za posledních osm a půl roku jsme viděli mnoho různých druhů žádostí o návrhy (RFP) pro projekty velké i malé. I když ne všechny naše projekty v Upstatement začínají jako RFP, dobrý počet z nich ano. Myslel jsem, že by bylo užitečné pro komunitu klientů, aby sepsali naše myšlenky na to, co dělá úspěšnou RFP, a některé úskalí, kterým je třeba se vyhnout při řízení procesu návrhu. Zřeknutí se odpovědnosti: to se většinou týká RFP pro digitální design a inženýrství. Pokud hledáte ukazatele na tvorbě tohoto RFP pro váš nadcházející nákup kuličkových per 10,000,000, pravděpodobně to není pro vás.

RFP je zkratka pro „žádost o návrh“ a je to de rigeur pro organizace hledající dodavatele, konzultanty nebo produkty. Používá se ve všech druzích průmyslových odvětví a pro všechny druhy zboží a služeb. Z tohoto důvodu je ve svém formátu a použití poměrně standardizován a internet je plný příkladů. Je to společná měna společnosti, která hledá nabídky na projekt, a dobrý způsob, jak šířit zprávy, že hledáte firmu. Může však být také zneužita a zneužita mnoha způsoby, které mohou být pro váš projekt škodlivé, vést ke špatnému pronájmu, nebo odcizit potenciální partnery.

úspěšný projekt se opírá o skvělý fit klienta-dodavatele a dobrou definici projektu a pro mnoho projektů to vše začíná žádostí o návrh. Chystám se projít tím, co dělá úspěšnou RFP, od toho, jak to napsat, až po to, jak o tom mluvit s agenturami a co hledat u partnera. Na konci tohoto, měli byste mít dobrou představu o roli RFP v procesu, být schopen napsat jeden pro váš projekt, a vědět, co hledat, když začnete dostávat odpovědi.

potřebujeme stále RFP?

v designovém průmyslu se stalo trendem poo-poo RFP, zeptat se WTF a mluvit o “ zabíjení RFP.“To není bez dobrého důvodu, existuje spousta špatných RFP.

vlastně si myslím, že RFP je v pořádku — pokud se do něj nezamilujete. Pokud si myslíte, že práce RFP vysvětluje projekt potenciálním dodavatelům a slouží jako jasný a výstižný výchozí bod pro rozhovor s prodejcem, může to fungovat docela dobře. Hodně zloby zaměřené na RFP od nových obchodních lidí má co do činění s tím, kdy RFP jde příliš daleko a začne předepisovat řešení nebo přesný proces, jak se tam dostat. Jako design a vývoj lidí, chceme vědět, jaké jsou vaše cíle, jaká je vaše organizace, vaše motivace, váš tým a vaše rozpočty. Ale pokud řeknete svému tvůrčímu partnerovi, jak by měl váš problém vyřešit, můžete zkratovat jejich kreativitu a ohrozit váš projekt ještě předtím, než začne.

jaké jsou některé alternativy k RFP?

nepotřebujete ani RFP. Existuje mnoho způsobů, jak najmout agenturu nebo nezávislého pracovníka, aniž by prošel hoopla procesu RFP. Zde je několik, které jsme považovali za úspěšné.

no RFP vůbec

ve své nejjednodušší podobě můžete jednoduše popsat svůj projekt e-mailem nebo telefonicky a vysvětlit, co chcete dělat a proč. To funguje dobře pro malé projekty nebo projekty, kde mluvíte s jednou nebo dvěma firmami nebo nezávislými pracovníky. Je to neformální, a začíná konverzací, což je skvělé. Ale to není měřítko, a jak si dokážete představit, podesáté, když dáte svůj projekt hřiště na firmu, můžete si myslet :“ měl bych to prostě napsat.“Pokud se vydáte cestou z úst, vést s několika testovacími otázkami, abyste zjistili, zda jsou vhodné, než přednesete projev s dlouhou formou. Zeptejte se jednoduchých kvalifikačních otázek v duchu:

  • „budete pracovat s ?“
  • “ už jste někdy pracovali se spuštěním?“
  • “ vzali byste projekt s tímto rozpočtem?“
  • “ můžete začít za čtyři týdny?“

ty vám mohou pomoci kvalifikovat potenciální partnery, než se ponoříte do vysvětlování projektu.

RFI

dalším formálnějším přístupem je RFI nebo žádost o informace. To staví vztah na první místo, nejen požadavky projektu. Moc se mi líbí tato metoda, a myslím, že to pomáhá práci nesmírně. V odvětví služeb, RFI je o vytvoření fit a pohovoru s potenciálním dodavatelem pro jejich schopnosti a přístup k projektům, jako je ten váš. U rozsáhlých nebo dlouhodobých projektů bude hlavním faktorem zdraví vztahu mezi prodejcem a klientem, zatímco konkrétní výstupy a data budou přicházet a odcházet.

přirovnal bych RFI k datování, kde hledáte někoho, jehož společnost vás baví a kdo s vámi vibruje. RFP je jako říkat „Potřebuji někoho, kdo by se mnou v pátek snědl 6.8 oz těstovin a červené omáčky, žádné substituce“, zatímco RFI je o nalezení někoho, s kým by šel na mnoho večeří.

počáteční objev Projekt

Zach Chandler psaní na blogu Stanford Web services vznáší myšlenku“ Expository skica “ fáze. Je to v podstatě výzva k provedení průzkumné výzkumné a definiční fáze namísto zahájení velkého definitivního projektu. Je to skvělý nápad, a něco, co stavíme do každého projektu zde na Upstatement. Někdy je to součást samostatné fáze, a někdy jako první část našeho většího projektu společně. Předpokládá se, že většina lidí opravdu neví, co potřebují navrhnout nebo postavit, a měl by spolupracovat s důvěryhodným partnerem, aby na to přišel.

pokud začnete a trváte na tvrdé specifikaci na začátku, je to pravděpodobně to nejlepší, co dostanete. Tím, že jste otevřeni myšlenkám druhých a uvedete problém, který chcete vyřešit, spíše než říkat prodejci, jak to vyřešit za vás, možná zjistíte, že výsledek může být mnohem lepší, než jste si představovali.

— Zach Chandler

myšlenka se všemi těmito je opustit myšlenku tvrdé specifikace a zaměřit se na vaše cíle a rozhovory, abyste osvětlili možné způsoby jejich dosažení. S jakoukoli službou, spoléháte se na vztah, který vytvoří práci, která uspokojí vaše potřeby. Není to tak transakční, jak to chce tradiční RFP.

co bych měl zahrnout do svého RFP?

dobrý RFP může zahrnovat všechny druhy věcí a ty nejlepší, které jsem viděl, mají hodně osobnosti. Za chvíli se k tomu dostaneme. Minimálně byste měli zahrnout:

  • popis vaší společnosti nebo organizace s posláním a historií
  • popis projektu nebo vztahu, který hledáte
  • hodnota tohoto projektu pro vaši společnost a/nebo vaše uživatele
  • parametry projektu, od technologie po časovou osu a/nebo geografii
  • projektový tým na vaší straně
  • model řízení projektu (schválení atd.)
  • výběrové řízení a kritéria pro výběr dodavatele
  • jakékoli doplňkové materiály nebo základní informace
  • rozpočet*

popis projektu

když popisujete svůj projekt, zkuste jej popsat z hlediska toho, co musí udělat, nebo jeho cílů, a nejen jeho funkcí. Příliš mnoho RFP popisuje, kolik stránek musí mít web, nebo konkrétní představy o tom,které nástroje sdílení by měly být přítomny a kde. Pokud začnete mluvit o tom, jak si váš projekt klade za cíl prospět vaší společnosti nebo vašim uživatelům nebo zákazníkům, místo řešení definujete problémy. Agentury, které vyhodnotíte, jsou profesionální řešitelé problémů, kteří vás překvapí svou kreativitou a vynalézavostí při řešení Vašeho problému jedinečným způsobem.

parametry

pokud máte nějaké tvrdé parametry v čase nebo technologii, buďte s nimi co nejvíce vpředu. Pokud hledáte doporučení, to může být dobrá šance slyšet od potenciálních partnerů, proč by doporučili určitý přístup. Při hodnocení všech dodavatelů, kteří prosazují proprietární technologii nebo služby založené na předplatném, nezapomeňte mít obě oči otevřené. Někdy to může fungovat dobře, ale jindy je práce vedoucí ke ztrátě, aby získala více zákazníků na své platformě. Jsme docela technologičtí agnostici, ale museli jsme vyčistit některé projekty pro klienty, kteří šli all-in na technologickou platformu vlastněnou předchozím prodejcem, jen aby zjistili, že její funkce chybí a byly uzamčeny.

Časová osa je také velmi důležitým parametrem,a pokud jste jako většina klientů, vaše odpověď na „kdy byste to chtěli doručit?“je pravděpodobně včera. Existuje několik klíčových dat, o kterých bych věděl: datum splatnosti návrhu, očekávané startovací okno (rozsahy jsou dobré) a očekávané spouštěcí okno. Přemýšlejte o milnících a ne o konkrétních datech. Cokoli detailnějšího bude pravděpodobně vyfouknuto velmi rychle, bez jiného důvodu, než je nemožné předpovědět budoucnost. Dejte agenturám vědět o klíčových datech ve vašem světě, nadcházející konference, prodejní období, uvedení nových produktů na trh, atd. A pamatujte-nikdy není příliš brzy začít mluvit s agenturou o vašem projektu.

osobnost

také jsem zmínil osobnost. To může být obrovský faktor při hodnocení fit s agenturami. Zatímco RFP by se měl většinou pustit do podnikání a komunikovat základy, může také jemně sdělit, s čím budete pracovat. Existuje mnoho faktorů, které přispívají k úspěšnému partnerství, a klient / agentura fit je pravděpodobně největším prediktorem úspěchu projektu.

B-B-budget

* OK, pojďme mluvit o rozpočtu. Já vím, myslíš si “ počkej, měl bych zahrnout svůj rozpočet?“Klienti mohou být často velmi citliví na zveřejnění svého rozpočtu, a zatímco většina klientů nám dává přehled o tom,co chtějí utratit, někteří to nikdy neudělají. Podle mého názoru je to chyba, protože vynechává zásadní faktor v procesu návrhu projektu.

když navrhuji projekt pro klienta, snažím se přijít na to, jak dosáhnout svých cílů v rámci svého časového rámce a v rámci svého rozpočtu. Pokud mi řeknete, že máte 100 000 dolarů na přidělení projektu, udělám, co bude v mých silách, abych vytvořil návrh, který dosáhne vašich cílů v rámci tohoto rozpočtu. Pokud nemám žádné rozpočtové pokyny, budu předpokládat, že chcete dělat všechno na maximum, a může přijít daleko za váš rozpočet. Ve světě vlastního designu a inženýrství můžete strávit téměř nekonečné množství přidáním funkcí a rafinací. Vláda to dělá pořád.

ale existuje mnoho způsobů, jak dosáhnout vašich cílů, některé velké a drahé a některé velmi jednoduché. Naším úkolem je pomoci vám získat nejlepší hodnotu pro váš rozpočet, nebo pokud ekonomika není správná, aby vás odkázala na někoho, kdo by se mohl lépe hodit.

tak či onak, budete muset mluvit s vaší agenturou o penězích. Můžete udělat první krok, signalizovat transparentnost a požádat vaši firmu, aby jednala jako partner při společném vymýšlení projektu. Nekupujete krabici šroubů nebo flotilu přívěsů traktorů, nebo dokonce web nebo logo; kupujete čas od skupiny talentovaných lidí, kteří mají zkušenosti s řešením problémů, jako je ten váš. Zahájení vztahu žádostí o pomoc při navrhování projektu může být skvělým způsobem, jak poznat agentury a jejich přístup k projektům.

mám požádat o návrhy nebo práci předem?

můžete, ale nebuďte překvapeni, když to nedostanete. Spec práce je opravdu sprosté slovo v průmyslu, především proto, že žádá odborníky dělat práci zdarma, ale také proto, že je téměř žádný způsob, že práce může být velmi dobrá. Pokud nepožadujete něco, co je neuvěřitelně přímočaré, to, co získáte od designérského týmu, je proces definování a řešení problémů, pro které neexistuje žádná zkratka. Požádat designérský tým o počáteční nebo neobjevený návrh nebo představu o tom, jak vyřešit váš problém, musí mít za následek povrchní a chatrnou práci. Nepomůže vám vyhodnotit skutečné schopnosti firmy a může odcizit některé potenciální partnery.

naši klienti se rozhodnou pracovat s námi na základě naší minulé práce pro ostatní klienty, a přestože jsou všichni v různých oborech a měli různé výzvy, vysvětlíme, jak jsme identifikovali jejich problémy a pracovali na jejich řešení. Nestačí hodnotit sílu vizuální práce, chcete vyhodnotit proces a zda bude pracovat s vaší skupinou.

Kam mám poslat svůj RFP?

To Upstatement! Vážně, můžete to poslat široce a daleko a poslat to na veřejný kanál, nebo byste to mohli poslat malému počtu předkvalifikovaných firem. Viděli jsme RFP v obou směrech. Pokud vaše výzva k předkládání návrhů obsahuje citlivé informace nebo vyžaduje hlubokou diskusi s potenciálním partnerem, abyste pochopili, možná budete chtít provést nějaký výzkum a pozvat vybranou hrstku firem, aby odpověděly.

ale pokud chcete obsadit širokou síť a zjistit, co dostanete zpět (a pokud máte uznání jména pro řízení konkurence pro vaše podnikání), můžete těžit z více veřejného procesu. Některé RFP, které jsem viděl, dokonce požádají příjemce, aby předali lidem, o kterých si myslí, že budou mít zájem. Buďte připraveni být ohromeni odpovědí, nebo strávit spoustu času odpovídáním na otázky. Větší RFP hovory mají obvykle přísná pravidla pro otázky a odpovědi, aby bylo snazší na klienta a spravedlivé pro všechny ty, kteří předkládají návrhy.

s sebou

RFP nejsou ze své podstaty špatné, mohou být skvělé pro stručný popis vašeho projektu a vyřazení agentur, které nebudou vhodné. Ale RFP nejsou dobré pro budování vztahů, což je základ dobré práce. Hledejte agentury a jednotlivce, které respektujete a důvěřujete, a pokud používáte RFP, použijte jej jako nástroj k vybudování partnerství, které povede ke skvělé práci.

Napsat komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna.