in de afgelopen acht en een half jaar hebben we veel verschillende soorten verzoeken om voorstellen (RFP ‘ s) gezien voor grote en kleine projecten. Hoewel niet al onze projecten bij Upstatement beginnen als RFP ‘ s, doen een groot aantal van hen dat. Ik dacht dat het nuttig zou zijn voor de gemeenschap van klanten die er zijn om onze gedachten op te schrijven over wat maakt een succesvolle RFP, en een aantal van de valkuilen te vermijden in het beheer van het voorstel proces. Disclaimer: Dit geldt vooral voor RFP ‘ s voor digitaal ontwerp en engineering. Als u op zoek bent naar tips over het maken van die RFP voor uw aankomende aankoop van 10.000.000 balpennen, is dit waarschijnlijk niet voor u.

RFP staat voor “Request for Proposal” en het is de rigeur voor organisaties op zoek naar leveranciers, consultants of producten. Het wordt gebruikt in allerlei industrieën en voor allerlei goederen en diensten. Om deze reden, het is vrij gestandaardiseerd in zijn formaat en gebruik, en het internet is vol met voorbeelden. Het is de gemeenschappelijke munt van een bedrijf op zoek naar biedingen voor een project, en een goede manier om het nieuws te verspreiden dat u op zoek bent naar een bedrijf te huren. Maar het kan ook worden misbruikt en misbruikt op een aantal manieren die schadelijk kunnen zijn voor uw project, resulteren in een slechte huur, of vervreemden van potentiële partners.

een succesvol project is afhankelijk van een goede klant-contractant fit en goede projectdefinitie, en voor veel projecten begint dit alles met een verzoek om een voorstel. Ik ga door wat een succesvolle RFP maakt, van hoe het te schrijven tot hoe erover te praten met agentschappen en wat te zoeken in een partner. Tegen het einde van dit, moet u een goed idee van de rol van de RFP in het proces, in staat zijn om een te schrijven voor uw project, en weten wat te zoeken wanneer u begint met het ontvangen van reacties.

hebben we nog steeds RFP ‘ s nodig?

het is trendy geworden in de ontwerpindustrie om Poo-poo RFP ‘ s, WTF vragen en praten over “het doden van de RFP.”Dit is niet zonder goede reden, er zijn veel slechte RFP’ s die er zijn.

ik denk eigenlijk dat de RFP prima is – zolang je er maar niet verliefd op wordt. Als je denkt aan de taak van de RFP als het uitleggen van het project aan potentiële aannemers en om te dienen als een duidelijk, beknopt uitgangspunt voor een gesprek met een leverancier, het kan vrij goed werken. Veel van de woede gericht op de RFP van new business mensen heeft te maken met wanneer de RFP gaat te ver en begint met het voorschrijven van oplossingen of het precieze proces om er te komen. Als ontwerp-en ontwikkelaars willen we weten wat uw doelen zijn, wat uw organisatie is, uw motivaties, uw team en uw budgetten. Maar als u uw creatieve partner vertelt hoe ze uw probleem moeten oplossen, kunt u hun creativiteit kortsluiten en uw project in gevaar brengen voordat het zelfs maar is begonnen.

Wat zijn enkele alternatieven voor de RFP?

je hebt niet eens een RFP nodig. Er zijn veel manieren om een agentschap of een freelancer in te huren zonder te gaan door de heisa van een RFP-proces. Hier zijn een paar die we succesvol hebben gevonden.

helemaal geen RFP

in zijn eenvoudigste vorm kunt u uw project gewoon beschrijven via e-mail of telefonisch, en uitleggen wat u wilt doen en waarom. Dit werkt goed voor kleine projecten of projecten waar je praat met een of twee bedrijven of freelancers. Het is casual, en begint met een gesprek, wat geweldig is. Maar dit is niet schaalbaar, en zoals je je misschien kunt voorstellen, de tiende keer dat je je project pitch geeft aan een bedrijf je zou kunnen denken: “Ik moet dit gewoon opschrijven.”Als je de mond-tot-mond route, leiden met een paar testvragen te bepalen fit voordat je de lange-vorm toespraak te geven. Stel eenvoudige kwalificerende vragen langs de lijnen van:

  • “werk je mee ?”
  • ” heeft u ooit met een startup gewerkt?”
  • ” zou u een project met dit budget op zich nemen?”
  • ” kunt u binnen vier weken beginnen?”

deze kunnen u helpen potentiële partners te kwalificeren voordat u tijd in het uitleggen van het project zinken.

een RFI

een andere, meer formele benadering is de RFI of het verzoek om informatie. Dit zet de relatie op de eerste plaats, niet alleen de projectvereisten. Ik hou echt van deze methode, en denk dat het helpt het werk enorm. In de dienstensector, een RFI is alles over het vaststellen van fit en het interviewen van een potentiële leverancier voor hun mogelijkheden en aanpak van projecten zoals de jouwe. Voor grootschalige of lange termijn projecten, de gezondheid van de relatie tussen de verkoper en de klant zal een belangrijke factor zijn, terwijl de specifieke deliverables en data zal komen en gaan.

ik zou de RFI vergelijken met dating, waar je op zoek bent naar iemand wiens gezelschap je leuk vindt en die vibes met je. De RFP is als zeggen “Ik heb iemand nodig om te eten 6.8 oz van pasta en rode saus met mij op vrijdag, geen substituties” terwijl de RFI is over het vinden van iemand om te gaan naar vele diners met.

een eerste Discovery Project

Zach Chandler die op het Stanford Web services blog schrijft, roept het idee op van een “Expository Sketch” fase. Het is eigenlijk een oproep om een verkennend onderzoek en definitiefase te doen in plaats van de start van het grote definitieve project. Het is een geweldig idee, en iets wat we in elk project bouwen hier bij Upstatement. Soms is dit onderdeel van een aparte fase, en soms als het eerste deel van ons Grotere project samen. De veronderstelling is dat de meeste mensen niet echt weten wat ze nodig hebben om te ontwerpen of te bouwen, en moeten werken met een vertrouwde partner om erachter te komen.

als u begint met, en erop staat, een harde specificatie aan het begin, is dat waarschijnlijk het beste dat u krijgt. Door open te staan voor de ideeën van anderen, en met vermelding van het probleem dat u wilt oplossen in plaats van de leverancier te vertellen hoe het op te lossen voor u, kunt u merken dat de uitkomst kan veel beter zijn dan je dacht.

— Zach Chandler

het idee bij al deze zaken is om het idee van een harde specificatie achter zich te laten en je te concentreren op je doelen en gesprekken om mogelijke methoden te belichten om deze te bereiken. Met elke service, je vertrouwt op een relatie om werk te produceren dat zal voldoen aan uw behoeften. Het is niet zo transactioneel als de traditionele RFP wil.

Wat moet ik in mijn RFP opnemen?

een goede RFP kan allerlei dingen bevatten, en de beste die ik heb gezien hebben veel persoonlijkheid. Daar komen we zo op terug. Op zijn minst moet u opnemen:

  • Een beschrijving van uw bedrijf of organisatie met een missie en geschiedenis
  • Een beschrijving van het project of relatie u op zoek bent naar
  • De waarde van een project aan uw bedrijf en/of uw gebruikers
  • De parameters voor het project, van techniek tot tijdlijn en/of aardrijkskunde
  • Het project team aan uw zijde
  • De project governance model (toelatingen, enz.)
  • Het selectieproces en de criteria voor het kiezen van een leverancier
  • Eventuele aanvullende materialen of achtergrond informatie
  • De begroting*

projectbeschrijving

bij het beschrijven van uw project, probeer het te beschrijven in termen van wat het moet doen of zijn doelen en niet alleen zijn kenmerken. Te veel RFP ’s beschrijven hoeveel pagina’ s een site moet hebben, of specifieke ideeën over welke share tools aanwezig moeten zijn en waar. Als u begint met praten over hoe uw project ten goede komt aan uw bedrijf of uw gebruikers of klanten, definieert u problemen in plaats van oplossingen. De bureaus die u zult evalueren zijn professionele probleemoplossers die u zullen verrassen met hun creativiteit en vindingrijkheid in het oplossen van uw probleem op een unieke manier.

