En los últimos ocho años y medio hemos visto muchos tipos diferentes de Solicitudes de Propuestas (RFP) para proyectos grandes y pequeños. Si bien no todos nuestros proyectos en Upstatement comienzan como RFP, un buen número de ellos lo hacen. Pensé que sería útil para la comunidad de clientes escribir nuestras ideas sobre lo que hace que una solicitud de propuestas sea exitosa, y algunos de los escollos a evitar en la gestión del proceso de propuesta. Descargo de responsabilidad: esto se aplica principalmente a las solicitudes de propuestas para diseño e ingeniería digitales. Si estás buscando consejos para elaborar esa solicitud de propuestas para tu próxima compra de 10.000.000 de bolígrafos, probablemente esto no sea para ti.

RFP significa «Solicitud de propuesta» y es de rigeur para organizaciones que buscan proveedores, consultores o productos. Se utiliza en todo tipo de industrias y para todo tipo de bienes y servicios. Por esta razón, está bastante estandarizado en su formato y uso, e internet está lleno de ejemplos. Es la moneda común de una empresa que busca ofertas para un proyecto, y una buena manera de difundir la noticia de que está buscando contratar una empresa. Pero también puede ser mal utilizado y abusado de varias maneras que pueden ser perjudiciales para su proyecto, resultar en una mala contratación o alienar a socios potenciales.

Un proyecto exitoso se basa en un gran ajuste cliente-contratista y una buena definición del proyecto, y para muchos proyectos todo esto comienza con una solicitud de propuesta. Voy a repasar lo que hace que una solicitud de propuestas sea exitosa, desde cómo escribirla hasta cómo hablar de ella con las agencias y qué buscar en un socio. Al final de esto, debería tener una buena idea del papel de la solicitud de propuestas en el proceso, ser capaz de escribir una para su proyecto y saber qué buscar cuando comience a recibir respuestas.

¿Todavía necesitamos RFP?

Se ha puesto de moda en la industria del diseño hacer popó, preguntar a WTF y hablar sobre » matar a la RFP.»Esto no es sin una buena razón, hay un montón de malas RFP por ahí.

En realidad creo que la solicitud de propuestas está bien, siempre y cuando no te enamores de ella. Si piensa que el trabajo de la solicitud de propuestas es explicar el proyecto a posibles contratistas y servir como un punto de partida claro y conciso para una conversación con un proveedor, puede funcionar bastante bien. Gran parte de la ira dirigida a la solicitud de propuestas por parte de nuevos empresarios tiene que ver con cuando la solicitud de propuestas va demasiado lejos y comienza a prescribir soluciones o el proceso preciso para llegar allí. Como personas de diseño y desarrollo, queremos saber cuáles son sus objetivos, cómo es su organización, sus motivaciones, su equipo y sus presupuestos. Pero si le dices a tu socio creativo cómo debe resolver tu problema, es posible que estés cortocircuitando su creatividad y comprometiendo tu proyecto incluso antes de que comience.

¿cuáles son algunas de las alternativas para el pp?

Ni siquiera necesitas una propuesta de propuesta. Hay muchas maneras de contratar a una agencia o un freelancer sin pasar por el alboroto de un proceso de solicitud de propuestas. Aquí hay algunos que hemos encontrado exitosos.

Sin RFP en absoluto

En su forma más simple, puede describir su proyecto por correo electrónico o por teléfono, explicando lo que le gustaría hacer y por qué. Esto funciona bien para proyectos pequeños o proyectos en los que estás hablando con una o dos firmas o freelancers. Es informal, y comienza con una conversación, lo cual es genial. Pero esto no se escala, y como se puede imaginar, la décima vez que le da su presentación de proyecto a una empresa, podría estar pensando: «Debería escribir esto.»Si vas por la vía del boca a boca, comienza con algunas preguntas de prueba para determinar si estás en forma antes de dar el discurso de forma larga. Haga preguntas simples de calificación en las líneas de:

  • «¿Habréis  trincado vosotros ?»
  • «¿Alguna vez has trabajado con una startup?»
  • » ¿Aceptarías un proyecto con este presupuesto?»
  • » ¿Puedes empezar en cuatro semanas?»

Estos pueden ayudarle a calificar a posibles socios antes de dedicar tiempo a explicar el proyecto.

Una solicitud de información

Otro enfoque más formal es la Solicitud de información o Solicitud de información. Esto pone la relación en primer lugar, no solo los requisitos del proyecto. Me gusta mucho este método, y creo que ayuda enormemente al trabajo. En la industria de servicios, una RFI consiste en establecer un ajuste y entrevistar a un proveedor potencial para conocer sus capacidades y enfoque para proyectos como el suyo. Para proyectos a gran escala o a largo plazo, la salud de la relación entre el proveedor y el cliente será un factor importante, mientras que los entregables y las fechas específicas irán y vendrán.

Compararía la RFI con las citas, en las que estás buscando a alguien cuya compañía disfrutas y que vibra contigo. La RFP es como decir «Necesito a alguien que coma 6.8 onzas de pasta y salsa roja conmigo el viernes, sin sustituciones», mientras que la RFI se trata de encontrar a alguien con quien ir a muchas cenas.

Un Proyecto de Descubrimiento inicial

Zach Chandler escribe en el blog de Stanford Web services la idea de una fase de «Boceto Expositivo». Es básicamente una llamada para hacer una investigación exploratoria y una fase de definición en lugar de iniciar el gran proyecto definitivo. Es una gran idea, y algo que incorporamos en cada proyecto aquí en Upstatement. A veces esto es parte de una fase separada, y a veces como la primera parte de nuestro proyecto más grande juntos. La suposición es que la mayoría de las personas realmente no saben lo que necesitan diseñar o construir, y deben trabajar con un socio de confianza para averiguarlo.

Si empiezas con, e insistes en, una especificación dura al principio, eso es probablemente lo mejor que obtendrás. Al estar abierto a las ideas de otros, y al indicar el problema que desea resolver en lugar de decirle al proveedor cómo resolverlo por usted, puede encontrar que el resultado puede ser mucho mejor de lo que imaginó.

— Zach Chandler

La idea con todo esto es dejar atrás la idea de una especificación difícil y centrarse en sus objetivos y conversaciones para iluminar posibles métodos para alcanzarlos. Con cualquier servicio, está confiando en una relación para producir un trabajo que satisfaga sus necesidades. No es tan transaccional como la RFP tradicional quiere que sea.

¿Qué debo incluir en mi solicitud de propuestas?

Una buena RFP puede incluir todo tipo de cosas, y las mejores que he visto tienen mucha personalidad. Llegaremos a eso en un segundo. Como mínimo debe incluir:

  • Una descripción de su empresa u organización con declaración de objetivos e historia
  • Una descripción del proyecto o relación que busca
  • El valor de ese proyecto para su empresa y/o sus usuarios
  • Los parámetros para el proyecto, desde la tecnología hasta la línea de tiempo y/o la geografía
  • El equipo de proyecto de su lado
  • El modelo de gobierno del proyecto (aprobaciones, etc.)
  • El proceso de selección y los criterios para elegir un proveedor
  • Cualquier material complementario o información de antecedentes
  • El presupuesto*

Descripción del proyecto

Al describir su proyecto, intente describirlo en términos de lo que necesita hacer o sus objetivos y no solo sus características. Demasiadas solicitudes de propuestas describen cuántas páginas necesita tener un sitio, o ideas específicas sobre qué herramientas para compartir deben estar presentes y dónde. Si empiezas hablando de cómo tu proyecto pretende beneficiar a tu empresa o a tus usuarios o clientes, estás definiendo problemas en lugar de soluciones. Las agencias que evaluarás son solucionadores de problemas profesionales que te sorprenderán con su creatividad e ingenio para resolver tu problema de una manera única.

Parámetros

Si tiene parámetros difíciles en el tiempo o la tecnología, sea lo más adelantado posible con estos. Si está buscando recomendaciones, esta puede ser una buena oportunidad para escuchar a los socios potenciales por qué recomendarían un enfoque determinado. Asegúrese de tener los ojos abiertos al evaluar a cualquier proveedor que impulse la tecnología patentada o los servicios basados en suscripciones. A veces esto puede funcionar bien, pero otras veces la mano de obra es un líder en pérdidas para obtener más clientes en su plataforma. Somos bastante independientes de la tecnología, pero hemos tenido que limpiar algunos proyectos para clientes que hicieron todo en una plataforma tecnológica propiedad de un proveedor anterior solo para descubrir que faltaban sus características y estaban bloqueados.

La línea de tiempo también es un parámetro muy importante, y si eres como la mayoría de los clientes, tu respuesta a «¿cuándo te gustaría que se entregara esto?»es probablemente ayer. Hay un par de fechas clave de las que estaría al tanto: la fecha de vencimiento de la propuesta, la ventana de inicio anticipada (los rangos son buenos) y la ventana de lanzamiento anticipada. Piensa en hitos y no en fechas específicas. Cualquier cosa más detallada es probable que se vuele muy rápidamente, sin otra razón que la de que es imposible predecir el futuro. Informe a las agencias sobre las fechas clave de su mundo, las próximas conferencias, las temporadas de ventas, los lanzamientos de nuevos productos, etc., y dele margen para ayudar a descubrir cómo capitalizar estos hitos. Y recuerda: nunca es demasiado pronto para empezar a hablar con una agencia sobre tu proyecto.

Personalidad

También mencioné personalidad. Esto puede ser un factor importante en la evaluación de la adecuación con las agencias. Si bien la solicitud de propuestas debe ponerse manos a la obra y comunicar lo básico, también puede comunicar sutilmente con qué será trabajar. Hay muchos factores que contribuyen a una asociación exitosa, y el ajuste cliente/agencia es probablemente el mayor predictor del éxito del proyecto.

B-b-budget

* OK, hablemos de budget. Lo sé, estás pensando » Espera, ¿debería incluir mi presupuesto?»A menudo, los clientes pueden ser muy sensibles a la hora de revelar su presupuesto, y aunque la mayoría de los clientes nos dan una idea aproximada de lo que quieren gastar, algunos nunca lo hacen. En mi opinión, esto es un error, ya que deja de lado un factor crucial en el proceso de diseño del proyecto.

Cuando estoy diseñando un proyecto para un cliente, estoy tratando de averiguar cómo lograr sus objetivos dentro de su marco de tiempo y dentro de su presupuesto. Si me dice que tiene 1 100,000 para asignar al proyecto, haré todo lo posible para crear una propuesta que logre sus objetivos dentro de ese presupuesto. Si no tengo una guía de presupuesto, asumiré que quieres hacer todo al máximo, y puede llegar mucho más allá de tu presupuesto. En el mundo del diseño personalizado y la ingeniería, puede gastar una cantidad casi infinita agregando características y refinando. El gobierno lo hace todo el tiempo.

Pero hay muchas formas de lograr tus objetivos, algunas grandes y caras y otras muy simples. Nuestro trabajo es ayudarlo a obtener el mejor valor para su presupuesto, o si la economía no es correcta, derivarlo a alguien que podría encajar mejor.

De una forma u otra, vas a tener que hablar con tu agencia sobre el dinero. Puede dar el primer paso, señalar la transparencia y pedirle a su empresa que actúe como socio para resolver el proyecto juntos. No estás comprando una caja de pernos o una flota de remolques de tractores, ni siquiera un sitio web o logotipo; estás comprando tiempo de un grupo de personas talentosas que tienen experiencia resolviendo problemas como el tuyo. Iniciar la relación pidiendo ayuda para diseñar el proyecto puede ser una excelente manera de conocer a las agencias y su enfoque de los proyectos.

¿Debo pedir diseños o trabajar con anticipación?

Puedes, pero no te sorprendas cuando no lo consigas. El trabajo de especificaciones es una palabra muy sucia en la industria, principalmente porque pide a los profesionales que hagan trabajo libre, pero también porque casi no hay manera de que el trabajo pueda ser muy bueno. A menos que esté pidiendo algo que sea increíblemente sencillo, lo que obtiene de un equipo de diseño es un proceso de definición y resolución de problemas para los que no hay un atajo. Pedirle a un equipo de diseño un diseño o una idea inicial o sin investigar sobre cómo resolver su problema seguramente resultará en un trabajo superficial y endeble. No le ayudará a evaluar las verdaderas capacidades de una empresa y puede alienar a algunos socios potenciales.

Nuestros clientes toman la decisión de trabajar con nosotros en función de nuestro trabajo anterior para otros clientes, y aunque todos están en diferentes campos y tenían diferentes desafíos, les explicamos cómo identificamos sus problemas y trabajamos para resolverlos. No es suficiente evaluar la fuerza del trabajo visual, usted desea evaluar el proceso y si funcionará con su grupo.

¿A dónde envío mi solicitud de propuestas?

A Upstatement! Sin embargo, en serio, podría enviarlo a lo largo y ancho y publicarlo en un canal público, o podría enviarlo a un pequeño número de empresas precalificadas. Hemos visto RFP en ambos sentidos. Si su convocatoria de propuestas contiene información confidencial o requiere una discusión profunda con un socio potencial para entenderla, es posible que desee investigar e invitar a un grupo selecto de empresas a responder.

Pero si está buscando lanzar una amplia red y ver lo que obtiene (y si tiene el reconocimiento del nombre para impulsar la competencia para su negocio), puede beneficiarse de un proceso más público. Algunas solicitudes de solicitud que he visto incluso piden a los destinatarios que las envíen a las personas que creen que estarán interesadas. Esté preparado para sentirse abrumado con la respuesta, o para pasar mucho tiempo respondiendo preguntas. Las llamadas de propuestas más grandes generalmente tienen reglas estrictas para preguntas y respuestas para que sea más fácil para el cliente y justo para todos los que envían propuestas.

Las propuestas para llevar

no son inherentemente malas, pueden ser excelentes para describir sucintamente su proyecto y eliminar agencias que no encajarán bien. Pero las RFP no son buenas para construir relaciones, que es la base del buen trabajo. Busque agencias e individuos que respete y en los que confíe, y si utiliza una solicitud de propuestas, utilícela como una herramienta para construir una asociación que resulte en un gran trabajo.

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