i løbet af de sidste otte og et halvt år har vi set mange forskellige slags anmodninger om forslag (RFP ‘ er) til projekter store og små. Selvom ikke alle vores projekter på Upstatement starter som RFP ‘ er, gør et stort antal af dem det. Jeg regnede med, at det ville være nyttigt for samfundet af klienter derude at skrive vores tanker om, hvad der gør en vellykket RFP, og nogle af de faldgruber, der skal undgås ved styring af forslagsprocessen. Ansvarsfraskrivelse: Dette gælder mest for RFP ‘ er til digital design og teknik. Hvis du leder efter pointers om at lave den RFP til dit kommende køb af 10.000.000 kuglepenne, er det nok ikke for dig.

RFP står for” anmodning om forslag”, og det er de rigeur for organisationer, der søger leverandører, konsulenter eller produkter. Det bruges i alle former for industrier og til alle former for varer og tjenester. Af denne grund er det ret standardiseret i dets format og brug, og internettet er fuld af eksempler. Det er den fælles valuta for et firma, der søger bud på et projekt, og en god måde at sprede nyheden om, at du ønsker at ansætte et firma. Men det kan også misbruges og misbruges på en række måder, der kan være skadelige for dit projekt, resultere i en dårlig ansættelse eller fremmedgøre potentielle partnere.

et vellykket projekt er afhængig af en god klient-entreprenør pasform og god projektdefinition, og for mange projekter starter det hele med en anmodning om forslag. Jeg vil gennemgå, hvad der gør en vellykket RFP, fra hvordan man skriver det til hvordan man taler om det med agenturer og hvad man skal kigge efter i en partner. I slutningen af dette skal du have en god ide om RFP ‘ s rolle i processen, være i stand til at skrive en til dit projekt og vide, hvad du skal kigge efter, når du begynder at modtage svar.

har vi stadig brug for RFP ‘ er?

det er blevet trendy i designbranchen at poo-poo RFP ‘ er, spørge VTF og tale om “at dræbe RFP.”Dette er ikke uden god grund, der er mange dårlige RFP’ er derude.

jeg synes faktisk, at RFP er fint — så længe du ikke bliver forelsket i det. Hvis du tænker på RFP ‘ s job som at forklare projektet til potentielle entreprenører og tjene som et klart, kortfattet udgangspunkt for en samtale med en leverandør, kan det fungere ret godt. Meget af ire rettet mod RFP fra nye forretningsfolk har at gøre med, når RFP går for langt og begynder at ordinere løsninger eller den præcise proces for at komme dertil. Som design-og udviklingsfolk vil vi vide, hvad dine mål er, hvordan din organisation er, dine motivationer, dit team og dine budgetter. Men hvis du fortæller din kreative partner, hvordan de skal løse dit problem, kan du kortslutte deres kreativitet og kompromittere dit projekt, før det overhovedet er startet.

hvad er nogle alternativer til RFP?

du behøver ikke engang virkelig en RFP. Der er masser af måder at ansætte et bureau eller en freelancer uden at gå gennem hoopla af en RFP proces. Her er et par, som vi har fundet succes.

ingen RFP overhovedet

i sin enkleste form kan du bare beskrive dit projekt via e-mail eller over telefonen og forklare, hvad du gerne vil gøre, og hvorfor. Dette fungerer godt for små projekter eller projekter, hvor du taler med et eller to firmaer eller freelancere. Det er afslappet, og starter med en samtale, hvilket er fantastisk. Men dette skalerer ikke, og som du måske forestiller dig, den tiende gang du giver dit projekt tonehøjde til et firma, tænker du måske “jeg skulle bare skrive dette ned.”Hvis du går mund-til-mund-ruten, skal du føre med et par testspørgsmål for at bestemme pasform, før du holder talen i lang form. Stil enkle kvalificerende spørgsmål i retning af:

  • “vil du arbejde med ?”
  • ” har du nogensinde arbejdet med en opstart?”
  • ” vil du påtage dig et projekt med dette budget?”
  • ” kan du komme i gang om fire uger?”

disse kan hjælpe dig med at kvalificere potentielle partnere, før du synker tid til at forklare projektet.

en RFI

en anden, mere formel tilgang er RFI eller anmodning om Information. Dette sætter forholdet først, ikke kun projektkravene. Jeg kan virkelig godt lide denne metode, og synes, det hjælper arbejdet enormt. I servicebranchen handler en RFI om at etablere pasform og samtale med en potentiel leverandør for deres evner og tilgang til projekter som din. For store eller langsigtede projekter vil sundheden i forholdet mellem sælgeren og klienten være en vigtig faktor, mens de specifikke leverancer og datoer kommer og går.

jeg vil sammenligne RFI med dating, hvor du leder efter nogen, hvis kammeratskab du nyder, og som vibes med dig. RFP er som at sige” jeg har brug for nogen til at spise 6,8 ounce pasta og rød sauce med mig på fredag, ingen substitutioner”, mens RFI handler om at finde nogen at gå til mange middage med.

et indledende Opdagelsesprojekt

Chandler skriver på Stanford internet services blog flyder ideen om en “Eksponeringsskitse” fase. Det er dybest set et opkald til at lave en sonderende forsknings-og definitionsfase i stedet for at starte det store endelige projekt. Det er en god ide, og noget vi bygger ind i hvert projekt her på Upstatement. Nogle gange er dette en del af en separat fase, og nogle gange som den første del af vores større projekt sammen. Antagelsen er, at de fleste mennesker ikke rigtig ved, hvad de har brug for at designe eller bygge, og bør arbejde med en betroet partner for at finde ud af det.

hvis du starter med og insisterer på en hård spec i starten, er det sandsynligvis det bedste, du får. Ved at være åben for andres ideer og angive det problem, du vil løse i stedet for at fortælle sælgeren, hvordan du løser det for dig, kan du opleve, at resultatet kan være langt bedre, end du havde forestillet dig.

— Chandler

ideen med alle disse er at efterlade ideen om en hård specifikation og fokusere på dine mål og samtaler for at belyse mulige metoder til at nå dem. Med enhver service, du stoler på et forhold til at producere arbejde, der tilfredsstiller dine behov. Det er ikke så transaktionelt, som den traditionelle RFP ønsker, at det skal være.

Hvad skal jeg medtage i min RFP?

en god RFP kan omfatte alle slags ting, og de bedste, jeg har set, har en masse personlighed. Det kommer vi til om lidt. I det mindste skal du medtage:

  • en beskrivelse af din virksomhed eller organisation med mission statement og historie
  • en beskrivelse af det projekt eller forhold, du søger
  • projektets værdi for din virksomhed og/eller dine brugere
  • parametrene for projektet, fra teknologi til tidslinje og/eller geografi
  • projektteamet på din side
  • projektstyringsmodellen (godkendelser osv.)
  • udvælgelsesprocessen og kriterierne for at vælge en leverandør
  • eventuelle supplerende materialer eller baggrundsoplysninger
  • budgettet*

projektbeskrivelse

når du beskriver dit projekt, skal du prøve at beskrive det med hensyn til, hvad det skal gøre, eller dets mål og ikke kun dets funktioner. For mange RFP ‘ er beskriver, hvor mange sider et sted skal have, eller specifikke ideer om, hvilke delingsværktøjer der skal være til stede, og hvor. Hvis du starter med at tale om, hvordan dit projekt sigter mod at gavne din virksomhed eller dine brugere eller kunder, definerer du problemer i stedet for løsninger. De agenturer, du vil evaluere, er professionelle problemløsere, der vil overraske dig med deres kreativitet og opfindsomhed til at løse dit problem på en unik måde.

parametre

hvis du har nogle hårde parametre omkring tid eller teknologi, skal du være så foran med disse som muligt. Hvis du leder efter anbefalinger, dette kan være en god chance for at høre fra potentielle partnere, hvorfor de vil anbefale en bestemt tilgang. Sørg for at have begge øjne åbne, når du evaluerer leverandører, der skubber proprietær teknologi eller abonnementsbaserede tjenester. Nogle gange kan dette fungere fint, men andre gange er arbejdskraften en tabsleder for at få flere kunder på deres platform. Vi er temmelig teknologi agnostiker, men har været nødt til at rydde op i nogle projekter for kunder, der gik all-in på en tech platform ejet af en tidligere leverandør kun for at finde ud af, at dens funktioner manglede, og de var låst inde.

tidslinje er også en meget vigtig parameter, og hvis du er ligesom de fleste kunder dit svar på “hvornår vil du gerne dette leveret?”det er nok i går. Der er et par nøgledatoer, jeg ville være opmærksom på: forslagets forfaldsdato, det forventede startvindue (intervaller er gode) og det forventede startvindue. Tænk milepæle og ikke specifikke datoer. Noget mere detaljeret vil sandsynligvis blive blæst meget hurtigt, uden anden grund end det er umuligt at forudsige fremtiden. Fortæl agenturer om nøgledatoer i din verden, kommende konferencer, sælger sæsoner, nye produktlanceringer, osv.og giv dem spillerum til at hjælpe med at finde ud af, hvordan man kan udnytte disse milepæle. Og husk — det er aldrig for tidligt at begynde at tale med et agentur om dit projekt.

personlighed

jeg nævnte også personlighed. Dette kan være en enorm faktor i vurderingen af pasform med agenturer. Mens RFP for det meste skal komme i gang og kommunikere det grundlæggende, det kan også subtilt kommunikere, hvordan du vil arbejde med. Der er mange faktorer, der bidrager til et vellykket partnerskab, og klient/agenturpasning er sandsynligvis den største forudsigelse for projektsucces.

