w ciągu ostatnich ośmiu i pół roku widzieliśmy wiele różnych rodzajów zapytań ofertowych (RFP) dla projektów dużych i małych. Chociaż nie wszystkie nasze projekty w Upstatement zaczynają się jako Zapytania ofertowe, duża liczba z nich to robi. Pomyślałem, że przyda się społeczności klientów, aby napisać nasze przemyślenia na temat tego, co sprawia, że udane zapytanie ofertowe, a niektóre z pułapek, których należy unikać w zarządzaniu procesem ofertowym. Zastrzeżenie: dotyczy to głównie zapytań ofertowych dotyczących projektowania i inżynierii cyfrowej. Jeśli szukasz wskazówek na temat tworzenia tego zapytania ofertowego do nadchodzącego zakupu 10 000 000 długopisów, prawdopodobnie nie jest to dla ciebie.

RFP oznacza „wniosek o propozycję” i jest de rigeur dla organizacji poszukujących dostawców, konsultantów lub produktów. Jest stosowany we wszystkich gałęziach przemysłu i do wszelkiego rodzaju towarów i usług. Z tego powodu jest dość znormalizowany w swoim formacie i użyciu, a internet jest pełen przykładów. Jest to wspólna waluta firmy poszukującej ofert na projekt i dobry sposób na rozpowszechnienie wiadomości, że chcesz zatrudnić firmę. Ale może być również nadużywany i nadużywany na wiele sposobów, które mogą być szkodliwe dla Twojego projektu, skutkować złym zatrudnieniem lub zrazić potencjalnych partnerów.

udany projekt opiera się na doskonałym dopasowaniu klienta do wykonawcy i dobrej definicji projektu, a w przypadku wielu projektów wszystko zaczyna się od zapytania ofertowego. Omówię, co sprawia, że udane zapytanie ofertowe, od tego, jak je napisać, po to, jak rozmawiać o tym z agencjami i czego szukać u partnera. Pod koniec tego powinieneś mieć dobre pojęcie o roli zapytania ofertowego w procesie, być w stanie napisać jedno dla swojego projektu i wiedzieć, czego szukać, gdy zaczniesz otrzymywać odpowiedzi.

czy nadal potrzebujemy zapytań ofertowych?

w branży projektowej stało się modne kupowanie zapytań ofertowych, pytanie WTF i mówienie o ” zabijaniu zapytań ofertowych.”Nie jest to bez dobrego powodu, istnieje wiele złych zapytań ofertowych.

myślę, że RFP jest w porządku-o ile się w nim nie zakochasz. Jeśli uważasz, że zadanie zapytania ofertowego jest wyjaśnieniem projektu potencjalnym kontrahentom i służyć jako jasny, zwięzły punkt wyjścia do rozmowy z dostawcą, może to działać całkiem dobrze. Wiele ire skierowane na RFP od nowych ludzi biznesu ma do czynienia z kiedy RFP idzie za daleko i zaczyna przepisywać rozwiązania lub precyzyjny proces dotarcia tam. Jako projektanci i Programiści chcemy wiedzieć, jakie są Twoje cele, jaka jest Twoja organizacja, Twoje motywacje, Twój zespół i twoje budżety. Ale jeśli powiesz swojemu kreatywnemu partnerowi, jak powinien rozwiązać twój problem, możesz zwinąć jego kreatywność i skompromitować swój projekt, zanim jeszcze się zacznie.

jakie są alternatywy dla RFP?

nie potrzebujesz nawet RFP. Istnieje wiele sposobów na zatrudnienie agencji lub freelancera bez przechodzenia przez obręcz procesu RFP. Oto kilka, które uznaliśmy za udane.

brak RFP w ogóle

w najprostszej formie możesz po prostu opisać swój projekt przez e-mail lub przez telefon, wyjaśniając, co chcesz zrobić i dlaczego. Działa to dobrze w przypadku małych projektów lub projektów, w których rozmawiasz z jedną lub dwiema firmami lub freelancerami. Jest luźna i zaczyna się od rozmowy, która jest świetna. Ale to się nie skaluje i jak można sobie wyobrazić, za dziesiątym razem, gdy przekazujesz swój projekt firmie, możesz myśleć: „powinienem to po prostu zapisać.”Jeśli pójdziesz drogą ustną, poprowadź kilka pytań testowych, aby określić dopasowanie, zanim wygłosisz mowę w długiej formie. Zadawaj proste pytania kwalifikacyjne:

  • „będziesz pracować z ?”
  • ” pracowałeś kiedyś ze startupem?”
  • ” czy wziąłbyś się za projekt z takim budżetem?”
  • ” możesz zacząć w cztery tygodnie?”

mogą one pomóc w zakwalifikowaniu potencjalnych partnerów, zanim poświęcisz czas na Wyjaśnienie projektu.

An RFI

innym, bardziej formalnym podejściem jest RFI lub Prośba o informacje. To stawia relację na pierwszym miejscu, a nie tylko wymagania projektu. Bardzo podoba mi się ta metoda i myślę, że bardzo pomaga w pracy. W branży usługowej RFI polega na ustaleniu dopasowania i przeprowadzeniu wywiadu z potencjalnym dostawcą pod kątem jego możliwości i podejścia do projektów takich jak Twój. W przypadku dużych lub długoterminowych projektów kondycja relacji między Dostawcą a klientem będzie głównym czynnikiem, podczas gdy konkretne rezultaty i daty będą przychodzić i odchodzić.

przyrównałbym RFI do randek, gdzie szukasz kogoś, kogo Towarzystwo lubisz i kto jest z tobą. RFP jest jak powiedzenie „potrzebuję kogoś do jedzenia 6.8 oz makaronu i czerwonego sosu ze mną w piątek, bez podstawień” podczas RFI jest o znalezieniu kogoś, aby przejść do wielu obiadów z.

początkowy projekt Discovery

Zach Chandler piszący na blogu Stanford Web services opowiada o fazie „szkicu ekspozycyjnego”. Jest to w zasadzie wezwanie do przeprowadzenia badań eksploracyjnych i fazy definicji zamiast rozpoczęcia Wielkiego ostatecznego projektu. To świetny pomysł i coś, co tworzymy w każdym projekcie w Upstatement. Czasami jest to część oddzielnej fazy, a czasami jako pierwsza część naszego większego projektu Razem. Zakłada się, że większość ludzi tak naprawdę nie wie, czego potrzebują do zaprojektowania lub zbudowania, i powinna współpracować z zaufanym partnerem, aby to rozgryźć.

jeśli zaczynasz i nalegasz na twardą specyfikację na początku, prawdopodobnie jest to najlepsze, co otrzymasz. Będąc otwartym na pomysły innych i stwierdzając problem, który chcesz rozwiązać, zamiast mówić sprzedawcy, jak go rozwiązać, możesz zauważyć, że wynik może być znacznie lepszy niż sobie wyobrażałeś.

— Zach Chandler

wszystko to polega na tym, aby zostawić za sobą ideę twardej specyfikacji i skupić się na swoich celach i rozmowach, aby oświetlić możliwe metody ich osiągnięcia. W przypadku każdej usługi polegasz na relacji, aby produkować pracę, która zaspokoi Twoje potrzeby. To nie jest tak transakcyjne, jak tradycyjne RFP chce to być.

co należy uwzględnić w zapytaniu ofertowym?

dobry RFP może zawierać różne rzeczy, a te najlepsze, które widziałem, mają dużą osobowość. Zaraz do tego dojdziemy. Co najmniej należy uwzględnić:

  • Opis firmy lub organizacji z misją i historią
  • opis projektu lub relacji, których szukasz
  • wartość tego projektu dla Twojej firmy i/lub użytkowników
  • parametry projektu, od technologii do osi czasu i/lub geografii
  • zespół projektowy po twojej stronie
  • >
  • model zarządzania projektem (zatwierdzenia itp.)
  • proces wyboru i kryteria wyboru dostawcy
  • wszelkie materiały uzupełniające lub podstawowe informacje
  • budżet*

Opis projektu

opisując swój projekt, spróbuj opisać go w kategoriach tego, co musi zrobić lub jego celów, a nie tylko jego funkcji. Zbyt wiele zapytań ofertowych opisuje, ile stron musi mieć witryna lub konkretne pomysły na to, które narzędzia udostępniania powinny być obecne i gdzie. Jeśli zaczynasz od rozmowy o tym, w jaki sposób twój projekt ma przynieść korzyści Twojej firmie lub Użytkownikom lub klientom, definiujesz problemy zamiast rozwiązań. Agencje, które ocenisz, to profesjonalni rozwiązujący problemy, którzy zaskoczą cię swoją kreatywnością i pomysłowością w rozwiązaniu Twojego problemu w wyjątkowy sposób.

parametry

jeśli masz jakieś trudne parametry dotyczące czasu lub technologii, bądź z nimi jak z góry. Jeśli szukasz rekomendacji, może to być dobra okazja, aby usłyszeć od potencjalnych partnerów, dlaczego zalecają pewne podejście. Pamiętaj, aby mieć otwarte oczy podczas oceny dostawców, którzy wprowadzają zastrzeżoną technologię lub usługi oparte na subskrypcjach. Czasami może to działać dobrze, ale innym razem praca jest liderem strat, aby uzyskać więcej klientów na swojej platformie. Jesteśmy dość agnostykami technologicznymi, ale musieliśmy posprzątać niektóre projekty dla klientów, którzy weszli all-in na platformie technologicznej należącej do poprzedniego dostawcy, tylko po to, aby odkryć, że brakuje jej funkcji i zostały zablokowane.

oś czasu jest również bardzo ważnym parametrem, a jeśli jesteś jak większość klientów, Twoja odpowiedź na „kiedy chcesz to dostarczyć?”jest prawdopodobnie wczoraj. Jest kilka kluczowych dat, o których byłbym świadomy: termin złożenia wniosku, przewidywane okno startowe (zakresy są dobre) i przewidywane okno startowe. Pomyśl kamienie milowe, a nie konkretne daty. Wszystko, co bardziej szczegółowe, prawdopodobnie zostanie wysadzone bardzo szybko, nie z innego powodu niż niemożliwe jest przewidzenie przyszłości. Daj agencjom znać o kluczowych terminach w Twoim świecie, nadchodzących konferencjach, sezonach sprzedaży, nowych premierach produktów itp.i daj im swobodę, aby pomóc dowiedzieć się, jak wykorzystać te kamienie milowe. I pamiętaj-nigdy nie jest za wcześnie, aby zacząć rozmawiać z agencją o Twoim projekcie.

osobowość

wspomniałem też o osobowości. Może to być ogromny czynnik w ocenie dopasowania do agencji. Podczas gdy RFP powinien głównie przejść do biznesu i przekazać podstawy, może również subtelnie komunikować się z tym, z czym będziesz pracować. Istnieje wiele czynników, które przyczyniają się do udanego partnerstwa, a dopasowanie klienta/agencji jest prawdopodobnie największym predyktorem sukcesu projektu.

B-B-budget

* ok, porozmawiajmy o budżecie. Wiem, myślisz ” czekaj, powinienem uwzględnić Mój budżet?”Często klienci mogą być bardzo wrażliwi na ujawnianie swojego budżetu i podczas gdy większość klientów daje nam pole do popisu tego, co chcą wydać, niektórzy nigdy tego nie robią. Moim zdaniem jest to błąd, ponieważ pomija kluczowy czynnik w procesie projektowania projektu.

kiedy projektuję dla klienta, staram się dowiedzieć, jak osiągnąć jego cele w ramach jego ram czasowych i budżetu. Jeśli powiesz mi, że masz 100 000 dolarów do przeznaczyć na projekt, zrobię co w mojej mocy, aby stworzyć propozycję, która osiągnie Twoje cele w ramach tego budżetu. Jeśli nie mam wytycznych budżetowych, zakładam, że chcesz zrobić wszystko na maksa, i może wykraczać poza twój budżet. W świecie niestandardowego projektowania i inżynierii, można wydać prawie nieskończoną ilość dodając funkcje i rafinacji. Rząd robi to cały czas.

ale jest wiele sposobów, aby osiągnąć swoje cele, niektóre duże i drogie, a niektóre bardzo proste. Naszym zadaniem jest pomóc ci uzyskać najlepszą wartość dla Twojego budżetu, lub jeśli ekonomia nie jest w porządku, aby skierować cię do kogoś, kto może być lepiej dopasowany.

tak czy inaczej, będziesz musiał porozmawiać z agencją o pieniądzach. Możesz wykonać pierwszy krok, sygnalizować przejrzystość i poprosić swoją firmę, aby działała jako partner w wspólnym opracowywaniu projektu. Nie kupujesz skrzynki śrub, floty ciągników siodłowych, ani nawet strony internetowej lub logo; kupujesz czas od grupy utalentowanych ludzi, którzy mają doświadczenie w rozwiązywaniu problemów takich jak twoje. Rozpoczęcie współpracy poprzez poproszenie o pomoc przy projektowaniu może być świetnym sposobem na poznanie agencji i ich podejścia do projektów.

Czy powinienem prosić o projekty lub prace z wyprzedzeniem?

możesz, ale nie zdziw się, gdy tego nie rozumiesz. Spec work to naprawdę brudne słowo w branży, przede wszystkim dlatego, że prosi profesjonalistów o bezpłatną pracę, ale także dlatego, że prawie nie ma sposobu, aby praca mogła być bardzo dobra. O ile nie prosisz o coś, co jest niezwykle proste, to, co otrzymujesz od zespołu projektowego, to proces definiowania i rozwiązywania problemów, do których nie ma skrótu. Poproszenie zespołu projektowego o wstępny lub nieograniczony projekt lub pomysł na rozwiązanie problemu musi skutkować powierzchowną i słabą pracą. Nie pomoże Ci to ocenić prawdziwych możliwości firmy i może zrazić potencjalnych partnerów.

nasi klienci podejmują decyzję o współpracy z nami w oparciu o naszą wcześniejszą pracę dla innych klientów i chociaż wszyscy pracują w różnych dziedzinach i mają różne wyzwania, wyjaśniamy, w jaki sposób zidentyfikowaliśmy ich problemy i pracowaliśmy nad ich rozwiązaniem. Nie wystarczy ocenić siłę pracy wizualnej, chcesz ocenić proces i czy będzie działać z twoją grupą.

gdzie wysłać zapytanie ofertowe?

Do Góry! Poważnie jednak, można wysłać go szeroko i daleko i opublikować go na kanale publicznym, lub można wysłać go do niewielkiej liczby wstępnie wykwalifikowanych firm. Widzieliśmy zapytania w obie strony. Jeśli zaproszenie do składania wniosków zawiera poufne informacje lub wymaga głębokiej dyskusji z potencjalnym partnerem, aby je zrozumieć, możesz przeprowadzić pewne badania i zaprosić do odpowiedzi garstkę wybranych firm.

ale jeśli chcesz rzucić szeroką sieć i zobaczyć, co zyskasz (i jeśli masz rozpoznawanie nazwy, aby napędzać konkurencję dla Twojej firmy), możesz skorzystać z bardziej publicznego procesu. Niektóre zapytania ofertowe, które widziałem, nawet proszą odbiorców o przesłanie ich do osób, które ich zdaniem będą zainteresowane. Przygotuj się na przytłoczenie odpowiedzią lub spędzenie dużo czasu na odpowiadaniu na pytania. Większe zapytania ofertowe zazwyczaj mają ścisłe zasady dotyczące pytań i odpowiedzi, aby ułatwić klientowi i uczciwe dla wszystkich składających propozycje.

zapytania ofertowe na wynos

nie są z natury złe, mogą być świetne do zwięzłego opisania twojego projektu i wyeliminowania agencji, które nie będą odpowiednie. Ale Zapytania ofertowe nie są dobre do budowania relacji, co jest podstawą dobrej pracy. Poszukaj agencji i osób, które szanujesz i którym ufasz, a jeśli korzystasz z zapytania ofertowego, użyj go jako narzędzia do budowania partnerstwa, które zaowocuje świetną pracą.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.