i løpet av de siste åtte og et halvt årene har Vi sett mange Forskjellige Typer Forespørsler om Forslag (Rfp) for store og små prosjekter. Selv om ikke alle våre prosjekter på Upstatement starter Som RFPs, gjør en god del av dem. Jeg skjønte det ville være nyttig for fellesskapet av klienter der ute for å skrive opp våre tanker om hva som gjør en vellykket RFP, og noen av fallgruvene å unngå i å håndtere forslagsprosessen. Ansvarsfraskrivelse: dette gjelder for DET MESTE RFPS for digital design og engineering. Hvis du leter etter tips om å lage DEN RFP for ditt kommende kjøp av 10.000.000 ballpoint penner, er dette sannsynligvis ikke for deg.

RFP står for «Request for Proposal» og det er de rigeur for organisasjoner som søker leverandører, konsulenter eller produkter. Den brukes i alle typer bransjer og for alle typer varer og tjenester. Av denne grunn er det ganske standardisert i format og bruk, og internett er fullt av eksempler. Det er den felles valutaen til et selskap som søker bud for et prosjekt, og en god måte å spre nyheten om at du ønsker å ansette et firma. Men det kan også misbrukes og misbrukes på en rekke måter som kan være skadelig for prosjektet ditt, resultere i dårlig leie eller fremmedgjøre potensielle partnere.

et vellykket prosjekt er avhengig av en god klient-entreprenør passform og god prosjektdefinisjon, og for mange prosjekter starter alt med en forespørsel om forslag. Jeg skal gå gjennom hva som gjør EN vellykket RFP, fra hvordan du skriver det til hvordan du snakker om det med byråer og hva du skal se etter i en partner. Ved slutten av DETTE bør du ha en god ide om RFPS rolle i prosessen, kunne skrive en for prosjektet ditt, og vite hva du skal se etter når du begynner å motta svar.

Trenger vi Fortsatt RFPs?

Det er blitt trendy i designbransjen å poo-poo RFPs, spør WTF og snakk om » å drepe RFP.»Dette er ikke uten god grunn, det er mange dårlige RFPs der ute .

JEG tror FAKTISK RFP er bra-så lenge du ikke blir forelsket i det. Hvis DU tenker PÅ RFPS jobb som å forklare prosjektet til potensielle entreprenører og å tjene som et klart, kortfattet utgangspunkt for en samtale med en leverandør, kan det fungere ganske bra. Mye av ire rettet MOT RFP fra nye forretningsfolk har å gjøre med NÅR RFP går for langt og begynner å foreskrive løsninger eller den nøyaktige prosessen for å komme dit. Som design-og utviklingsfolk vil vi vite hva målene dine er, hva organisasjonen din er, motivasjonene dine, teamet ditt og budsjettene dine. Men hvis du forteller din kreative partner hvordan de skal løse problemet ditt, kan du kortslutte deres kreativitet og kompromittere prosjektet ditt før det er startet.

Hva er noen alternativer TIL RFP?

du trenger ikke engang EN RFP. Det er mange måter å ansette et byrå eller en frilanser uten å gå gjennom hoopla AV EN RFP-prosess. Her er noen som vi har funnet vellykket.

INGEN RFP i det hele tatt

i sin enkleste form kan du bare beskrive prosjektet ditt via e-post eller over telefon, forklare hva du vil gjøre og hvorfor. Dette fungerer bra for små prosjekter eller prosjekter der du snakker med ett eller to firmaer eller frilansere. Det er tilfeldig, og starter med en samtale, som er flott. Men dette skalerer ikke, og som du kanskje forestiller deg, den tiende gangen du gir prosjekthøyden til et firma, kan du tenke «jeg skal bare skrive dette ned.»Hvis du går ord-til-munn-ruten, fører du med noen testspørsmål for å bestemme passformen før du gir langformet tale. Still enkle kvalifiserende spørsmål i tråd med:

  • «vil du jobbe med?»
  • » Har du noen gang jobbet med en oppstart?»
  • » Vil du ta på et prosjekt med dette budsjettet?»
  • » Kan du komme i gang om fire uker?»

Disse kan hjelpe deg å kvalifisere potensielle partnere før du synke tid til å forklare prosjektet.

En RFI

En annen, mer formell tilnærming er Rfi Eller Forespørsel om Informasjon. Dette setter forholdet først, ikke bare prosjektkravene. Jeg liker denne metoden, og tror det hjelper arbeidet enormt. I servicebransjen handler EN RFI om å etablere seg og intervjue en potensiell leverandør for deres evner og tilnærming til prosjekter som din. For store eller langsiktige prosjekter vil helsen til forholdet mellom leverandør og klient være en viktig faktor, mens de spesifikke leveransene og datoene kommer og går.

jeg vil sammenligne RFI til dating, hvor du leter etter noen som har fellesskap du liker og som vibes med deg. RFP er som å si «jeg trenger noen til å spise 6,8 oz pasta og rød saus med meg på fredag, ingen substitusjoner» mens RFI handler om å finne noen å gå til mange middager med.

Et Første Oppdagelsesprosjekt

zach Chandler skriver På Stanford Web services bloggen flyter ideen om en» Utstillingsskisse » fase. Det er i utgangspunktet et kall for å gjøre en utforskende forskning og definisjonsfase i stedet for å sparke av det store definitive prosjektet. Det er en god ide, og noe vi bygger inn i hvert prosjekt her på Upstatement. Noen ganger er dette en del av en egen fase, og noen ganger som den første delen av vårt større prosjekt sammen. Forutsetningen er at folk flest ikke vet hva de trenger for å designe eller bygge, og bør jobbe med en pålitelig partner for å finne ut det.

hvis du starter med, og insisterer på, en hard spec i begynnelsen, er det sannsynligvis det beste du vil få. Ved å være åpen for andres ideer, og sier problemet du vil løse i stedet for å fortelle leverandøren hvordan du løser det for deg, kan du oppleve at utfallet kan være langt bedre enn du trodde.

– Zach Chandler

ideen med alle disse er å forlate ideen om en hard spesifikasjon bak og fokusere på dine mål og samtaler for å belyse mulige metoder for å oppnå dem. Med hvilken som helst tjeneste er du avhengig av et forhold for å produsere arbeid som vil tilfredsstille dine behov. DET er ikke så transaksjonelt som den tradisjonelle RFP vil at den skal være.

Hva bør jeg inkludere I MIN RFP?

en god RFP kan inkludere alle slags ting, og de beste jeg har sett har mye personlighet. Vi kommer til det om et sekund. I det minste bør du inkludere:

  • en beskrivelse av firmaet eller organisasjonen med formålsparagraf og historie
  • en beskrivelse av prosjektet eller relasjonen du søker
  • verdien av prosjektet for firmaet og/eller brukerne
  • parameterne for prosjektet, fra teknologi til tidslinje og/eller geografi
  • prosjektteamet på din side
  • prosjektstyringsmodellen (godkjenninger, etc)
  • utvelgelsesprosessen og kriteriene for å velge en leverandør
  • eventuelle supplerende materialer eller bakgrunnsinformasjon
  • budsjettet*

Prosjektbeskrivelse

når du beskriver prosjektet ditt, kan du prøve å beskrive det i forhold til hva det trenger å gjøre eller dets mål og ikke bare dets funksjoner. For mange RFP-er beskriver hvor mange sider et nettsted må ha, eller spesifikke ideer om hvilke delingsverktøy som skal være til stede og hvor. Hvis du begynner med å snakke om hvordan prosjektet har som mål å være til nytte for bedriften eller brukerne eller kundene, definerer du problemer i stedet for løsninger. Etatene du vil vurdere er profesjonelle problemløsere som vil overraske deg med sin kreativitet og oppfinnsomhet i å løse problemet på en unik måte.

Parametere

hvis du har noen harde parametere rundt tid eller teknologi, være så opp foran med disse som mulig. Hvis du leter etter anbefalinger, dette kan være en god sjanse til å høre fra potensielle partnere hvorfor de vil anbefale en bestemt tilnærming. Sørg for å ha begge øynene åpne når du vurderer leverandører som presser proprietær teknologi eller abonnementsbaserte tjenester. Noen ganger kan dette fungere bra, men andre ganger er arbeidet en tapsleder for å få flere kunder på plattformen. Vi er ganske teknologi agnostiker, men har måttet rydde opp noen prosjekter for kunder som gikk all-in på en teknisk plattform eid av en tidligere leverandør bare for å oppdage at funksjonene manglet og de var låst inn.

Tidslinje er også en svært viktig parameter,og hvis du er som de fleste klienter, svarer du på » når vil du ha dette levert ?»det er sannsynligvis i går. Det er et par viktige datoer jeg ville være klar over: forfallsdatoen for forslaget, det forventede startvinduet (områdene er gode) og det forventede startvinduet. Tenk milepæler og ikke bestemte datoer. Noe mer detaljert er sannsynlig å bli blåst svært raskt, for ingen annen grunn enn det er umulig å forutsi fremtiden. La byråer vite om viktige datoer i din verden, kommende konferanser, salg sesonger, nye produktlanseringer, etc og gi dem spillerom for å finne ut hvordan å kapitalisere på disse milepælene. Og husk — det er aldri for tidlig å begynne å snakke med et byrå om prosjektet ditt.

Personlighet

jeg nevnte også personlighet. Dette kan være en stor faktor i å vurdere passer med byråer. MENS RFP hovedsakelig skal komme seg til virksomheten og kommunisere det grunnleggende, kan DET også subtilt kommunisere hva du vil være å jobbe med. Det er mange faktorer som bidrar til et vellykket partnerskap, og klient / byrå fit er trolig den største prediktor for prosjekt suksess.

B-b-budsjett

* OK, la oss snakke om budsjett. Jeg vet, du tenker » Vent, jeg bør inkludere budsjettet mitt ?»Ofte kan klienter være svært følsomme for å avsløre budsjettet, og mens de fleste kunder gir oss en ballpark av hva de ønsker å bruke, gjør noen aldri. Etter min mening er dette en feil da det etterlater en avgjørende faktor i prosjektdesignprosessen.

Når jeg designer et prosjekt for en klient, prøver jeg å finne ut hvordan jeg skal nå sine mål innenfor tidsrammen og innenfor budsjettet. Hvis du forteller meg at du har $ 100 000 å tildele til prosjektet, skal jeg gjøre mitt beste for å lage et forslag som oppnår målene dine innenfor det budsjettet. Hvis jeg ikke har budsjettveiledning, antar jeg bare at du vil gjøre alt til maks, og kan komme langt utover budsjettet ditt. I en verden av tilpasset design og engineering, kan du bruke en nesten uendelig mengde å legge til funksjoner og raffinering. Regjeringen gjør det hele tiden.

Men det er mange måter å oppnå dine mål, noen store og dyre og noen veldig enkle. Vår jobb er å hjelpe deg med å få best mulig verdi for budsjettet ditt, eller hvis økonomien ikke er riktig å henvise deg til noen som kan være bedre egnet.

På En eller annen måte må du snakke med byrået ditt om penger. Du kan gjøre det første trekket, signalisere gjennomsiktighet og be firmaet ditt om å fungere som partner for å finne ut prosjektet sammen. Du kjøper ikke en boks med bolter eller en flåte med traktortrailere, eller til og med et nettsted eller en logo; du kjøper tid fra en gruppe talentfulle mennesker som har erfaring med å løse problemer som din. Sparker av forholdet ved å be om hjelp designe prosjektet kan være en fin måte å bli kjent byråer og deres tilnærming til prosjekter.

Skal jeg be om design eller arbeid på forhånd?

Du kan, men ikke bli overrasket når du ikke får det. Spec arbeid er et veldig skittent ord i bransjen, først og fremst fordi det ber fagfolk om å gjøre gratis arbeid, men også fordi det er nesten ingen måte at arbeidet kan være veldig bra. Med mindre du ber om noe som er utrolig greit, er det du får fra et designteam en prosess for å definere og løse problemer som det ikke er noen snarvei for. Å spørre et designteam for en innledende eller ukjent design eller ide om hvordan du løser problemet ditt, er bundet til å resultere i overfladisk og spinkel arbeid. Det vil ikke hjelpe deg med å vurdere de sanne egenskapene til et firma, og kan fremmedgjøre noen potensielle partnere.

våre kunder tar beslutningen om å jobbe med oss basert på vårt tidligere arbeid for andre kunder, og mens de alle er i forskjellige felt og hadde forskjellige utfordringer, forklarer vi hvordan vi identifiserte deres problemer og jobbet for å løse dem. Det er ikke nok å evaluere styrken på det visuelle arbeidet, du vil evaluere prosessen og om det vil fungere med gruppen din.

hvor sender JEG MIN RFP?

Til Upstatement! Seriøst skjønt, du kan sende den bredt og langt og legge den til en offentlig kanal, eller du kan sende den til et lite antall prekvalifiserte firmaer. Vi har sett RFPs begge veier. Hvis utlysningen har sensitiv informasjon i det eller krever en dyp diskusjon med en potensiell partner for å forstå, kan det være lurt å gjøre noen undersøkelser og invitere en utvalgt håndfull bedrifter til å svare.

Men hvis du ønsker å kaste et bredt nett og se hva du får tilbake (og hvis du har navnegjenkjenning for å drive konkurranse for bedriften din), kan du dra nytte av en mer offentlig prosess. Noen RFPs jeg har sett selv be mottakerne å videresende til folk de tror vil være interessert. Vær forberedt på å bli overveldet med svar, eller å bruke mye tid på å svare på spørsmål. De større RFP-anropene har vanligvis strenge regler for spørsmål og svar for å gjøre det lettere for klienten og rettferdig for alle de som sender inn forslag.

takeaway

RFP er ikke iboende dårlige, de kan være gode for kortfattet å beskrive prosjektet ditt og luke ut byråer som ikke vil passe godt. Men Rfp er ikke bra for å bygge relasjoner, som er grunnlaget for godt arbeid. Se etter byråer og enkeltpersoner du respekterer og stoler på, og hvis DU bruker EN RFP, bruk DEN som et verktøy for å bygge et partnerskap som vil resultere i godt arbeid.

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert.