az elmúlt nyolc és fél évben sok különböző típusú pályázati felhívást (RFP) láttunk nagy és kicsi projektek esetében. Bár az Upstatementnél nem minden projektünk RFP-ként indul, jó részük igen. Úgy gondoltam, hogy hasznos lenne az ügyfelek közössége számára, hogy megírjuk gondolatainkat arról, hogy mi teszi a sikeres RFP-t, és néhány buktatót, amelyeket el kell kerülni a javaslat folyamatának kezelésében. Jogi nyilatkozat: Ez leginkább az RFP-kre vonatkozik a digitális tervezésre és a mérnöki tevékenységre. Ha mutatókat keres az RFP elkészítéséhez a közelgő 10 000 000 golyóstoll vásárlásához, ez valószínűleg nem az Ön számára.

az RFP jelentése “ajánlatkérés”, és De rigeur azoknak a szervezeteknek, akik eladókat, tanácsadókat vagy termékeket keresnek. Mindenféle iparágban használják, mindenféle áruhoz és szolgáltatáshoz. Ezért a formátuma és használata meglehetősen szabványosított, és az internet tele van példákkal. Ez egy olyan vállalat közös pénzneme, amely ajánlatot keres egy projektre, és jó módja annak, hogy terjessze a hírt, hogy egy céget szeretne felvenni. De számos módon visszaélhet és visszaélhet, ami káros lehet a projektre, rossz bérletet eredményezhet, vagy elidegenítheti a potenciális partnereket.

egy sikeres projekt egy nagyszerű ügyfél-vállalkozó illeszkedésre és jó projektmeghatározásra támaszkodik, és sok projekt esetében mindez egy ajánlatkéréssel kezdődik. Megyek, hogy menjen át, mi teszi a sikeres RFP, hogyan kell írni, hogy hogyan kell beszélni róla ügynökségek és mit kell keresni a partner. Ennek végére jó ötletnek kell lennie az RFP szerepéről a folyamatban, képesnek kell lennie arra, hogy írjon egyet a projektjéhez, és tudja, mit kell keresnie, amikor válaszokat kap.

szükségünk van még RFP-kre?

divatossá vált a tervezőiparban a kaki-kaki RFP-k, a WTF-től kérdezni és beszélni arról, hogy “megöli az RFP-t.”Ez nem ok nélkül van, sok rossz RFP van odakint.

valójában azt gondolom, hogy az RFP rendben van — mindaddig, amíg nem szeretsz bele. Ha úgy gondolja, hogy az RFP munkája elmagyarázza a projektet a potenciális vállalkozóknak, és világos, tömör kiindulópontként szolgál az eladóval folytatott beszélgetéshez, akkor elég jól működhet. Az új üzletemberek által az RFP-re irányított harag nagy része azzal kapcsolatos, amikor az RFP túl messzire megy, és elkezdi felírni a megoldásokat vagy a pontos folyamatot. Tervezőként és fejlesztőként szeretnénk tudni, hogy mik a céljaid, milyen a szervezeted, milyen a motivációd, a csapatod és a költségvetésed. De ha elmondja kreatív partnerének, hogyan kell megoldania a problémát, akkor rövidre zárhatja kreativitását és veszélyeztetheti a projektet, még mielőtt elkezdené.

milyen alternatívái vannak az RFP-nek?

nem is kell igazán RFP. Sokféle módon lehet ügynökséget vagy szabadúszót felvenni anélkül, hogy átmennénk az RFP folyamat hoopláján. Íme néhány, amit sikeresnek találtunk.

egyáltalán nincs RFP

a legegyszerűbb formában egyszerűen leírhatja a projektet e-mailben vagy telefonon, elmagyarázva, hogy mit szeretne csinálni és miért. Ez jól működik kis projekteknél vagy olyan projekteknél, ahol egy vagy két céggel vagy szabadúszóval beszélget. Ez alkalmi, és egy beszélgetéssel kezdődik, ami nagyszerű. De ez nem méretarányos, és ahogy el lehet képzelni, a tizedik alkalommal, amikor a projektet egy cégnek adod, azt gondolhatod, hogy “ezt csak le kell írnom.”Ha a szóbeszéd útján jár, vezessen néhány tesztkérdéssel, hogy meghatározza az illeszkedést, mielőtt a hosszú formájú beszédet mondaná. Tegyen fel egyszerű minősítő kérdéseket a következők mentén:

  • “együtt fogsz dolgozni ?”
  • ” dolgoztál már Startuppal?”
  • ” vállalna egy projektet ezzel a költségvetéssel?”
  • ” el tudja kezdeni négy hét alatt?”

ezek segíthetnek a potenciális partnerek minősítésében, mielőtt időt fordítana a projekt magyarázatára.

egy rfi

egy másik, formálisabb megközelítés az rfi vagy információkérés. Ez a kapcsolatot helyezi előtérbe, nem csak a projekt követelményei. Nagyon szeretem ezt a módszert, és úgy gondolom, hogy rendkívül segíti a munkát. A szolgáltatóiparban az RFI arról szól, hogy megfelelő legyen, és interjút készítsen egy potenciális szállítóval képességeikről és az Önhöz hasonló projektek megközelítéséről. Nagyszabású vagy hosszú távú projektek esetében az eladó és az ügyfél közötti kapcsolat állapota lesz a fő tényező, míg a konkrét teljesítések és dátumok jönnek és mennek.

szeretném, ha az RFI társkereső lenne, ahol valakit keres, akinek társaságát élvezi, és aki veled vibrál. Az RFP olyan, mintha azt mondaná: “szükségem van valakire, aki 6,8 oz tésztát és vörös mártást eszik velem pénteken, nincs helyettesítés”, míg az RFI arról szól, hogy találjon valakit, akivel sok vacsorára megy.

egy kezdeti felfedezés projekt

Zach Chandler írásban a Stanford Web services blog lebeg az ötlet egy “ismertető vázlat” fázisban. Ez alapvetően egy felhívás egy feltáró kutatási és meghatározási szakasz elvégzésére, ahelyett, hogy elindítaná a nagy végleges projektet. Ez egy nagyszerű ötlet, és valami, amit minden projektbe beépítünk itt az Upstatementnél. Néha ez egy külön szakasz része, néha pedig a nagyobb közös projektünk első részeként. A feltételezés az, hogy a legtöbb ember nem igazán tudja, mit kell terveznie vagy építenie, és megbízható partnerrel kell dolgoznia, hogy kitalálja.

ha az elején egy kemény specifikációval kezdesz, és ragaszkodsz hozzá, valószínűleg ez a legjobb, amit kapsz. Azáltal, hogy nyitott mások ötleteire, és kijelenti A megoldani kívánt problémát, ahelyett, hogy elmondaná az eladónak, hogyan oldja meg az Ön számára, előfordulhat, hogy az eredmény sokkal jobb lehet, mint azt elképzelte.

— Zach Chandler

az ötlet mindezekkel az, hogy hagyja maga mögött a kemény specifikáció gondolatát, és összpontosítson a céljaira és beszélgetéseire, hogy megvilágítsa az elérésük lehetséges módszereit. Bármely szolgáltatással, egy kapcsolatra támaszkodik, hogy olyan munkát készítsen, amely kielégíti az Ön igényeit. Ez nem olyan tranzakciós, mint a hagyományos RFP akarja.

mit kell belefoglalnom az RFP-be?

egy jó RFP tartalmazhat mindenféle dolgot, és a legjobbak, amiket láttam, sok személyiséggel rendelkeznek. Mindjárt rátérünk. Legalább a következőket kell tartalmaznia:

  • a vállalat vagy szervezet leírása küldetésnyilatkozattal és történelemmel
  • a keresett projekt vagy kapcsolat leírása
  • a projekt értéke a vállalat és/vagy a felhasználók számára
  • a projekt paraméterei, a technológiától az idővonalig és/vagy a földrajzig
  • a projekt csapata az Ön oldalán
  • a projektirányítási modell (jóváhagyások, stb.)
  • a kiválasztási folyamat és kritériumok a szállító kiválasztására
  • bármilyen kiegészítő anyag vagy háttérinformáció
  • a költségvetés*

Projekt leírása

amikor leírja a projektet, próbálja meg leírni azt, hogy mit kell tennie, vagy a céljait, nem csak a jellemzőit. Túl sok RFP írja le, hogy hány oldalnak kell lennie egy webhelynek, vagy konkrét ötleteket arról, hogy mely megosztási eszközöknek kell jelen lenniük és hol. Ha először arról beszél, hogy a projekt célja a vállalat, a felhasználók vagy az ügyfelek javát szolgálni, akkor megoldások helyett problémákat határoz meg. Az Ön által értékelt ügynökségek professzionális problémamegoldók, akik meglepik Önt kreativitásukkal és találékonyságukkal a probléma egyedülálló módon történő megoldásában.

paraméterek

ha bármilyen kemény paramétere van az idő vagy a technológia körül, legyen a lehető legelőször ezekkel. Ha ajánlásokat keres, ez jó esély lehet arra, hogy meghallgassa a potenciális partnerektől, miért javasolnának egy bizonyos megközelítést. Ügyeljen arra, hogy mindkét szeme nyitva legyen, amikor értékeli azokat a gyártókat, amelyek szabadalmaztatott technológiát vagy előfizetésen alapuló szolgáltatásokat nyújtanak. Néha ez jól működik, de máskor a munkaerő veszteségvezető, hogy több ügyfelet szerezzen a platformjukon. Elég technológiai agnosztikusak vagyunk, de meg kellett tisztítanunk néhány projektet azoknak az ügyfeleknek, akik egy korábbi szállító tulajdonában lévő technológiai platformon all-in mentek, csak azért, hogy megállapítsák, hogy a funkciók hiányoznak és be vannak zárva.

az Idővonal szintén nagyon fontos paraméter, és ha olyan vagy, mint a legtöbb ügyfél, akkor válaszod a “mikor szeretnéd ezt kézbesíteni?”valószínűleg tegnap. Van egy pár kulcsfontosságú dátumok lennék tisztában: a javaslat esedékessége, a várható kezdési ablak (a tartományok jók) és a várható indítási ablak. Gondolj mérföldkövekre, ne konkrét dátumokra. Minden részletesebbet valószínűleg nagyon gyorsan felrobbantanak, más okból, mint hogy lehetetlen megjósolni a jövőt. Tudassa az ügynökségekkel a világ legfontosabb dátumait, a közelgő konferenciákat, az évszakok eladását, az új termékbemutatókat stb., és adjon nekik mozgásteret, hogy segítsenek kitalálni, hogyan lehet kihasználni ezeket a mérföldköveket. És ne feledje — soha nem túl korai beszélni egy ügynökséggel a projektjéről.

személyiség

megemlítettem a személyiséget is. Ez óriási tényező lehet az ügynökségekkel való illeszkedés értékelésében. Míg az RFP-nek többnyire az üzleti életbe kell lépnie, és kommunikálnia kell az alapokat, finoman kommunikálhat azzal is, hogy mit szeretne dolgozni. Sok tényező járul hozzá a sikeres partnerséghez, és az ügyfél/ügynökség illeszkedése valószínűleg a projekt sikerének legnagyobb előrejelzője.

B-B-költségvetés

*OK, beszéljünk a költségvetésről. Tudom, arra gondolsz: “várj, bele kellene foglalnom a költségvetésemet?”Az ügyfelek gyakran nagyon érzékenyek lehetnek a költségvetésük nyilvánosságra hozatalára, és míg a legtöbb ügyfél egy ballparkot ad nekünk arról, hogy mit akarnak költeni, néhányan soha nem teszik meg. Véleményem szerint ez hiba, mivel kihagy egy döntő tényezőt a projekttervezési folyamatban.

amikor egy projektet tervezek egy ügyfél számára, megpróbálom kitalálni, hogyan érhetem el céljaikat az időkereten belül és a költségvetésükön belül. Ha azt mondja, hogy 100 000 dollárja van a projektre, akkor mindent megteszek, hogy olyan javaslatot hozzak létre, amely a költségvetésen belül eléri a céljait. Ha nincs költségvetési útmutatásom, akkor csak azt feltételezem, hogy mindent meg akar tenni a lehető legnagyobb mértékben, és messze meghaladhatja a költségvetését. Az egyedi tervezés és tervezés világában szinte végtelen összeget költhet funkciók hozzáadásával és finomításával. A kormány állandóan ezt csinálja.

de sok módja van a célok elérésének, néhány nagy és drága és néhány nagyon egyszerű. A mi feladatunk az, hogy segítsünk Önnek a legjobb ár-érték arányt elérni a költségvetésében, vagy ha a közgazdaságtan nem megfelelő arra, hogy valakihez utaljon, aki jobban illeszkedik.

így vagy úgy, beszélned kell az ügynökségeddel a pénzről. Megteheti az első lépést, jelezheti az átláthatóságot, és megkérheti cégét, hogy partnerként járjon el a projekt közös kidolgozásában. Nem vásárol egy doboz csavart vagy egy traktor pótkocsi flottát, vagy akár egy weboldalt vagy logót; időt vásárol olyan tehetséges emberek csoportjától, akik tapasztalattal rendelkeznek a problémamegoldásban, mint a tiéd. A kapcsolat elindítása a projekt megtervezéséhez nyújtott segítség kérésével nagyszerű módja lehet az ügynökségek és a projektek megközelítésének megismerésére.

előre kell kérnem a terveket vagy a munkát?

lehet, de ne lepődj meg, ha nem kapod meg. A Spec munka nagyon piszkos szó az iparban, elsősorban azért, mert arra kéri a szakembereket, hogy végezzenek ingyenes munkát, hanem azért is, mert szinte nincs mód arra, hogy a munka nagyon jó legyen. Hacsak nem kér valamit, ami hihetetlenül egyszerű, amit egy tervezőcsapattól kap, az olyan problémák meghatározásának és megoldásának folyamata, amelyekre nincs rövidítés. Ha egy tervezőcsapattól kezdeti vagy nem kutatott tervet vagy ötletet kér a probléma megoldásáról, az felületes és gyenge munkát eredményez. Ez nem segít felmérni a cég valódi képességeit, és elidegenítheti néhány potenciális partnert.

ügyfeleink úgy döntenek, hogy velünk dolgoznak a korábbi munkánk alapján más ügyfelek számára, és bár mindannyian különböző területeken vannak, és különböző kihívásokkal küzdenek, elmagyarázzuk, hogyan azonosítottuk a problémáikat és dolgoztunk megoldani őket. Nem elég, hogy értékelje az erejét a vizuális munka, szeretné értékelni a folyamatot, és hogy működni fog a csoport.

hová küldjem az RFP-t?

Hogy Upstatement! De komolyan, elküldheted széles körben és messzire, és közzéteheted egy nyilvános csatornán, vagy elküldheted egy kis számú előminősített cégnek. Mindkét irányban láttuk az RFP – ket. Ha a pályázati felhívás érzékeny információkat tartalmaz, vagy mély megbeszélést igényel egy potenciális partnerrel, hogy megértse, érdemes néhány kutatást végezni, és meghívni egy kiválasztott maroknyi céget, hogy válaszoljon.

de ha széles hálót szeretne leadni, és megnézheti, mit kap vissza (és ha a névfelismerés a vállalkozás versenyének ösztönzésére szolgál), akkor előnyösebb lehet egy nyilvános folyamat. Néhány RFP láttam még kérni a címzettek, hogy továbbítsa az emberek azt hiszik, lesz érdekelt. Készüljön fel arra, hogy elárasztja a válasz, vagy sok időt tölt a kérdések megválaszolásával. A nagyobb RFP-felhívások általában szigorú szabályokkal rendelkeznek a kérdésekre és a válaszokra vonatkozóan, hogy megkönnyítsék az ügyfelet és tisztességesek legyenek a pályázók számára.

az elvihető

az RFP-k nem eredendően rosszak, nagyszerűek lehetnek a projekt tömör leírására és a nem megfelelő ügynökségek kiszűrésére. De az RFP-k nem jók a kapcsolatok kiépítésére, ami a jó munka alapja. Keressen olyan ügynökségeket és egyéneket, akiket tisztel és megbízik, és ha RFP-t használ, használja azt eszközként egy olyan partnerség kiépítéséhez, amely nagyszerű munkát eredményez.

Vélemény, hozzászólás?

Az e-mail-címet nem tesszük közzé.