B-B-budget

*OK, lad os tale om budget. Jeg ved, du tænker ” Vent, jeg skal medtage mit budget?”Ofte kan klienter være meget følsomme over for at afsløre deres budget, og mens de fleste kunder giver os en ballpark af, hvad de ønsker at bruge, gør nogle aldrig. Efter min mening er dette en fejl, da det udelader en afgørende faktor i projektdesignprocessen.

når jeg designer et projekt til en klient, forsøger jeg at finde ud af, hvordan man opnår deres mål inden for deres tidsramme og inden for deres budget. Hvis du fortæller mig, at du har $100.000 at afsætte til projektet, vil jeg gøre mit bedste for at oprette et forslag, der når dine mål inden for dette budget. Hvis jeg ikke har nogen budgetvejledning, antager jeg bare, at du vil gøre alt maksimalt, og kan komme langt ud over dit budget. I en verden af brugerdefinerede design og teknik, kan du bruge en næsten uendelig mængde tilføje funktioner og raffinering. Regeringen gør det hele tiden.

men der er mange måder at nå dine mål på, nogle store og dyre og nogle meget enkle. Vores job er at hjælpe dig med at få den bedste værdi for dit budget, eller hvis økonomien ikke har ret til at henvise dig til nogen, der måske passer bedre.

på en eller anden måde bliver du nødt til at tale med dit bureau om penge. Du kan tage det første skridt, signalere gennemsigtighed og bede din virksomhed om at fungere som partner i at finde ud af projektet sammen. Du køber ikke en kasse med bolte eller en flåde af traktor trailere, eller endda en hjemmeside eller logo; du køber tid fra en gruppe talentfulde mennesker, der har erfaring med at løse problemer som din. At starte forholdet ved at bede om hjælp til at designe projektet kan være en fantastisk måde at lære agenturer at kende og deres tilgang til projekter.

skal jeg bede om design eller arbejde på forhånd?

du kan, men vær ikke overrasket, når du ikke får det. Spec arbejde er en virkelig beskidt ord i branchen, primært fordi det beder fagfolk til at gøre gratis arbejde, men også fordi der er næsten ingen måde at arbejde kan være meget god. Medmindre du beder om noget, der er utroligt ligetil, er det, du får fra et designteam, en proces med at definere og løse problemer, som der ikke er nogen genvej til. At bede et designteam om et indledende eller uforsøgt design eller en ide om, hvordan du løser dit problem, vil sandsynligvis resultere i overfladisk og spinkelt arbejde. Det hjælper dig ikke med at evaluere en virksomheds sande evner og kan fremmedgøre nogle potentielle partnere.

vores kunder tager beslutningen om at arbejde sammen med os baseret på vores tidligere arbejde for andre kunder, og mens de alle er inden for forskellige områder og havde forskellige udfordringer, forklarer vi, hvordan vi identificerede deres problemer og arbejdede for at løse dem. Det er ikke nok at evaluere styrken af det visuelle arbejde, du vil evaluere processen, og om den vil fungere sammen med din gruppe.

hvor sender jeg min RFP?

Til Upstatement! Alvorligt kan du dog sende det bredt og langt og sende det til en offentlig kanal, eller du kan sende det til et lille antal prækvalificerede firmaer. Vi har set RFPs begge veje. Hvis din indkaldelse af forslag har følsomme oplysninger i sig eller kræver en dyb diskussion med en potentiel partner for at forstå, kan du undersøge og invitere en udvalgt håndfuld virksomheder til at svare.

men hvis du ønsker at kaste et bredt net og se, hvad du får tilbage (og hvis du har navnet anerkendelse til at drive konkurrence for din virksomhed) kan du drage fordel af en mere offentlig proces. Nogle RFP ‘ er, jeg har set, beder endda modtagerne om at videresende til folk, de tror vil være interesserede. Vær forberedt på at blive overvældet med svar, eller at bruge meget tid på at besvare spørgsmål. De større RFP-opkald har normalt strenge regler for spørgsmål og svar for at gøre det lettere for klienten og retfærdigt for alle dem, der indsender forslag.

afhentningen

RFP ‘ er er ikke iboende dårlige, de kan være gode til kortfattet at beskrive dit projekt og udrydde agenturer, der ikke passer godt. Men RFP ‘ er er ikke gode til at opbygge relationer, hvilket er grundlaget for godt arbejde. Se efter agenturer og enkeltpersoner, du respekterer og stoler på, og hvis du bruger en RFP, skal du bruge det som et værktøj til at opbygge et partnerskab, der vil resultere i stort arbejde.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret.