viimeisten kahdeksan ja puolen vuoden aikana olemme nähneet paljon erilaisia ehdotuspyyntöjä suurille ja pienille hankkeille. Vaikka kaikki Upstatmentin projektimme eivät aloitakaan RFPs: nä, suuri osa niistä toimii. Ajattelin, että se olisi hyödyllistä yhteisö asiakkaiden siellä kirjoittaa ajatuksiamme siitä, mikä tekee onnistuneen RFP, ja joitakin sudenkuoppia välttää hallinnassa ehdotusprosessin. Vastuuvapauslauseke: Tämä koskee enimmäkseen RFP: n digitaalisen suunnittelun ja tekniikan. Jos etsit vinkkejä siitä, että RFP tulevalle ostoksellesi 10,000,000 kuulakärkikyniä, tämä ei luultavasti ole sinua varten.

RFP tulee sanoista ”Request for Proposal” ja se on de rigeur organisaatioille, jotka etsivät toimittajia, konsultteja tai tuotteita. Sitä käytetään kaikenlaisilla teollisuudenaloilla ja kaikenlaisissa tavaroissa ja palveluissa. Tästä syystä, se on melko standardoitu sen muodossa ja käytössä, ja internet on täynnä esimerkkejä. Se on yhteistä valuuttaa yritykselle, joka etsii tarjouksia projektista, ja hyvä tapa levittää uutisia siitä, että haluat palkata yrityksen. Mutta sitä voidaan myös käyttää väärin ja väärin useilla tavoilla, jotka voivat olla haitallisia projektillesi, johtaa huonoon palkkaukseen tai vieraannuttaa potentiaalisia kumppaneita.

onnistunut projekti nojaa erinomaiseen tilaaja-urakoitsija-sopivuuteen ja hyvään projektimääritykseen, ja monissa projekteissa tämä kaikki alkaa ehdotuspyynnöstä. Aion käydä läpi, mikä tekee onnistuneen RFP, miten kirjoittaa se, miten puhua siitä virastojen ja mitä etsiä kumppani. Tämän loppuun mennessä sinulla pitäisi olla hyvä käsitys RFP: n roolista prosessissa, pystyä kirjoittamaan yksi projektillesi ja tietää, mitä etsiä, kun alat saada vastauksia.

tarvitaanko vielä RFP: tä?

design-alalla on tullut trendikästä kakata RFP: tä, kysyä WTF: ltä ja puhua ”RFP: n tappamisesta.”Tämä ei ole ilman hyvää syytä, on olemassa paljon huonoja RFPs siellä.

minusta RFP on ihan hyvä — kunhan siihen ei rakastu. Jos ajatellaan, että RFP: n tehtävänä on selittää projekti potentiaalisille urakoitsijoille ja toimia selkeänä, ytimekkäänä lähtökohtana keskustelulle toimittajan kanssa, se voi toimia melko hyvin. Paljon ire suunnattu RFP new business ihmiset on tekemistä, kun RFP menee liian pitkälle ja alkaa määrätä ratkaisuja tai tarkka prosessi päästä sinne. Suunnittelu-ja kehitysihmisinä haluamme tietää, mitkä ovat tavoitteesi, millainen organisaatiosi on, motivaatiosi, tiimisi ja budjettisi. Mutta jos kerrot luovalle kumppanillesi, miten heidän pitäisi ratkaista ongelmasi, saatat joutua oikosulkuun heidän luovuutensa takia ja vaarantaa projektisi ennen kuin se on edes alkanut.

mitä vaihtoehtoja alueelliselle KALASTUSPOLITIIKALLE on?

et edes oikeasti tarvitse RFP: tä. On olemassa monia tapoja palkata virasto tai freelancer käymättä läpi hoopla RFP prosessi. Tässä muutamia onnistuneita.

ei RFP: tä lainkaan

yksinkertaisimmillaan projektia voisi kuvata sähköpostilla tai puhelimitse ja selittää, mitä haluaisi tehdä ja miksi. Tämä toimii hyvin pienissä projekteissa tai projekteissa, joissa puhut yhden tai kahden yrityksen tai freelancereiden kanssa. Se on rentoa ja alkaa keskustelulla, mikä on hienoa. Mutta tämä ei laajene, ja kuten voitte kuvitella, kymmenennellä kerralla, kun annat projektisi myyntipuheen yritykselle, saatat ajatella: ”minun pitäisi vain kirjoittaa tämä ylös.”Jos kuljet suusta suuhun-reittiä, johdata muutamalla koekysymyksellä sopivuuden määrittämiseksi ennen kuin pidät pitkämuotoisen puheen. Kysy yksinkertaisia täyttäviä kysymyksiä tapaan:

  • ”tuletko mukaan ?”
  • ” Oletko koskaan työskennellyt startupin kanssa?”
  • ” ottaisitko projektin tällä budjetilla?”
  • ” pääsetkö neljän viikon päästä alkuun?”

nämä voivat auttaa sinua pätevöittämään potentiaalisia kumppaneita ennen kuin uppoat aikaa projektin selittämiseen.

an RFI

toinen, virallisempi lähestymistapa on RFI tai tietopyyntö. Tämä asettaa suhteen etusijalle, ei vain projektin vaatimukset. Pidän todella tästä menetelmästä, ja mielestäni se auttaa työtä valtavasti. Palvelualalla RFI on kyse sopivuuden luomisesta ja potentiaalisen toimittajan haastattelemisesta heidän kyvyistään ja lähestymistavastaan projekteihin, kuten sinun. Laajamittaisissa tai pitkäaikaisissa projekteissa myyjän ja asiakkaan välisen suhteen terveys on merkittävä tekijä, kun taas erityiset suoritteet ja päivämäärät tulevat ja menevät.

vertaisin RFI: tä deittailuun, jossa etsit ihmistä, jonka seurasta nautit ja joka fiilistelee kanssasi. RFP on kuin sanoisi ”tarvitsen jonkun syömään 6.8 oz pastaa ja punaista kastiketta kanssani perjantaina, ei korvikkeita”kun RFI on noin löytää joku mennä monia illallisia.

ensimmäinen Löytöprojekti

Zach Chandlerin kirjoitus Stanford Web Servicesin blogissa herättää ajatuksen ”paljastavasta Sketsivaiheesta”. Se on periaatteessa kutsu tehdä tutkiva tutkimus – ja määrittelyvaihe sen sijaan, että käynnistetään iso lopullinen projekti. Se on loistava idea, ja jotain rakennamme jokaiseen projektiin täällä nousukiidossa. Joskus tämä on osa erillistä vaihetta ja joskus ensimmäinen osa suurempaa yhteistä projektiamme. Oletus on, että useimmat ihmiset eivät todellakaan tiedä, mitä he tarvitsevat suunnitella tai rakentaa, ja pitäisi työskennellä luotettava kumppani selvittää se.

jos aloitat ja vaadit alussa kovaa speksiä, se on todennäköisesti parasta, mitä saat. Kun olet avoin muiden ideoille ja kerrot ongelman, jonka haluat ratkaista sen sijaan, että kertoisit myyjälle, miten ratkaista se puolestasi, saatat huomata, että lopputulos voi olla paljon parempi kuin kuvittelit.

– Zach Chandler

kaikkien näiden ideana on jättää kovan määrittelyn ajatus taakseen ja keskittyä tavoitteisiinsa ja keskusteluihinsa valottaakseen mahdollisia keinoja niiden saavuttamiseksi. Missä tahansa palvelussa luotat siihen, että parisuhde tuottaa työtä, joka tyydyttää tarpeesi. Se ei ole niin kaupallista kuin perinteinen RFP haluaa sen olevan.

mitä minun pitäisi sisällyttää minun RFP?

hyvä RFP voi sisältää kaikenlaista, ja parhaissa näkemissäni on paljon persoonallisuutta. Palaamme siihen kohta. Vähintään sinun pitäisi sisällyttää:

  • kuvaus yrityksestäsi tai organisaatiostasi, jossa on missio ja historia
  • kuvaus projektista tai suhteesta, jota etsit
  • kyseisen projektin arvo yrityksellesi ja/tai käyttäjillesi
  • projektin parametrit teknologiasta aikajanaan ja/tai maantieteeseen
  • projektiryhmä puolellasi
  • projektin hallintomalli (hyväksynnät jne.)
  • valintaprosessi ja toimittajan valintakriteerit
  • mahdolliset lisämateriaalit tai taustatiedot
  • budjetti*

Projektikuvaus

kun kuvaat projektiasi, yritä kuvata sitä sen tarpeiden tai tavoitteiden eikä vain sen ominaisuuksien perusteella. Liian monet RFP: t kuvaavat, kuinka monta sivua sivustolla on oltava, tai erityisiä ajatuksia siitä, mitkä jakovälineet pitäisi olla läsnä ja missä. Jos aloitat puhumalla siitä, miten projekti pyrkii hyödyttämään yritystäsi tai käyttäjiäsi tai asiakkaitasi, määrittelet ongelmia ratkaisujen sijaan. Arvioimasi virastot ovat ammattimaisia ongelmanratkaisijoita, jotka yllättävät sinut luovuudellaan ja kekseliäisyydellään ongelmasi ratkaisemisessa ainutlaatuisella tavalla.

parametrit

jos sinulla on kovia parametreja ympäri aikaa tai tekniikkaa, ole mahdollisimman etukäteen näiden kanssa. Jos etsit suosituksia, tämä voi olla hyvä tilaisuus kuulla mahdollisilta kumppaneilta, miksi he suosittelisivat tiettyä lähestymistapaa. Varmista, että molemmat silmät ovat auki arvioitaessa myyjiä, jotka työntävät omaa teknologiaa tai tilauspohjaisia palveluja. Joskus tämä voi toimia hyvin, mutta toisinaan työvoima on menetys-johtaja saada enemmän asiakkaita niiden alustalla. Olemme melko teknologia-agnostikkoja, mutta olemme joutuneet siivoamaan joitakin projekteja asiakkaille, jotka menivät all-in edellisen toimittajan omistamalle tekniselle alustalle vain huomatakseen, että sen ominaisuudet puuttuivat ja ne lukittiin sisään.

Aikajana on myös erittäin tärkeä parametri, ja jos olet kuten useimmat asiakkaat, vastauksesi ” when would you like this delivered?”on luultavasti eilen. On pari tärkeää päivämäärää, joista olisin tietoinen.: ehdotuksen eräpäivä, odotettu käynnistysikkuna (vaihteluväli on hyvä) ja odotettu käynnistysikkuna. Ajattele virstanpylväitä eikä erityisiä päivämääriä. Kaikki tarkempi todennäköisesti pamahtaa hyvin nopeasti, ei muusta syystä kuin tulevaisuuden ennustaminen on mahdotonta. Kerro virastoille maailmasi keskeisistä päivämääristä, tulevista konferensseista, myyntisesongeista, uusien tuotteiden lanseerauksista jne.ja anna heille liikkumavaraa auttaa selvittämään, miten hyödyntää näitä virstanpylväitä. Ja muista — koskaan ei ole liian aikaista alkaa puhua viraston kanssa projektistasi.

persoonallisuus

mainitsin myös persoonallisuuden. Tämä voi olla valtava tekijä arvioitaessa sopivuutta virastojen kanssa. Vaikka RFP pitäisi enimmäkseen päästä alas liiketoimintaa ja kommunikoida perusasiat, se voi myös hienovaraisesti kommunikoida, mitä sinun on kuin työskennellä. On olemassa paljon tekijöitä, jotka edistävät onnistunutta kumppanuutta,ja asiakas / virasto fit on luultavasti suurin ennustaja projektin onnistumisen.

B-B-budjetti

* OK, puhutaan budjetista. Tiedän, mietit ” odota, minun pitäisi sisällyttää budjettini?”Asiakkaat voivat usein olla hyvin herkkiä julkistamaan budjettinsa, ja vaikka useimmat asiakkaat antavat meille jonkinlaisen käsityksen siitä, mitä he haluavat kuluttaa, jotkut eivät koskaan tee niin. Mielestäni tämä on virhe, koska se jättää pois ratkaisevan tekijän hankkeen suunnitteluprosessissa.

kun suunnittelen projektia asiakkaalle, yritän selvittää, miten saavuttaa heidän tavoitteensa heidän aikataulussaan ja budjetissaan. Jos sanot, että sinulla on 100 000 dollaria projektiin, – teen parhaani luodakseni ehdotuksen, jolla saavutat tavoitteesi siinä budjetissa. Jos minulla ei ole budjettiohjausta, oletan, että haluat tehdä kaiken maksimaalisesti, ja saatatte ylittää budjettinne. Maailmassa custom design ja engineering, voit viettää lähes ääretön määrä lisäämällä ominaisuuksia ja jalostamalla. Hallitus tekee sitä koko ajan.

mutta on olemassa monia tapoja saavuttaa tavoitteesi, jotkut suuria ja kalliita ja jotkut hyvin yksinkertaisia. Meidän tehtävämme on auttaa sinua saamaan parasta vastinetta budjetillesi, tai jos talous ei ole oikein ohjata sinua joku, joka voisi olla paremmin sopiva.

tavalla tai toisella joudut puhumaan toimistosi kanssa rahasta. Voit tehdä ensimmäisen siirron, viestittää läpinäkyvyyttä ja pyytää yritystäsi toimimaan kumppanina hankkeen selvittämisessä yhdessä. Et ole ostamassa laatikkoa pultteja tai kalustoa traktoriperävaunuja, tai edes verkkosivustoa tai logoa; olet ostamassa aikaa joukolta lahjakkaita ihmisiä, joilla on kokemusta kaltaistesi ongelmien ratkaisemisesta. Suhteen käynnistäminen pyytämällä apua projektin suunnitteluun voi olla hyvä tapa tutustua virastoihin ja niiden lähestymistapaan projekteihin.

pyydänkö malleja tai töitä etukäteen?

voit, mutta älä ihmettele, kun et saa sitä. Spec-työ on todella likainen sana alalla, ennen kaikkea siksi, että se pyytää ammattilaisia tekemään ilmaista työtä, mutta myös siksi, että työ ei voi olla kovin hyvää. Ellet pyydä jotain, joka on uskomattoman yksinkertaista, mitä saat suunnittelutiimiltä on prosessi, jossa määritellään ja ratkaistaan ongelmia, joihin ei ole oikotietä. Jos suunnittelutiimiltä pyydetään alustavaa tai suunnittelematonta suunnittelua tai ajatusta siitä, miten ongelma voidaan ratkaista, se johtaa väistämättä pinnalliseen ja hataraan työhön. Se ei auta sinua arvioimaan yrityksen todellisia ominaisuuksia ja saattaa vieraannuttaa joitakin potentiaalisia kumppaneita.

asiakkaamme tekevät päätöksen työskennellä kanssamme perustuen aikaisempaan työhömme muiden asiakkaiden hyväksi, ja vaikka he kaikki ovat eri aloilla ja heillä oli erilaisia haasteita, selitämme, miten tunnistimme heidän ongelmansa ja työskentelimme niiden ratkaisemiseksi. Se ei riitä arvioimaan vahvuus visuaalisen työn, haluat arvioida prosessin ja onko se toimii ryhmäsi.

minne lähetän RFP: ni?

Nousukarsintaan! Vakavasti puhuen, voisit lähettää sen laajalle ja laajalle ja lähettää sen julkiselle kanavalle, tai voisit lähettää sen pienelle joukolle ennalta koulutettuja yrityksiä. Olemme nähneet RFP: tä molempiin suuntiin. Jos ehdotuspyynnössäsi on arkaluonteisia tietoja tai jos sen ymmärtäminen vaatii syvällistä keskustelua mahdollisen kumppanin kanssa, haluat ehkä tehdä hieman tutkimusta ja kutsua muutaman valitun yrityksen vastaamaan.

mutta jos haluat heittää laajan verkon ja nähdä, mitä saat takaisin (ja jos sinulla on nimi tunnustus ajaa kilpailua yrityksesi) saatat hyötyä julkisempi prosessi. Jotkut RFPs olen nähnyt jopa pyytää vastaanottajia eteenpäin ihmisille he ajattelevat on kiinnostunut. Ole valmis hukkua vastauksen, tai viettää paljon aikaa vastaamalla kysymyksiin. Suuremmissa RFP-puheluissa on yleensä tiukat säännöt kysymyksiä ja vastauksia varten, jotta se olisi helpompaa asiakkaalle ja reilua kaikille ehdotusten tekijöille.

takeaway

RFP: t eivät ole luonnostaan huonoja, ne voivat olla hyviä kuvaamaan projektia ytimekkäästi ja kitkemään virastoja, jotka eivät sovi hyvin. Mutta RFP: t eivät ole hyviä rakentamaan suhteita, mikä on hyvän työn perusta. Etsi virastoja ja yksilöitä kunnioitat ja luottaa, ja jos käytät RFP, käyttää sitä välineenä rakentaa kumppanuus, joka johtaa suurta työtä.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista.