hoe plan je een succesvol outdoor evenement? Wat de tijd van het jaar ook is, het buitenleven heeft zoveel te bieden. Dit artikel benadrukt hoe u uw eigen outdoor evenement en de factoren die u moet overwegen om het een succes te maken.

buitengebeurtenissen

Buitengebeurtenissen zijn vaak degenen waar mensen het meest enthousiast over zijn. Ze zijn iets anders – ze zijn het soort gebeurtenis dat altijd onze aandacht trekt. In het midden van de pandemie wilden velen van ons weten hoe een buitenevenement op te zetten, omdat vergaderen binnen geen optie was.
hoewel de beperkingen nu in het hele land zijn versoepeld, waardoor binnenlocaties op bijna volledige capaciteit kunnen opereren, zijn buitenevenementen nog steeds een goede optie – vooral in de zomer. Maar hoe plan je een outdoor evenement?
we leggen u uit hoe u zelf een outdoor-evenement kunt plannen en welke extra voordelen deze bieden.

een buitenevenement plannen – waar moet ik beginnen?

er zijn tal van dingen die u misschien wilt overwegen bij het plannen van een outdoor evenement, waarvan sommige u misschien niet hebt overwogen. Hier zijn onze tips voor het succesvol plannen van een outdoor evenement.

spatie

de belangrijkste factor voor elke gebeurtenis is het vinden van een geschikte spatie, hetzelfde kan worden gezegd voor externe gebeurtenissen. Hier, je hebt een paar belangrijke dingen te overwegen.
Ten Eerste, hoe groot moet uw ruimte zijn? Bent u van plan om 100 gasten uit te nodigen, of is het waarschijnlijk meer?
vragen als deze zullen u helpen potentiële locaties te beperken en u het beste idee geven van hoeveel ruimte u nodig hebt voor het aantal deelnemers.

toegankelijkheid

toegankelijkheid is ook belangrijk. Een goede tip is om na te denken over uw evenement vanuit het perspectief van het publiek. Als de locatie moeilijk te bereiken is vanuit grote steden in de buurt, zou je dan nog naar het evenement gaan?
hoe u besluit deze vragen te beantwoorden, zal u helpen bij uw planning. Idealiter zou je een buitenlocatie of ruimte willen vinden die parkeergelegenheid heeft, of goede verbindingen met het lokale openbaar vervoer heeft.
u moet ook rekening houden met toegankelijkheid voor mensen met een handicap. Dit kan echter een paar verschillende dingen betekenen. Mensen met een lichamelijke handicap moeten in staat zijn om gemakkelijk rond de locatie, wat betekent dat dingen als hellingen en paden moeten aanwezig zijn.
aan de andere kant kunnen mensen met gezichts-of gehoorverlies ondersteuning van tolken nodig hebben als er bijvoorbeeld sprekers aanwezig zijn op uw evenement.

Catering

verfrissingen maken vaak een groot deel uit van elk evenement, en buitenevenementen zijn niet anders. Zorg ervoor dat uw gasten voldoende mogelijkheden hebben voor eten en drinken tijdens uw evenement. Outdoor catering kan helpen om een geheel nieuwe kijk op het theater van voedsel te bieden. Buitenruimtes lenen zich goed voor barbecues, of varkensgebraad, terwijl ze ook flexibel genoeg zijn om meer traditionele cateringstijlen te hosten.
u moet ook rekening houden met verschillende dieetwensen. Dit betekent dat vegetarische, veganistische en glutenvrije opties een absolute must zijn.
het is ook uiterst belangrijk dat u, of uw gekozen leveranciers, ervoor zorgen dat alle ruimtes waar drankjes worden geserveerd schoon en gereinigd worden gehouden. Dit is vooral belangrijk bij het hanteren van glaswerk en andere herbruikbare artikelen.
in onze evenementenruimtes zorgen Make-locaties ervoor dat al uw gasten en ons personeel veilig worden gehouden. Dit betekent strikte reinigingsprocedures volgen om ervoor te zorgen dat contactpunten kiemvrij zijn.

Extra voorzieningen & zithoeken

met “extra voorzieningen” hebben we het over badkamers. Niet het meest opwindende deel van uw planning, maar waarschijnlijk een van de belangrijkste dingen om te overwegen bij het plannen van een outdoor evenement.
zithoeken zijn ook een integraal onderdeel van de planning van buitenevenementen. Terwijl u wilt dat gasten de buitenruimte die u hebt ingesteld verkennen, is het belangrijk dat u hen een kans om te zitten en te ontspannen.
zorg ervoor dat u een verscheidenheid aan zitplaatsen gebruikt om aan de fysieke behoeften van uw gasten te voldoen. Een combinatie van banken, stoelen en zitzakken zou iedereen een kans geven om comfortabel te krijgen.
als de locatie die u overweegt deze faciliteiten niet heeft, dan is het misschien de moeite waard om te heroverwegen of ze volledig de juiste optie zijn.

weer

goed oud Brits weer-moeilijk te voorspellen, maar het houdt ons scherp. Je moet dit zeker in gedachten houden bij het plannen van uw eigen outdoor evenement.
tuinhuisjes en andere vormen van dekking moeten bij een slechte weersvoorspelling of een plotselinge regenbui ter beschikking worden gehouden. Je zou zelfs een tuinhuisje kunnen opzetten voor gasten om te schuilen tegen de zon als het een bijzonder warme dag is.

vermogen

hoe wilt u uw evenement van stroom voorzien? Dit kan worden over het hoofd gezien in de planning van uw evenement, maar, als je in een afgelegen gebied, dan moet het hoog op uw lijst van prioriteiten.
of u nu een koffiezetapparaat of een volledig geluidssysteem van stroom voorziet – u hebt nog steeds dezelfde toegang tot elektriciteit nodig. Verlengsnoeren zijn hier een optie en kunnen worden gebruikt om binnenvoeding aan te sluiten op elektrische apparatuur buiten. Echter, als uw evenementenruimte is meer afgelegen, je kan hebben om te overwegen om het bezit van een generator als uw belangrijkste bron van energie.
u moet ervoor zorgen dat al uw apparatuur wordt gevoed door de juiste bron. Een koffiezetapparaat mag bijvoorbeeld geen extensie delen met krachtige geluidsapparatuur. De site manager moet altijd beschikbaar en beschikbaar zijn om u op de juiste wijze te adviseren.

verlichting

afhankelijk van het tijdstip van de dag en het jaar waarop uw evenement plaatsvindt, moet u rekening houden met verlichting.

alle avondevenementen zullen een soort verlichting nodig hebben-zelfs in de zomer. Je moet nadenken over inclusiviteit en rekening houden met mensen met visuele beperkingen die zullen profiteren van extra verlichting buiten. Het is ook de moeite waard om te overwegen andere audiovisuele apparatuur die u nodig heeft en hoe het buiten zal werken.
Wij raden aan alle uitgangen en loopbruggen te verlichten om het risico op ongevallen of verwondingen tot een minimum te beperken. Parkeerplaatsen, indien in de buurt van uw evenementenruimte, moeten ook goed verlicht zijn voor het gemak van uw gasten.

Packing Down & Clearing Away

we hebben een van de belangrijkste bits van planning tot het laatst gelaten omdat, nou ja, het gebeurt direct aan het einde.
alleen omdat uw outdoor-evenement is afgelopen, betekent dit helaas niet dat uw baan is afgelopen. Het inpakken van alle apparatuur aan het einde van het evenement is een zware klus, maar moet net zo grondig worden gepland als het evenement zelf.
als uw evenement betrekking heeft op grote onderdelen van apparatuur, of een podium gebouw bijvoorbeeld, zorg ervoor dat u vervoer geregeld om te komen en te helpen deze weg te nemen van de locatie.

Take it Outside: de voordelen van buitenevenementen

buitenevenementen hebben tal van voordelen. Of u nu een muziekevenement, trainingssessie of conferentie organiseert, het plannen van uw evenement buiten heeft zijn voordelen. Ten eerste is het iets anders. Niet elke bestuursvergadering, bijvoorbeeld, hoeft te zijn hoe we ze zien op TV of in films – het is 2021 en de wereld van het bedrijfsleven is aan het veranderen.

creativiteit

in veel opzichten heb je meer creatieve vrijheid bij het plannen van een evenement buitenshuis. Je kunt de ruimte meer aanpassen dan binnenshuis. Het hosten van een outdoor evenement betekent dat je niet langer gebonden bent door vier muren – je kunt je fantasie de vrije loop laten en het je eigen maken.

mentaal welzijn

buiten zijn heeft ook bewezen uw mentaal welzijn te verbeteren. Dit betekent dat je, naast alle vitamine D die je buiten krijgt, ook helpt om de stemming van je gasten te stimuleren.
daarom zou het organiseren van een teambuilding-activiteitendag voor bedrijven zo goed werken op een openluchtlocatie. Medewerkers zullen de verandering van omgeving waarderen en hebben meer kans om actief deel te nemen aan de activiteiten die u voor hen hebt gepland.

iets om te onthouden

tenslotte, zoals we aan het begin al zeiden, zijn buitenevenementen altijd degene waar je naar uitkijkt in je agenda. We zeggen niet dat je binnen geen plezier kunt hebben – we denken dat evenementen die buiten worden gehouden vaak het meest memorabel zijn.
een gebeurtenis buiten verplaatsen onderscheidt deze onmiddellijk. Als het een teambuilding dag buiten of een business networking dag met een verschil – overweeg het opzetten van buiten voor die wow factor. Waarom iets doen wat al eerder is gedaan als je iets unieks kunt maken?
dit zijn slechts enkele van de voordelen van het organiseren van een buitenevenement. Voeg wat opwinding toe aan uw volgende evenement door gebruik te maken van de fantastische buiten evenementenruimtes die locaties te bieden heeft.

Plan uw volgende outdoor evenement met Make Venues

we zijn er allemaal over om onze bekroonde locaties aan te passen aan uw behoeften. Of u nu een outdoor bedrijfsevenement wilt organiseren, zoals een training of teambuilding sessie, of een al fresco conferentie-Make locaties heeft de perfecte locatie voor u. Woodland Grange, onze residentiële conferentiezaal en hotel in Leamington Spa, Warwickshire heeft meer dan 16 hectare aan prachtige tuinen – het is veilig om te zeggen dat deze locatie veel ruimte heeft om mee te werken. Voor meer informatie over het organiseren van een outdoor event bij Woodland Grange, Klik hier.
als u verder naar het zuiden bent, dan is ons Engineers’ House in Bristol een geweldige optie voor bijvoorbeeld het organiseren van workshops voor personeel in de openlucht. Er is ook een eethoek buiten als u het meeste uit deze prachtige omgeving wilt halen. Meer weten? Klik hier voor meer informatie over het Engineers’ House.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.