias e para todos os tipos de bens e serviços. Por esse motivo, é bastante padronizado em seu formato e uso, e a internet está cheia de exemplos. É a moeda comum de uma empresa em busca de propostas para um projeto, e uma boa maneira de espalhar a notícia de que você está procurando contratar uma empresa. Mas também pode ser mal utilizado e abusado de várias maneiras que podem ser prejudiciais ao seu projeto, resultar em uma má contratação ou alienar parceiros em potencial.

um projeto de sucesso conta com um ótimo ajuste Cliente-contratante e uma boa definição de projeto, e para muitos projetos tudo isso começa com um pedido de proposta. Vou passar pelo que faz um RFP de sucesso, desde como escrevê-lo até como falar sobre isso com agências e o que procurar em um parceiro. Ao final disso, você deve ter uma boa ideia do papel do RFP no processo, ser capaz de escrever um para o seu projeto e saber o que procurar quando começar a receber respostas.

ainda precisamos de RFPs?

tornou-se na moda na indústria do design para poo-Poo RFPs, pergunte WTF e falar sobre “matar o RFP.”Isso não é sem uma boa razão, há muitos RFPs ruins por aí.

eu realmente acho que o RFP está bem-contanto que você não se apaixone por ele. Se você pensar no trabalho do RFP como explicar o projeto a potenciais contratados e servir como um ponto de partida claro e conciso para uma conversa com um fornecedor, ele pode funcionar muito bem. Muito da ira dirigida ao RFP de novas pessoas de negócios tem a ver com quando o RFP vai longe demais e começa a prescrever soluções ou o processo preciso para chegar lá. Como pessoal de design e desenvolvimento, queremos saber quais são seus objetivos, como é sua organização, suas motivações, sua equipe e seus orçamentos. Mas se você disser ao seu parceiro criativo como ele deve resolver seu problema, você pode estar fazendo um curto-circuito na criatividade dele e comprometendo seu projeto antes mesmo de começar.

Quais são algumas alternativas para a RFP?

você nem precisa de um RFP. Existem muitas maneiras de contratar uma agência ou um freelancer sem passar pelo hoopla de um processo RFP. Aqui estão alguns que encontramos sucesso.

nenhum RFP

em sua forma mais simples, você poderia apenas descrever seu projeto por e-mail ou por telefone, explicando o que você gostaria de fazer e por quê. Isso funciona bem para pequenos projetos ou projetos em que você está conversando com uma ou duas empresas ou freelancers. É casual, e começa com uma conversa, o que é ótimo. Mas isso não escala, e como você pode imaginar, a décima vez que você dá o seu projeto pitch para uma empresa que você pode estar pensando “eu deveria apenas escrever isso.”Se você seguir a rota boca-a-boca, conduza com algumas perguntas de teste para determinar o ajuste antes de fazer o discurso de forma longa. Faça perguntas simples de qualificação ao longo das linhas de:

  • “você vai trabalhar com ?”
  • ” você já trabalhou com uma startup?”
  • ” você assumiria um projeto com esse orçamento?”
  • ” você pode começar em quatro semanas?”

isso pode ajudá-lo a qualificar parceiros em potencial antes de dedicar tempo para explicar o projeto.

uma RFI

outra abordagem mais formal é a RFI ou solicitação de informações. Isso coloca o relacionamento em primeiro lugar, não apenas os requisitos do projeto. Eu realmente gosto deste método, e acho que ajuda o trabalho imensamente. Na indústria de serviços, uma RFI tem tudo a ver com estabelecer o ajuste e entrevistar um fornecedor em potencial para suas capacidades e abordagem de projetos como o seu. Para projetos de grande escala ou de longo prazo, a integridade do relacionamento entre o fornecedor e o cliente será um fator importante, enquanto as entregas e datas específicas irão e virão.

eu compararia a RFI ao namoro, onde você está procurando alguém cuja companhia você gosta e que vibra com você. O RFP é como dizer “eu preciso de alguém para comer 6,8 oz de macarrão e molho vermelho comigo na sexta-feira, sem substituições”, enquanto o RFI é sobre encontrar alguém para ir a muitos jantares com.

um projeto inicial de descoberta

Zach Chandler escrevendo no Stanford Web services blog flutua a ideia de uma fase de” esboço expositivo”. É basicamente uma chamada para fazer uma fase exploratória de pesquisa e definição, em vez de iniciar o grande projeto definitivo. É uma ótima ideia, e algo que construímos em todos os projetos aqui no Upstatement. Às vezes, isso faz parte de uma fase separada e, às vezes, como a primeira parte de nosso projeto maior juntos. A suposição é que a maioria das pessoas realmente não sabe o que precisa projetar ou construir, e deve trabalhar com um parceiro de confiança para descobrir isso.

se você começar e insistir em uma especificação difícil no início, é provável que seja o melhor que você obterá. Ao estar aberto às idéias dos outros e declarar o problema que deseja resolver, em vez de dizer ao fornecedor como resolvê-lo para você, você pode descobrir que o resultado pode ser muito melhor do que imaginava.

– Zach Chandler

a ideia com tudo isso é deixar para trás a ideia de uma especificação rígida e focar em seus objetivos e conversas para iluminar possíveis métodos de alcançá-los. Com qualquer serviço, você está confiando em um relacionamento para produzir trabalho que satisfaça suas necessidades. Não é tão transacional quanto o RFP tradicional quer que seja.

o Que devo incluir no meu RFP?

um bom RFP pode incluir todos os tipos de coisas, e os melhores que eu vi têm muita personalidade. Vamos chegar a isso num segundo. No mínimo, você deve incluir:

  • Uma descrição da sua empresa ou organização com a declaração de missão e história
  • Uma descrição do projeto ou da relação que você está buscando
  • O valor do projeto para a sua empresa e/ou seus usuários
  • Os parâmetros para o projeto, da tecnologia para a linha do tempo e/ou geografia
  • A equipe do projeto seu lado
  • O projeto modelo de governança (aprovações, etc.)
  • O processo de seleção e os critérios para a escolha de um fornecedor
  • Qualquer material complementar ou informações de plano de fundo
  • O orçamento*

Descrição do projeto

ao descrever seu projeto, tente descrevê-lo em termos do que ele precisa fazer ou de seus objetivos e não apenas de seus recursos. Muitos RFP’s descrevem quantas páginas um site precisa ter, ou ideias específicas sobre quais ferramentas de compartilhamento devem estar presentes e onde. Se você começar falando sobre como seu projeto visa beneficiar sua empresa ou seus usuários ou clientes, você está definindo problemas em vez de soluções. As agências que você avaliará são solucionadores de problemas profissionais que o surpreenderão com sua criatividade e engenhosidade na solução de seu problema de uma maneira única.

parâmetros

se você tiver quaisquer parâmetros difíceis em torno do tempo ou da tecnologia, seja o mais adiantado possível com estes. Se você está procurando recomendações, esta pode ser uma boa chance de ouvir de parceiros em potencial por que eles recomendariam uma determinada abordagem. Certifique-se de ter os dois olhos abertos ao avaliar quaisquer fornecedores que enviem tecnologia proprietária ou serviços baseados em assinatura. Às vezes, isso pode funcionar bem, mas outras vezes o trabalho é um líder de perda para obter mais clientes em sua plataforma. Somos bastante agnósticos em tecnologia, mas tivemos que limpar alguns projetos para clientes que fizeram all-in em uma plataforma de tecnologia de propriedade de um fornecedor anterior apenas para descobrir que seus recursos estavam faltando e eles estavam bloqueados.

Timeline também é um parâmetro muito importante, e se você é como a maioria dos clientes a sua resposta para ” quando você gostaria que este entregue?”provavelmente é ontem. Existem algumas datas importantes que eu estaria ciente: a data de vencimento da proposta, a janela de início antecipada (intervalos são bons) e a janela de lançamento antecipada. Pense em Marcos e não em datas específicas. Qualquer coisa mais detalhada provavelmente será explodida muito rapidamente, por nenhuma outra razão além de ser impossível prever o futuro. Deixe as agências saberem sobre datas importantes em seu mundo, próximas conferências, temporadas de vendas, lançamentos de novos produtos, etc.e dê a elas margem de manobra para ajudar a descobrir como capitalizar esses marcos. E lembre-se-nunca é cedo demais para começar a conversar com uma agência sobre seu projeto.

personalidade

eu também mencionei personalidade. Isso pode ser um grande fator na avaliação do ajuste com as agências. Enquanto o RFP deve principalmente começar a trabalhar e comunicar o básico, ele também pode sutilmente comunicar o que você vai ser como trabalhar com. Existem muitos fatores que contribuem para uma parceria de sucesso, e o cliente/agência fit é provavelmente o maior preditor de sucesso do projeto.

B-B-budget

*OK, vamos falar sobre orçamento. Eu sei, você está pensando ” Espere, eu deveria incluir meu orçamento?”Muitas vezes, os clientes podem ser muito sensíveis sobre a divulgação de seu orçamento, e enquanto a maioria dos clientes nos dar um estádio do que eles estão olhando para gastar, alguns nunca fazem. Na minha opinião, isso é um erro, pois deixa de fora um fator crucial no processo de design do projeto.

quando estou projetando um projeto para um cliente, estou tentando descobrir como atingir seus objetivos dentro de seu prazo e dentro de seu orçamento. Se você me disser que tem US $100.000 para alocar ao projeto, farei o meu melhor para criar uma proposta que atinja seus objetivos dentro desse orçamento. Se eu não tiver orientação orçamentária, assumirei que você quer fazer tudo ao máximo e pode chegar muito além do seu orçamento. No mundo do design personalizado e da Engenharia, você pode gastar uma quantidade quase infinita adicionando recursos e refinando. O governo faz isso o tempo todo.

mas há muitas maneiras de alcançar seus objetivos, alguns grandes e caros e alguns muito simples. Nosso trabalho é ajudá-lo a obter o melhor valor para o seu orçamento, ou se a economia não estiver certa em encaminhá-lo para alguém que possa se encaixar melhor.

de uma forma ou de outra, você terá que conversar com sua agência sobre dinheiro. Você pode dar o primeiro passo, sinalizar transparência e pedir à sua empresa que atue como parceira para descobrir o projeto juntos. Você não está comprando uma caixa de parafusos ou uma frota de reboques de trator, ou mesmo um site ou logotipo; você está comprando tempo de um grupo de pessoas talentosas que têm experiência em resolver problemas como o seu. Iniciar o relacionamento pedindo ajuda para projetar o projeto pode ser uma ótima maneira de conhecer as agências e sua abordagem aos projetos.

devo pedir projetos ou trabalhar com antecedência?

você pode, mas não se surpreenda quando não conseguir. O trabalho de especificação é uma palavra muito suja na indústria, principalmente porque pede aos profissionais que façam trabalho gratuito, mas também porque quase não há como esse trabalho ser muito bom. A menos que você esteja pedindo algo incrivelmente direto, o que você está recebendo de uma equipe de design é um processo de definição e resolução de problemas para os quais não há atalho. Pedir a uma equipe de design um design ou ideia inicial ou não pesquisada sobre como resolver seu problema é obrigado a resultar em trabalho superficial e frágil. Isso não ajudará você a avaliar as verdadeiras capacidades de uma empresa e pode alienar alguns parceiros em potencial.

nossos clientes tomam a decisão de trabalhar conosco com base em nosso trabalho anterior para outros clientes e, embora estejam todos em campos diferentes e tenham desafios diferentes, explicamos como identificamos seus problemas e trabalhamos para resolvê-los. Não é suficiente avaliar a força do trabalho visual, você deseja avaliar o processo e se ele funcionará com seu grupo.

para onde envio meu RFP?

Para Upstatement! Sério, porém, você poderia enviá-lo largo e longe e publicá-lo para um canal público, ou você poderia enviá-lo para um pequeno número de empresas pré-qualificadas. Vimos RFPs nos dois sentidos. Se sua chamada de propostas tiver informações confidenciais ou exigir uma discussão profunda com um parceiro em potencial para entender, você pode querer fazer alguma pesquisa e convidar um punhado de empresas para responder.

mas se você está olhando para lançar uma ampla rede e ver o que você recebe de volta (e se você tem o reconhecimento de nome para impulsionar a concorrência para o seu negócio) você pode se beneficiar de um processo mais Público. Alguns RFPs que eu vi até pedem aos destinatários que encaminhem para pessoas que eles acham que estarão interessadas. Esteja preparado para ficar sobrecarregado com a resposta ou gastar muito tempo respondendo a perguntas. As chamadas RFP maiores geralmente têm regras rígidas para perguntas e respostas para tornar mais fácil para o cliente e justo para todos aqueles que enviam propostas.

O serviço de take-away

RFP não é inerentemente mau, eles podem ser grandes para sucinta, descrevendo o seu projecto e capina agências que não vai ser um bom ajuste. Mas RFPs não são bons para construir relacionamentos, que é a base de um bom trabalho. Procure agências e indivíduos que você respeita e confia, e se você usar um RFP, use-o como uma ferramenta para construir uma parceria que resultará em um ótimo trabalho.

Deixe uma resposta

O seu endereço de email não será publicado.