Au cours des huit dernières années et demie, nous avons vu de nombreux types de demandes de propositions (DP) pour des projets de petite et de grande envergure. Bien que tous nos projets à Upstatement ne commencent pas par des appels d’offres, un bon nombre d’entre eux le font. J’ai pensé qu’il serait utile à la communauté des clients de rédiger nos réflexions sur ce qui fait la réussite d’une demande de propositions et sur certains des pièges à éviter dans la gestion du processus de proposition. Avertissement: cela s’applique principalement aux appels d’offres pour la conception et l’ingénierie numériques. Si vous cherchez des conseils sur l’élaboration de cette demande de propositions pour votre prochain achat de 10 000 000 de stylos à bille, ce n’est probablement pas pour vous.

RFP signifie « Demande de proposition » et c’est de la rigueur pour les organisations à la recherche de fournisseurs, de consultants ou de produits. Il est utilisé dans toutes sortes d’industries et pour toutes sortes de biens et services. Pour cette raison, son format et son utilisation sont assez standardisés, et Internet regorge d’exemples. C’est la monnaie commune d’une entreprise qui cherche des offres pour un projet, et un bon moyen de diffuser la nouvelle que vous cherchez à embaucher une entreprise. Mais il peut également être mal utilisé et abusé de plusieurs façons qui peuvent nuire à votre projet, entraîner une mauvaise embauche ou aliéner des partenaires potentiels.

Un projet réussi repose sur une bonne adéquation client-entrepreneur et une bonne définition du projet, et pour de nombreux projets, tout commence par une demande de proposition. Je vais passer en revue ce qui fait un appel d’offres réussi, de la façon de l’écrire à la façon d’en parler avec les agences et ce qu’il faut rechercher chez un partenaire. À la fin de cela, vous devriez avoir une bonne idée du rôle de l’appel d’offres dans le processus, pouvoir en rédiger un pour votre projet et savoir quoi rechercher lorsque vous commencez à recevoir des réponses.

Avons-nous encore besoin d’appels d’offres?

Il est devenu à la mode dans l’industrie du design de poo-poo RFP, de demander à WTF et de parler de « tuer la RFP. »Ce n’est pas sans raison, il y a beaucoup de mauvaises demandes de propositions.

Je pense en fait que l’appel d’offres est correct — tant que vous n’en tombez pas amoureux. Si vous pensez que le travail de l’appel d’offres consiste à expliquer le projet à des entrepreneurs potentiels et à servir de point de départ clair et concis pour une conversation avec un fournisseur, cela peut très bien fonctionner. Une grande partie de l’ire dirigée contre l’appel d’offres de la part des nouveaux entrepreneurs est liée au fait que l’appel d’offres va trop loin et commence à prescrire des solutions ou le processus précis pour y parvenir. En tant que responsables de la conception et du développement, nous voulons connaître vos objectifs, à quoi ressemble votre organisation, vos motivations, votre équipe et vos budgets. Mais si vous dites à votre partenaire créatif comment il doit résoudre votre problème, vous risquez de court-circuiter sa créativité et de compromettre votre projet avant même qu’il ne soit commencé.

Quelles sont les alternatives à la DP?

Vous n’avez même pas vraiment besoin d’une DP. Il existe de nombreuses façons d’embaucher une agence ou un pigiste sans passer par le cerceau d’un processus d’appel d’offres. En voici quelques-uns que nous avons trouvés réussis.

