In den letzten achteinhalb Jahren haben wir viele verschiedene Arten von Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen (RFPs) für große und kleine Projekte gesehen. Obwohl nicht alle unsere Projekte bei Upstatement als RFPs beginnen, tun dies viele. Ich dachte, es wäre nützlich für die Kundengemeinschaft, unsere Gedanken darüber aufzuschreiben, was eine erfolgreiche Ausschreibung ausmacht, und einige der Fallstricke, die bei der Verwaltung des Vorschlagsprozesses zu vermeiden sind. Haftungsausschluss: Dies gilt hauptsächlich für Ausschreibungen für digitales Design und Engineering. Wenn Sie nach Hinweisen zum Erstellen dieser Ausschreibung für Ihren bevorstehenden Kauf von 10.000.000 Kugelschreibern suchen, ist dies wahrscheinlich nichts für Sie.

RFP steht für „Request for Proposal“ und ist de rigeur für Organisationen, die Anbieter, Berater oder Produkte suchen. Es wird in allen Arten von Branchen und für alle Arten von Waren und Dienstleistungen verwendet. Aus diesem Grund ist es in seinem Format und seiner Verwendung ziemlich standardisiert, und das Internet ist voller Beispiele. Es ist die gemeinsame Währung eines Unternehmens, das Angebote für ein Projekt sucht, und eine gute Möglichkeit, die Nachricht zu verbreiten, dass Sie eine Firma einstellen möchten. Es kann aber auch auf verschiedene Arten missbraucht und missbraucht werden, die Ihrem Projekt schaden, zu einer schlechten Einstellung führen oder potenzielle Partner entfremden können.

Ein erfolgreiches Projekt setzt eine gute Kunden-Auftragnehmer-Abstimmung und eine gute Projektdefinition voraus, und für viele Projekte beginnt alles mit einer Angebotsanfrage. Ich werde durchgehen, was eine erfolgreiche Ausschreibung ausmacht, wie man es schreibt, wie man mit Agenturen darüber spricht und wonach man bei einem Partner sucht. Am Ende sollten Sie eine gute Vorstellung von der Rolle der Ausschreibung im Prozess haben, in der Lage sein, eine für Ihr Projekt zu schreiben, und wissen, wonach Sie suchen müssen, wenn Sie Antworten erhalten.

Brauchen wir noch Ausschreibungen?

In der Designbranche ist es angesagt, Ausschreibungen zu veröffentlichen, WTF zu fragen und darüber zu sprechen, „die Ausschreibung zu töten.“ Das ist nicht ohne Grund, es gibt viele schlechte RFPs da draußen.

Ich denke tatsächlich, dass die Ausschreibung in Ordnung ist – solange Sie sich nicht in sie verlieben. Wenn Sie sich die Aufgabe des RFP vorstellen, das Projekt potenziellen Auftragnehmern zu erklären und als klarer, prägnanter Ausgangspunkt für ein Gespräch mit einem Lieferanten zu dienen, kann dies ziemlich gut funktionieren. Ein Großteil des Zorns neuer Geschäftsleute auf die Ausschreibung hat damit zu tun, wann die Ausschreibung zu weit geht und Lösungen oder den genauen Prozess für die Anreise vorschreibt. Als Design und Entwicklung Leute, wir wollen wissen, was Ihre Ziele sind, was Ihre Organisation ist wie, Ihre Motivationen, Ihr Team und Ihre Budgets. Aber wenn Sie Ihrem kreativen Partner sagen, wie er Ihr Problem lösen soll, können Sie seine Kreativität kurzschließen und Ihr Projekt gefährden, bevor es überhaupt begonnen hat.

Was sind einige Alternativen zum RFP?

Sie brauchen nicht einmal wirklich eine Ausschreibung. Es gibt viele Möglichkeiten, eine Agentur oder einen Freiberufler einzustellen, ohne den Trubel eines RFP-Prozesses zu durchlaufen. Hier sind ein paar, die wir erfolgreich gefunden haben.

Überhaupt keine Ausschreibung

In seiner einfachsten Form können Sie Ihr Projekt einfach per E-Mail oder Telefon beschreiben und erklären, was Sie tun möchten und warum. Dies funktioniert gut für kleine Projekte oder Projekte, bei denen Sie mit ein oder zwei Firmen oder Freiberuflern sprechen. Es ist lässig, und beginnt mit einem Gespräch, Das ist toll. Aber das skaliert nicht, und wie Sie sich vielleicht vorstellen können, denken Sie beim zehnten Mal, wenn Sie Ihr Projekt einer Firma vorstellen, vielleicht: „Ich sollte das einfach aufschreiben.“ Wenn Sie die Mund-zu-Mund-Route gehen, führen Sie mit ein paar Testfragen, um die Passform zu bestimmen, bevor Sie die Langform-Rede geben. Stellen Sie einfache Qualifikationsfragen nach dem Vorbild von:

  • “ Werden Sie mit arbeiten?“
  • „Haben Sie jemals mit einem Startup gearbeitet?“
  • „Würden Sie ein Projekt mit diesem Budget übernehmen?“
  • „Können Sie in vier Wochen anfangen?“

Diese können Ihnen helfen, potenzielle Partner zu qualifizieren, bevor Sie sich mit der Erläuterung des Projekts befassen.

Ein RFI

Ein anderer, formellerer Ansatz ist das RFI oder Request for Information. Dabei steht die Beziehung an erster Stelle, nicht nur die Projektanforderungen. Ich mag diese Methode wirklich und denke, sie hilft der Arbeit immens. In der Dienstleistungsbranche geht es bei einer RFI darum, die Eignung zu ermitteln und einen potenziellen Anbieter nach seinen Fähigkeiten und seinem Ansatz für Projekte wie das Ihre zu befragen. Für groß angelegte oder langfristige Projekte, die Gesundheit der Beziehung zwischen dem Anbieter und dem Kunden wird ein wichtiger Faktor sein, während die spezifischen Leistungen und Termine kommen und gehen.

Ich würde die RFI mit Dating vergleichen, wo Sie jemanden suchen, dessen Kameradschaft Sie genießen und der mit Ihnen schwingt. Die RFP ist wie zu sagen „Ich brauche jemanden, der am Freitag 6,8 Unzen Pasta und rote Sauce mit mir isst, keine Substitutionen“, während es bei der RFI darum geht, jemanden zu finden, mit dem man zu vielen Abendessen gehen kann.

Ein erstes Entdeckungsprojekt

Zach Chandler schreibt im Stanford Web Services Blog über die Idee einer „Expository Sketch“ -Phase. Es ist im Grunde ein Aufruf, eine explorative Forschungs- und Definitionsphase durchzuführen, anstatt das große definitive Projekt zu starten. Es ist eine großartige Idee und etwas, das wir hier bei Upstatement in jedes Projekt integrieren. Manchmal ist dies Teil einer separaten Phase und manchmal als erster Teil unseres größeren gemeinsamen Projekts. Die Annahme ist, dass die meisten Menschen nicht wirklich wissen, was sie entwerfen oder bauen müssen, und mit einem vertrauenswürdigen Partner zusammenarbeiten sollten, um dies herauszufinden.

Wenn Sie am Anfang mit einer harten Spezifikation beginnen und darauf bestehen, ist dies wahrscheinlich das Beste, was Sie erhalten. Wenn Sie offen für die Ideen anderer sind und das Problem angeben, das Sie lösen möchten, anstatt dem Anbieter zu sagen, wie er es für Sie lösen soll, stellen Sie möglicherweise fest, dass das Ergebnis weitaus besser sein kann, als Sie es sich vorgestellt haben.

– Zach Chandler

Die Idee bei all diesen ist, die Idee einer harten Spezifikation hinter sich zu lassen und sich auf Ihre Ziele und Gespräche zu konzentrieren, um mögliche Methoden zu deren Erreichung zu beleuchten. Bei jedem Service verlassen Sie sich auf eine Beziehung, um Arbeit zu produzieren, die Ihren Bedürfnissen entspricht. Es ist nicht so transaktional, wie es das traditionelle RFP will.

Was muss ich in meine RFP aufnehmen?

Eine gute Ausschreibung kann alle möglichen Dinge beinhalten, und die besten, die ich gesehen habe, haben viel Persönlichkeit. Dazu kommen wir gleich. Zumindest sollten Sie einschließen:

  • Eine Beschreibung Ihres Unternehmens oder Ihrer Organisation mit Leitbild und Historie
  • Eine Beschreibung des Projekts oder der Beziehung, die Sie suchen
  • Der Wert dieses Projekts für Ihr Unternehmen und / oder Ihre Benutzer
  • Die Parameter für das Projekt, von der Technologie bis zum Zeitplan und / oder der Geographie
  • Das Projektteam an Ihrer Seite
  • Das Projekt-Governance-Modell (Genehmigungen usw.)
  • Das Auswahlverfahren und die Kriterien für die Auswahl eines Anbieters
  • Zusätzliche Materialien oder Hintergrundinformationen
  • Das Budget*

Projektbeschreibung

Versuchen Sie bei der Beschreibung Ihres Projekts, es in Bezug auf die Aufgaben oder Ziele und nicht nur auf die Funktionen zu beschreiben. Zu viele Ausschreibungen beschreiben, wie viele Seiten eine Website haben muss, oder spezifische Ideen darüber, welche Freigabetools vorhanden sein sollten und wo. Wenn Sie zunächst darüber sprechen, wie Ihr Projekt Ihrem Unternehmen oder Ihren Benutzern oder Kunden zugute kommen soll, definieren Sie Probleme anstelle von Lösungen. Die Agenturen, die Sie bewerten, sind professionelle Problemlöser, die Sie mit ihrer Kreativität und ihrem Einfallsreichtum bei der Lösung Ihres Problems auf einzigartige Weise überraschen werden.

Parameter

Wenn Sie harte Parameter in Bezug auf Zeit oder Technologie haben, seien Sie so weit wie möglich im Voraus. Wenn Sie nach Empfehlungen suchen, Dies kann eine gute Gelegenheit sein, von potenziellen Partnern zu hören, warum sie einen bestimmten Ansatz empfehlen würden. Achten Sie darauf, beide Augen offen zu haben, wenn Sie Anbieter bewerten, die proprietäre Technologien oder abonnementbasierte Dienste vorantreiben. Manchmal kann dies gut funktionieren, aber manchmal ist die Arbeit ein Verlustbringer, um mehr Kunden auf ihre Plattform zu bringen. Wir sind ziemlich technologieunabhängig, mussten jedoch einige Projekte für Kunden bereinigen, die auf einer Technologieplattform eines früheren Anbieters All-in gingen, nur um festzustellen, dass die Funktionen fehlten und sie gesperrt waren.

Timeline ist auch ein sehr wichtiger Parameter, und wenn Sie wie die meisten Kunden Ihre Antwort auf „Wann möchten Sie diese geliefert?“ ist wahrscheinlich gestern. Es gibt ein paar wichtige Daten, die mir bekannt sind: das Fälligkeitsdatum des Vorschlags, das voraussichtliche Startfenster (Bereiche sind gut) und das voraussichtliche Startfenster. Denken Sie an Meilensteine und nicht an bestimmte Daten. Alles, was detaillierter ist, wird wahrscheinlich sehr schnell geblasen, aus keinem anderen Grund, als dass es unmöglich ist, die Zukunft vorherzusagen. Informieren Sie Agenturen über wichtige Daten in Ihrer Welt, bevorstehende Konferenzen, Verkaufssaisons, neue Produkteinführungen usw. und geben Sie ihnen Spielraum, um herauszufinden, wie Sie diese Meilensteine nutzen können. Und denken Sie daran — Es ist nie zu früh, mit einer Agentur über Ihr Projekt zu sprechen.

Persönlichkeit

Ich erwähnte auch Persönlichkeit. Dies kann ein großer Faktor bei der Bewertung der Passform mit Agenturen sein. Während die Ausschreibung hauptsächlich zur Sache kommen und die Grundlagen vermitteln sollte, kann sie auch subtil kommunizieren, mit was Sie arbeiten möchten. Es gibt viele Faktoren, die zu einer erfolgreichen Partnerschaft beitragen, und die Anpassung von Kunde / Agentur ist wahrscheinlich der größte Prädiktor für den Projekterfolg.

B-b-Budget

*OK, lassen Sie uns über Budget sprechen. Ich weiß, du denkst „Warte, ich sollte mein Budget einschließen?“ Oft können Kunden sehr sensibel sein, wenn es darum geht, ihr Budget offenzulegen, und während die meisten Kunden uns einen Überblick darüber geben, was sie ausgeben möchten, tun dies einige nie. Meiner Meinung nach ist dies ein Fehler, da er einen entscheidenden Faktor im Projektdesignprozess auslässt.

Wenn ich ein Projekt für einen Kunden entwerfe, versuche ich herauszufinden, wie ich seine Ziele innerhalb seines Zeitrahmens und seines Budgets erreichen kann. Wenn Sie mir sagen, dass Sie 100.000 US-Dollar für das Projekt zur Verfügung haben, werde ich mein Bestes geben, um einen Vorschlag zu erstellen, der Ihre Ziele innerhalb dieses Budgets erreicht. Wenn ich keine Budgetanleitung habe, gehe ich einfach davon aus, dass Sie alles maximal machen möchten und möglicherweise weit über Ihr Budget hinausgehen. In der Welt des kundenspezifischen Designs und Engineerings können Sie nahezu unendlich viele Funktionen hinzufügen und verfeinern. Die Regierung macht das die ganze Zeit.

Aber es gibt viele Möglichkeiten, Ihre Ziele zu erreichen, einige groß und teuer und einige sehr einfach. Unsere Aufgabe ist es, Ihnen zu helfen, den besten Wert für Ihr Budget zu erzielen, oder wenn die Wirtschaftlichkeit nicht stimmt, Sie an jemanden zu verweisen, der möglicherweise besser passt.

Auf die eine oder andere Weise müssen Sie mit Ihrer Agentur über Geld sprechen. Sie können den ersten Schritt machen, Transparenz signalisieren und Ihre Firma bitten, als Partner bei der gemeinsamen Ausarbeitung des Projekts zu fungieren. Sie kaufen keine Schachtel Schrauben oder eine Flotte von Traktoranhängern oder sogar eine Website oder ein Logo; Sie kaufen Zeit von einer Gruppe talentierter Leute, die Erfahrung in der Lösung von Problemen wie Ihrem haben. Die Beziehung zu beginnen, indem man um Hilfe bei der Gestaltung des Projekts bittet, kann eine großartige Möglichkeit sein, Agenturen und ihre Herangehensweise an Projekte kennenzulernen.

Soll ich im Voraus nach Entwürfen oder Arbeiten fragen?

Sie können, aber seien Sie nicht überrascht, wenn Sie es nicht bekommen. Freie Arbeit ist ein wirklich schmutziges Wort in der Branche, vor allem, weil es Profis auffordert, freie Arbeit zu leisten, aber auch, weil es fast keine Möglichkeit gibt, dass Arbeit sehr gut sein kann. Wenn Sie nicht nach etwas fragen, das unglaublich einfach ist, erhalten Sie von einem Designteam einen Prozess zum Definieren und Lösen von Problemen, für den es keine Abkürzung gibt. Wenn Sie ein Designteam nach einem ersten oder unerforschten Design oder einer Idee zur Lösung Ihres Problems fragen, führt dies zwangsläufig zu oberflächlicher und fadenscheiniger Arbeit. Es wird Ihnen nicht helfen, die wahren Fähigkeiten eines Unternehmens zu bewerten, und kann einige potenzielle Partner entfremden.

Unsere Kunden treffen die Entscheidung, mit uns zusammenzuarbeiten, basierend auf unserer früheren Arbeit für andere Kunden, und obwohl sie alle in verschiedenen Bereichen tätig sind und unterschiedliche Herausforderungen hatten, erklären wir, wie wir ihre Probleme identifiziert und daran gearbeitet haben, sie zu lösen. Es reicht nicht aus, die Stärke der visuellen Arbeit zu bewerten, Sie möchten den Prozess bewerten und ob er mit Ihrer Gruppe funktioniert.

Wohin sende ich meine Ausschreibung?

Zur Aufwertung! Im Ernst, Sie könnten es weit und breit senden und an einen öffentlichen Kanal senden, oder Sie könnten es an eine kleine Anzahl vorqualifizierter Firmen senden. Wir haben RFPs in beide Richtungen gesehen. Wenn Ihre Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen vertrauliche Informationen enthält oder eine eingehende Diskussion mit einem potenziellen Partner erfordert, um dies zu verstehen, möchten Sie möglicherweise Nachforschungen anstellen und eine ausgewählte Handvoll Unternehmen zur Beantwortung einladen.

Wenn Sie jedoch ein breites Netz aufbauen und sehen möchten, was Sie zurückbekommen (und wenn Sie den Bekanntheitsgrad haben, um den Wettbewerb für Ihr Unternehmen voranzutreiben), können Sie von einem öffentlicheren Prozess profitieren. Einige RFPs, die ich gesehen habe, bitten die Empfänger sogar, an Personen weiterzuleiten, von denen sie glauben, dass sie interessiert sind. Seien Sie bereit, mit der Antwort überwältigt zu werden oder viel Zeit damit zu verbringen, Fragen zu beantworten. Die größeren Ausschreibungen haben in der Regel strenge Regeln für Fragen und Antworten, um es dem Kunden zu erleichtern und allen, die Vorschläge einreichen, fair zu sein.

Die Takeaway

RFP’s sind nicht von Natur aus schlecht, sie können großartig sein, um Ihr Projekt kurz und bündig zu beschreiben und Agenturen auszusortieren, die nicht gut passen. Aber RFPs sind nicht gut für den Aufbau von Beziehungen, was die Grundlage guter Arbeit ist. Suchen Sie nach Agenturen und Personen, die Sie respektieren und denen Sie vertrauen, und wenn Sie eine Ausschreibung verwenden, verwenden Sie sie als Werkzeug, um eine Partnerschaft aufzubauen, die zu großartiger Arbeit führt.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.