Parameters

als u harde parameters hebt rond tijd of technologie, Wees zo voor mogelijk. Als je op zoek bent naar aanbevelingen, kan dit een goede kans zijn om van potentiële partners te horen waarom ze een bepaalde aanpak zouden aanbevelen. Zorg ervoor dat u beide ogen open hebt bij het evalueren van Leveranciers die gepatenteerde technologie of op abonnementen gebaseerde services pushen. Soms kan dit prima werken, maar andere keren de arbeid is een verlies-leider om meer klanten op hun platform te krijgen. We zijn vrij technologie agnostisch, maar hebben moeten opruimen sommige projecten voor klanten die ging all-in op een tech platform eigendom van een vorige leverancier alleen om te vinden dat de functies ontbraken en ze waren opgesloten in.

tijdlijn is ook een zeer belangrijke parameter, en als u net als de meeste klanten Uw Antwoord op ” Wanneer wilt u dit geleverd?”is waarschijnlijk gisteren. Er zijn een paar belangrijke data die ik ken.: de vervaldatum van het voorstel, het verwachte startvenster (ranges zijn goed) en het verwachte startvenster. Denk mijlpalen en geen specifieke data. Alles wat gedetailleerder is zal waarschijnlijk heel snel worden opgeblazen, om geen andere reden dan dat het onmogelijk is om de toekomst te voorspellen. Laat agentschappen weten over belangrijke data in uw wereld, aankomende conferenties, de verkoop van seizoenen, nieuwe productlanceringen, enz.en geef ze speelruimte om erachter te komen hoe om te profiteren van deze mijlpalen. En vergeet niet-het is nooit te vroeg om te beginnen met een bureau over uw project.

persoonlijkheid

ik noemde ook persoonlijkheid. Dit kan een enorme factor in de evaluatie fit met agentschappen. Terwijl de RFP moet meestal naar beneden naar het bedrijfsleven en de basis te communiceren, het kan ook subtiel communiceren wat je zult zijn om mee te werken. Er zijn veel factoren die bijdragen aan een succesvol partnerschap, en client/agency fit is waarschijnlijk de grootste voorspeller van projectsucces.

B-b-budget

* OK, laten we het over budget hebben. Ik weet het, je denkt ” wacht, moet ik mijn budget erbij betrekken?”Vaak kunnen klanten erg gevoelig zijn over het bekendmaken van hun budget, en terwijl de meeste klanten ons een schatting geven van wat ze willen uitgeven, doen sommige dat nooit. Naar mijn mening is dit een vergissing, omdat het een cruciale factor in het ontwerpproces van het project weglaat.

wanneer ik een project voor een klant ontwerp, probeer ik erachter te komen hoe Ik hun doelen binnen hun tijdsbestek en binnen hun budget kan bereiken. Als je me vertelt dat je 100.000 dollar hebt om toe te wijzen aan het project, ga ik mijn best doen om een voorstel te maken dat je doelen binnen dat budget bereikt. Als ik geen budgetbegeleiding heb, neem ik aan dat je alles tot het uiterste wilt doen, en dat je veel verder komt dan je budget. In de wereld van custom design en engineering, kunt u besteden een bijna oneindige hoeveelheid toevoegen van functies en verfijning. De overheid doet het de hele tijd.

maar er zijn veel manieren om uw doelen te bereiken, sommige groot en duur en sommige zeer eenvoudig. Onze taak is om u te helpen de beste waarde voor uw budget, of als de economie niet goed zijn om u te verwijzen naar iemand die misschien een betere pasvorm.

hoe dan ook, u zult met uw Agentschap over geld moeten praten. U kunt de eerste stap te zetten, signaal transparantie en vraag uw bedrijf om op te treden als een partner in het uitzoeken van het project samen. Je koopt geen doos met bouten of een vloot tractor trailers, of zelfs een website of logo; Je koopt tijd van een groep getalenteerde mensen die ervaring hebben met het oplossen van problemen zoals de jouwe. De aftrap van de relatie door te vragen om hulp bij het ontwerpen van het project kan een geweldige manier zijn om agentschappen en hun aanpak van projecten te leren kennen.

moet ik van tevoren om ontwerpen of werken vragen?

dat kan, maar wees niet verbaasd als je het niet krijgt. Spec werk is een echt vies woord in de industrie, voornamelijk omdat het vraagt professionals om gratis werk te doen, maar ook omdat er bijna geen manier dat het werk kan heel goed zijn. Tenzij je vraagt om iets dat ongelooflijk eenvoudig is, krijg je van een ontwerpteam een proces van het definiëren en oplossen van problemen waarvoor er geen kortere weg is. Het vragen van een ontwerpteam voor een eerste of ongesearched ontwerp of idee over hoe u uw probleem op te lossen is gebonden om te resulteren in oppervlakkige en dun werk. Het zal niet helpen bij het evalueren van de ware mogelijkheden van een bedrijf, en kan vervreemden van een aantal potentiële partners.

onze klanten nemen de beslissing om met ons samen te werken op basis van ons werk in het verleden voor andere klanten, en terwijl ze allemaal op verschillende gebieden zijn en verschillende uitdagingen hadden, leggen we uit hoe we hun problemen identificeerden en werkten om ze op te lossen. Het is niet genoeg om de kracht van het visuele werk te evalueren, u wilt het proces evalueren en of het zal werken met uw groep.

waar stuur ik mijn RFP?

Naar Opwaardering! Serieus, je zou het kunnen verzenden breed en ver en post het naar een openbaar kanaal, of je zou het kunnen sturen naar een klein aantal vooraf gekwalificeerde bedrijven. We hebben RFP ‘ s van beide kanten gezien. Als uw oproep tot het indienen van voorstellen gevoelige informatie bevat of een diepgaande discussie met een potentiële partner vereist om te begrijpen, wilt u misschien wat onderzoek doen en een select handvol bedrijven uitnodigen om te reageren.

maar als u op zoek bent om een breed net uit te werpen en te zien wat u terug krijgt (en als u de naamsbekendheid hebt om de concurrentie voor uw bedrijf aan te drijven) kunt u profiteren van een meer openbaar proces. Sommige RFP ‘ s die ik heb gezien vragen zelfs de ontvangers om door te sturen naar mensen waarvan ze denken dat ze geïnteresseerd zullen zijn. Wees voorbereid om overweldigd te worden met antwoord, of om veel tijd te besteden aan het beantwoorden van vragen. De grotere RFP-oproepen hebben meestal strikte regels voor vragen en antwoorden om het gemakkelijker te maken voor de klant en eerlijk voor al degenen die voorstellen indienen.

De afhaalmaaltijden

RFP ‘ s zijn niet inherent slecht, ze kunnen geweldig zijn voor het beknopt beschrijven van uw project en het uitwissen van agentschappen die niet goed zullen passen. Maar RFP ‘ s zijn niet goed voor het opbouwen van relaties, wat de basis is van goed werk. Zoek naar instanties en personen die je respecteert en vertrouwt, en als je een RFP gebruikt, gebruik het als een instrument om een partnerschap op te bouwen dat zal resulteren in geweldig werk.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.