Negli ultimi otto anni e mezzo abbiamo visto un sacco di diversi tipi di richieste di proposte (RFP) per progetti grandi e piccoli. Anche se non tutti i nostri progetti a Upstatement iniziano come RFP, un buon numero di loro fanno. Ho pensato che sarebbe stato utile per la comunità di clienti là fuori per scrivere i nostri pensieri su ciò che rende un RFP di successo, e alcune delle insidie da evitare nella gestione del processo di proposta. Disclaimer: questo si applica principalmente a RFP per la progettazione e l’ingegneria digitale. Se stai cercando indicazioni su come creare quella RFP per il tuo prossimo acquisto di penne a sfera 10,000,000, questo probabilmente non fa per te.

RFP sta per “Richiesta di proposta” ed è de rigeur per le organizzazioni che cercano fornitori, consulenti o prodotti. È utilizzato in tutti i tipi di industrie e per tutti i tipi di beni e servizi. Per questo motivo, è abbastanza standardizzato nel suo formato e utilizzo, e Internet è pieno di esempi. È la valuta comune di un’azienda che cerca offerte per un progetto e un buon modo per diffondere la notizia che stai cercando di assumere un’azienda. Ma può anche essere abusato e abusato in un certo numero di modi che possono essere dannosi per il tuo progetto, provocare un cattivo noleggio o alienare potenziali partner.

Un progetto di successo si basa su un grande cliente-appaltatore in forma e buona definizione del progetto, e per molti progetti tutto questo inizia con una richiesta di proposta. Ho intenzione di passare attraverso ciò che rende un RFP di successo, da come scriverlo a come parlarne con le agenzie e cosa cercare in un partner. Alla fine di questo, dovresti avere una buona idea del ruolo della RFP nel processo, essere in grado di scriverne uno per il tuo progetto e sapere cosa cercare quando inizi a ricevere risposte.

Abbiamo ancora bisogno di RFP?

È diventato di moda nel settore del design per fare la cacca, chiedere a WTF e parlare di ” uccidere la RFP.”Questo non è senza una buona ragione, ci sono un sacco di cattivi RFP là fuori.

In realtà penso che la RFP vada bene, purché non te ne innamori. Se si pensa al lavoro della RFP come spiegare il progetto ai potenziali appaltatori e servire come punto di partenza chiaro e conciso per una conversazione con un fornitore, può funzionare abbastanza bene. Molte delle i dirette alla RFP da parte di nuovi uomini d’affari hanno a che fare con quando la RFP va troppo lontano e inizia a prescrivere soluzioni o il processo preciso per arrivarci. Come persone di progettazione e sviluppo, vogliamo sapere quali sono i tuoi obiettivi, come è la tua organizzazione, le tue motivazioni, il tuo team e i tuoi budget. Ma se dici al tuo partner creativo come dovrebbero risolvere il tuo problema, potresti cortocircuitare la loro creatività e compromettere il tuo progetto prima ancora che sia iniziato.

Quali sono alcune alternative alla RFP?

Non hai nemmeno davvero bisogno di una RFP. Ci sono molti modi per assumere un’agenzia o un libero professionista senza passare attraverso il trambusto di un processo RFP. Qui ci sono alcuni che abbiamo trovato successo.

Nessuna RFP

Nella sua forma più semplice potresti semplicemente descrivere il tuo progetto via e-mail o per telefono, spiegando cosa vorresti fare e perché. Questo funziona bene per piccoli progetti o progetti in cui stai parlando con una o due aziende o liberi professionisti. E ‘ casuale, e inizia con una conversazione, che è grande. Ma questo non scala, e come puoi immaginare, la decima volta che dai il tuo progetto a un’azienda potresti pensare “Dovrei solo scriverlo.”Se si va il word-of-mouth percorso, portare con un paio di domande del test per determinare in forma prima di dare il discorso a lungo forma. Fai semplici domande di qualificazione sulla falsariga di:

  • “Lavorerai con ?”
  • ” Hai mai lavorato con una startup?”
  • ” Accetteresti un progetto con questo budget?”
  • ” Puoi iniziare tra quattro settimane?”

Questi possono aiutare a qualificare potenziali partner prima di affondare il tempo in spiegare il progetto.

Un RFI

Un altro approccio più formale è il RFI o Richiesta di informazioni. Questo mette al primo posto la relazione, non solo i requisiti del progetto. Mi piace molto questo metodo e penso che aiuti immensamente il lavoro. Nel settore dei servizi, un RFI è tutto di stabilire in forma e intervistare un potenziale fornitore per le loro capacità e l’approccio a progetti come il tuo. Per progetti su larga scala o a lungo termine, la salute del rapporto tra il fornitore e il cliente sarà un fattore importante, mentre i risultati e le date specifiche andranno e verranno.

Paragonerei l’RFI alla datazione, dove stai cercando qualcuno la cui compagnia ti piace e che vibes con te. La RFP è come dire “Ho bisogno di qualcuno che mangi 6.8 oz di pasta e salsa rossa con me il venerdì, nessuna sostituzione” mentre la RFI sta cercando qualcuno con cui andare a molte cene con.

Un progetto iniziale di scoperta

Zach Chandler scrivendo sul blog di Stanford Web services galleggia l’idea di una fase di “Schizzo espositivo”. È fondamentalmente una chiamata a fare una fase di ricerca e definizione esplorativa invece di dare il via al grande progetto definitivo. È una grande idea, e qualcosa che costruiamo in ogni progetto qui a Upstatement. A volte questo fa parte di una fase separata, e talvolta come la prima parte del nostro progetto più ampio insieme. Il presupposto è che la maggior parte delle persone non sa davvero di cosa hanno bisogno per progettare o costruire, e dovrebbe lavorare con un partner di fiducia per capirlo.

Se inizi con, e insisti, una specifica difficile all’inizio, questo è probabilmente il meglio che otterrai. Essendo aperto alle idee degli altri e affermando il problema che si desidera risolvere piuttosto che dire al venditore come risolverlo per te, potresti scoprire che il risultato può essere molto meglio di quanto immaginassi.

– Zach Chandler

L’idea con tutti questi è di lasciare l’idea di una specifica difficile dietro e concentrarsi sui vostri obiettivi e conversazioni per illuminare possibili metodi di raggiungerli. Con qualsiasi servizio, ti affidi a una relazione per produrre lavoro in grado di soddisfare le tue esigenze. Non è così transazionale come la tradizionale RFP vuole che sia.

Cosa devo includere nella mia RFP?

Una buona RFP può includere tutti i tipi di cose, e le migliori che ho visto hanno molta personalità. Ci arriveremo tra un secondo. Come minimo dovresti includere:

  • Una descrizione della vostra azienda o organizzazione della “mission” e la storia
  • Una descrizione del progetto o del rapporto che stai cercando
  • Il valore del progetto per la vostra azienda e/o il tuo blog
  • I parametri per il progetto, dalla tecnologia alla timeline e/o geografia
  • Il team di progetto sul lato
  • Il progetto modello di governance (autorizzazioni, ecc)
  • Il processo di selezione e criteri di scelta di un fornitore
  • Eventuali materiali integrativi o informazioni di sfondo
  • Il budget*

Descrizione del progetto

Quando descrivi il tuo progetto, prova a descriverlo in termini di ciò che deve fare o dei suoi obiettivi e non solo delle sue caratteristiche. Troppe RFP descrivono quante pagine un sito deve avere o idee specifiche su quali strumenti di condivisione dovrebbero essere presenti e dove. Se inizi a parlare di come il tuo progetto mira a beneficiare la tua azienda o i tuoi utenti o clienti, stai definendo problemi invece di soluzioni. Le agenzie che valuterai sono risolutori di problemi professionali che ti sorprenderanno con la loro creatività e ingegno nel risolvere il tuo problema in un modo unico.

Parametri

Se si dispone di parametri duri in tutto il tempo o la tecnologia, essere il più in anticipo con questi come possibile. Se siete alla ricerca di raccomandazioni, questo può essere una buona occasione per sentire da potenziali partner perché si consiglia un certo approccio. Assicurarsi di avere entrambi gli occhi aperti quando si valutano eventuali fornitori che spingono tecnologia proprietaria o servizi basati su abbonamento. A volte questo può funzionare bene, ma altre volte il lavoro è una perdita-leader per ottenere più clienti sulla loro piattaforma. Siamo abbastanza agnostici della tecnologia, ma abbiamo dovuto ripulire alcuni progetti per i clienti che sono andati all-in su una piattaforma tecnologica di proprietà di un precedente fornitore solo per scoprire che le sue funzionalità mancavano e erano bloccate.

Timeline è anche un parametro molto importante, e se siete come la maggior parte dei clienti la vostra risposta a ” quando vuoi questo consegnato?”è probabilmente ieri. Ci sono un paio di date chiave di cui sarei a conoscenza: la data di scadenza della proposta, la finestra di avvio anticipata (gli intervalli sono buoni) e la finestra di avvio anticipata. Pensate pietre miliari e non date specifiche. Qualcosa di più dettagliato rischia di essere soffiato molto rapidamente, per nessun altro motivo che è impossibile prevedere il futuro. Lascia che le agenzie sappiano le date chiave nel tuo mondo, le prossime conferenze, le stagioni di vendita, i lanci di nuovi prodotti, ecc. E ricorda: non è mai troppo presto per iniziare a parlare con un’agenzia del tuo progetto.

Personalità

Ho anche menzionato la personalità. Questo può essere un fattore enorme nel valutare in forma con le agenzie. Mentre la RFP dovrebbe principalmente mettersi al lavoro e comunicare le basi, può anche comunicare sottilmente ciò che ti piacerà lavorare. Ci sono molti fattori che contribuiscono a una partnership di successo e l’adattamento del cliente/agenzia è probabilmente il più grande predittore del successo del progetto.

B-b-budget

*OK, parliamo di budget. Lo so, stai pensando ” Aspetta, dovrei includere il mio budget?”Spesso i clienti possono essere molto sensibili a rivelare il loro budget, e mentre la maggior parte dei clienti ci danno un campo da baseball di ciò che stanno cercando di spendere, alcuni non lo fanno mai. A mio parere, questo è un errore in quanto lascia fuori un fattore cruciale nel processo di progettazione del progetto.

Quando sto progettando un progetto per un cliente, sto cercando di capire come raggiungere i loro obiettivi all’interno del loro lasso di tempo e all’interno del loro budget. Se mi dici che hai allocate 100.000 da destinare al progetto, farò del mio meglio per creare una proposta che raggiunga i tuoi obiettivi all’interno di quel budget. Se non ho una guida di bilancio mi limiterò a supporre che si vuole fare tutto al massimo, e può venire in ben oltre il vostro budget. Nel mondo del design personalizzato e dell’ingegneria, puoi spendere una quantità quasi infinita aggiungendo funzionalità e raffinazione. Il governo lo fa sempre.

Ma ci sono molti modi per raggiungere i tuoi obiettivi, alcuni grandi e costosi e alcuni molto semplici. Il nostro compito è quello di aiutarti a ottenere il miglior valore per il tuo budget, o se l’economia non è giusta per indirizzarti a qualcuno che potrebbe essere più adatto.

In un modo o nell’altro, dovrai parlare con la tua agenzia di soldi. Puoi fare la prima mossa, segnalare la trasparenza e chiedere alla tua azienda di agire come partner nel capire il progetto insieme. Non stai acquistando una scatola di bulloni o una flotta di rimorchi per trattori, o anche un sito web o un logo; stai acquistando tempo da un gruppo di persone di talento che hanno esperienza di risolvere problemi come il tuo. Dare il via al rapporto chiedendo aiuto per progettare il progetto può essere un ottimo modo per conoscere le agenzie e il loro approccio ai progetti.

Dovrei chiedere disegni o lavorare in anticipo?

Puoi, ma non essere sorpreso quando non lo capisci. Lavoro Spec è una parola davvero sporca nel settore, in primo luogo perché chiede ai professionisti di fare lavoro gratuito, ma anche perché non c’è quasi nessun modo che il lavoro può essere molto buono. A meno che tu non stia chiedendo qualcosa di incredibilmente semplice, quello che ottieni da un team di progettazione è un processo di definizione e risoluzione di problemi per i quali non esiste una scorciatoia. Chiedere a un team di progettazione un progetto iniziale o non ricercato o un’idea su come risolvere il tuo problema è destinato a tradursi in un lavoro superficiale e fragile. Non ti aiuterà a valutare le vere capacità di un’azienda e potrebbe alienare alcuni potenziali partner.

I nostri clienti prendono la decisione di lavorare con noi in base al nostro lavoro passato per altri clienti, e mentre sono tutti in campi diversi e hanno avuto sfide diverse, spieghiamo come abbiamo identificato i loro problemi e lavorato per risolverli. Non è sufficiente valutare la forza del lavoro visivo, si desidera valutare il processo e se funzionerà con il proprio gruppo.

Dove invio la mia RFP?

A Upstatement! Seriamente però, potresti inviarlo in largo e lontano e pubblicarlo su un canale pubblico, oppure potresti inviarlo a un piccolo numero di aziende prequalificate. Abbiamo visto RFP in entrambi i modi. Se il tuo invito a presentare proposte contiene informazioni sensibili o richiede una discussione approfondita con un potenziale partner per capire, potresti voler fare qualche ricerca e invitare una manciata selezionata di aziende a rispondere.

Ma se stai cercando di lanciare un’ampia rete e vedere cosa ottieni (e se hai il riconoscimento del nome per guidare la concorrenza per la tua attività) potresti beneficiare di un processo più pubblico. Alcune RFP che ho visto chiedono persino ai destinatari di inoltrare a persone che pensano saranno interessate. Siate pronti a essere sopraffatti con la risposta, o di spendere un sacco di tempo a rispondere alle domande. Le chiamate RFP più grandi di solito hanno regole severe per domande e risposte per rendere più facile per il cliente e giusto per tutti coloro che presentano proposte.

Gli RFP da asporto

non sono intrinsecamente cattivi, possono essere ottimi per descrivere succintamente il tuo progetto e estirpare le agenzie che non saranno una buona misura. Ma RFP non sono buoni per costruire relazioni, che è il fondamento di un buon lavoro. Cerca agenzie e individui che rispetti e di cui ti fidi, e se usi una RFP, usala come strumento per costruire una partnership che si tradurrà in un grande lavoro.

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