Pas d’appel d’offres du tout

Dans sa forme la plus simple, vous pouvez simplement décrire votre projet par e-mail ou par téléphone, en expliquant ce que vous souhaitez faire et pourquoi. Cela fonctionne bien pour les petits projets ou les projets où vous parlez avec une ou deux entreprises ou des pigistes. C’est décontracté et commence par une conversation, ce qui est génial. Mais cela ne prend pas de l’ampleur, et comme vous pouvez l’imaginer, la dixième fois que vous donnez votre argumentaire de projet à une entreprise, vous pensez peut-être « Je devrais simplement écrire ceci. »Si vous suivez la voie du bouche-à-oreille, menez avec quelques questions de test pour déterminer l’ajustement avant de prononcer le discours long. Posez des questions de qualification simples du type ::

  •  » Allez-vous travailler avec? »
  •  » Avez-vous déjà travaillé avec une startup ? »
  •  » Prendriez-vous un projet avec ce budget? »
  •  » Pouvez-vous commencer dans quatre semaines? »

Ceux-ci peuvent vous aider à qualifier des partenaires potentiels avant de passer du temps à expliquer le projet.

Une DDR

Une autre approche plus formelle est la DDR ou la demande de renseignements. Cela met la relation en premier, pas seulement les exigences du projet. J’aime vraiment cette méthode et je pense qu’elle aide énormément le travail. Dans le secteur des services, une DDR consiste à établir l’adéquation et à interviewer un fournisseur potentiel pour ses capacités et son approche de projets comme le vôtre. Pour les projets à grande échelle ou à long terme, la santé de la relation entre le fournisseur et le client sera un facteur majeur, tandis que les livrables et les dates spécifiques vont et viennent.

Je comparerais la RFI à des rencontres, où vous cherchez quelqu’un dont vous aimez la compagnie et qui vibre avec vous. L’appel d’offres est comme dire « J’ai besoin de quelqu’un pour manger 6,8 oz de pâtes et de sauce rouge avec moi le vendredi, pas de substitutions » alors que la RFI consiste à trouver quelqu’un avec qui aller à de nombreux dîners.

Un premier projet de découverte

Zach Chandler écrit sur le blog de Stanford Web services laisse planer l’idée d’une phase de « Croquis d’exposition ». Il s’agit essentiellement d’un appel à faire une phase de recherche exploratoire et de définition au lieu de lancer le grand projet définitif. C’est une excellente idée, et quelque chose que nous intégrons à chaque projet ici chez Upstatement. Parfois, cela fait partie d’une phase séparée, et parfois comme la première partie de notre projet plus vaste ensemble. L’hypothèse est que la plupart des gens ne savent pas vraiment ce dont ils ont besoin pour concevoir ou construire, et devraient travailler avec un partenaire de confiance pour le comprendre.

Si vous commencez avec, et insistez sur, une spécification difficile au début, c’est probablement le meilleur que vous obtiendrez. En étant ouvert aux idées des autres et en indiquant le problème que vous souhaitez résoudre plutôt que de dire au fournisseur comment le résoudre pour vous, vous constaterez peut-être que le résultat peut être bien meilleur que ce que vous aviez imaginé.

— Zach Chandler

L’idée avec tout cela est de laisser derrière soi l’idée d’une spécification difficile et de se concentrer sur vos objectifs et vos conversations pour éclairer les méthodes possibles pour les atteindre. Avec n’importe quel service, vous comptez sur une relation pour produire un travail qui répondra à vos besoins. Ce n’est pas aussi transactionnel que le veut la DP traditionnelle.

Que dois-je inclure dans mon appel d’offres?

Une bonne DP peut inclure toutes sortes de choses, et les meilleures que j’ai vues ont beaucoup de personnalité. On y arrivera dans une seconde. Au minimum, vous devez inclure:

  • Une description de votre entreprise ou organisation avec énoncé de mission et historique
  • Une description du projet ou de la relation que vous recherchez
  • La valeur de ce projet pour votre entreprise et / ou vos utilisateurs
  • Les paramètres du projet, de la technologie à la chronologie et / ou à la géographie
  • L’équipe du projet à vos côtés
  • Le modèle de gouvernance du projet (approbations, etc.)
  • Le processus de sélection et les critères de sélection d’un fournisseur
  • Tout matériel supplémentaire ou information de base
  • Le budget *

Description du projet

Lorsque vous décrivez votre projet, essayez de le décrire en fonction de ce qu’il doit faire ou de ses objectifs et pas seulement de ses fonctionnalités. Trop de demandes de propositions décrivent le nombre de pages qu’un site doit avoir, ou des idées spécifiques sur les outils de partage qui doivent être présents et où. Si vous commencez par parler de la façon dont votre projet vise à profiter à votre entreprise ou à vos utilisateurs ou clients, vous définissez des problèmes plutôt que des solutions. Les agences que vous évaluerez sont des résolveurs de problèmes professionnels qui vous surprendront par leur créativité et leur ingéniosité pour résoudre votre problème de manière unique.

Paramètres

Si vous avez des paramètres difficiles dans le temps ou la technologie, soyez le plus à l’avant avec ceux-ci que possible. Si vous cherchez des recommandations, cela peut être une bonne occasion d’entendre des partenaires potentiels pourquoi ils recommanderaient une certaine approche. Assurez-vous d’avoir les deux yeux ouverts lors de l’évaluation de tous les fournisseurs qui mettent en avant une technologie propriétaire ou des services par abonnement. Parfois, cela peut fonctionner correctement, mais d’autres fois, le travail est un leader de perte pour attirer plus de clients sur leur plate-forme. Nous sommes assez agnostiques en matière de technologie, mais nous avons dû nettoyer certains projets pour les clients qui ont opté pour une plate-forme technologique appartenant à un fournisseur précédent pour constater que ses fonctionnalités manquaient et qu’elles étaient verrouillées.

La chronologie est également un paramètre très important, et si vous êtes comme la plupart des clients, votre réponse à « quand souhaitez-vous que cela soit livré? »c’est probablement hier. Il y a quelques dates clés dont je serais au courant: la date d’échéance de la proposition, la fenêtre de démarrage prévue (les plages sont bonnes) et la fenêtre de lancement prévue. Pensez à des jalons et non à des dates spécifiques. Tout ce qui est plus détaillé est susceptible d’être soufflé très rapidement, pour aucune autre raison qu’il est impossible de prédire l’avenir. Informez les agences des dates clés de votre monde, des conférences à venir, des saisons de vente, des lancements de nouveaux produits, etc. et donnez-leur une marge de manœuvre pour les aider à comprendre comment capitaliser sur ces étapes. Et n’oubliez pas qu’il n’est jamais trop tôt pour parler de votre projet avec une agence.

Personnalité

J’ai également mentionné la personnalité. Cela peut être un facteur énorme dans l’évaluation de l’adéquation avec les agences. Bien que l’appel d’offres devrait principalement se mettre au travail et communiquer les bases, il peut également communiquer subtilement ce avec quoi vous allez travailler. De nombreux facteurs contribuent à la réussite d’un partenariat, et l’adéquation client/agence est probablement le plus grand prédicteur de la réussite d’un projet.

B-b-budget

* D’accord, parlons de budget. Je sais, tu te dis  » Attends, je devrais inclure mon budget? »Souvent, les clients peuvent être très sensibles à la divulgation de leur budget, et bien que la plupart des clients nous donnent un aperçu de ce qu’ils cherchent à dépenser, certains ne le font jamais. À mon avis, c’est une erreur car cela laisse de côté un facteur crucial dans le processus de conception du projet.

Lorsque je conçois un projet pour un client, j’essaie de comprendre comment atteindre leurs objectifs dans les délais et dans les limites de leur budget. Si vous me dites que vous avez 100 000 $ à allouer au projet, je vais faire de mon mieux pour créer une proposition qui atteint vos objectifs dans les limites de ce budget. Si je n’ai pas de directives budgétaires, je suppose simplement que vous voulez tout faire au maximum, et que cela peut aller bien au-delà de votre budget. Dans le monde de la conception et de l’ingénierie personnalisées, vous pouvez dépenser une quantité presque infinie d’ajout de fonctionnalités et de raffinage. Le gouvernement le fait tout le temps.

Mais il existe de nombreuses façons d’atteindre vos objectifs, certaines grandes et coûteuses et d’autres très simples. Notre travail consiste à vous aider à obtenir la meilleure valeur pour votre budget, ou si les conditions économiques ne sont pas correctes, à vous référer à quelqu’un qui pourrait être mieux adapté.

D’une manière ou d’une autre, vous allez devoir parler d’argent avec votre agence. Vous pouvez faire le premier pas, faire preuve de transparence et demander à votre entreprise d’agir en tant que partenaire pour définir ensemble le projet. Vous n’achetez pas une boîte de boulons ou une flotte de semi-remorques, ni même un site Web ou un logo; vous achetez du temps auprès d’un groupe de personnes talentueuses qui ont de l’expérience dans la résolution de problèmes comme le vôtre. Lancer la relation en demandant de l’aide pour concevoir le projet peut être un excellent moyen de connaître les agences et leur approche des projets.

Dois-je demander des dessins ou des travaux à l’avance?

Vous pouvez, mais ne soyez pas surpris quand vous ne l’obtenez pas. Le travail de spécification est un mot vraiment sale dans l’industrie, principalement parce qu’il demande aux professionnels de faire du travail gratuit, mais aussi parce qu’il n’y a presque aucun moyen que le travail puisse être très bon. À moins que vous ne demandiez quelque chose d’incroyablement simple, ce que vous obtenez d’une équipe de conception est un processus de définition et de résolution de problèmes pour lesquels il n’y a pas de raccourci. Demander à une équipe de conception une conception ou une idée initiale ou non recherchée sur la façon de résoudre votre problème entraînera un travail superficiel et fragile. Cela ne vous aidera pas à évaluer les véritables capacités d’une entreprise et peut aliéner certains partenaires potentiels.

Nos clients prennent la décision de travailler avec nous en fonction de notre travail passé pour d’autres clients, et bien qu’ils soient tous dans des domaines différents et aient eu des défis différents, nous expliquons comment nous avons identifié leurs problèmes et travaillé pour les résoudre. Il ne suffit pas d’évaluer la force du travail visuel, vous voulez évaluer le processus et savoir s’il fonctionnera avec votre groupe.

Où dois-je envoyer mon appel d’offres?

À la remontée! Sérieusement, vous pouvez l’envoyer de loin et le poster sur une chaîne publique, ou vous pouvez l’envoyer à un petit nombre d’entreprises préqualifiées. Nous avons vu des appels d’offres dans les deux sens. Si votre appel de propositions contient des informations sensibles ou nécessite une discussion approfondie avec un partenaire potentiel pour comprendre, vous voudrez peut-être faire des recherches et inviter une poignée d’entreprises sélectionnées à répondre.

Mais si vous cherchez à jeter un large filet et à voir ce que vous récupérez (et si vous avez la reconnaissance du nom pour stimuler la concurrence pour votre entreprise), vous pouvez bénéficier d’un processus plus public. Certains appels d’offres que j’ai vus demandent même aux destinataires de transmettre aux personnes qu’ils pensent être intéressées. Soyez prêt à être submergé de réponses ou à passer beaucoup de temps à répondre aux questions. Les appels d’offres plus importants ont généralement des règles strictes pour les questions et les réponses afin de faciliter la tâche du client et d’être équitables pour tous ceux qui soumettent des propositions.

Les RFP à emporter

ne sont pas intrinsèquement mauvaises, elles peuvent être idéales pour décrire succinctement votre projet et éliminer les agences qui ne conviendront pas. Mais les appels d’offres ne sont pas bons pour établir des relations, ce qui est la base d’un bon travail. Recherchez des agences et des personnes que vous respectez et en qui vous avez confiance, et si vous utilisez une demande de propositions, utilisez-la comme un outil pour établir un partenariat qui se traduira par un excellent travail.

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